Doanh Nghiệp Nên Biết Lắp Đặt Tổng Đài IP Cần Trang Bị Những Gì

Ngày nay, thay vì sử dụng điện thoại truyền thống thì công nghệ điện thoại dựa trên internet đã trở thành một xu hướng rất phát triển và phổ biến. Tuy nhiên, việc lắp đặt tổng đài ip cần trang bị những gì thì không phải ai cũng nắm rõ. Bài viết sau đây của SOKUCOM sẽ cung cấp những kiến thức hữu ích cho người đọc.

Tổng quan về tổng đài IP

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP (IP PBX – Internet Protocol Private Branch Exchange) là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động dựa trên giao thức Internet (IP) để quản lý các cuộc gọi thoại, video, và dữ liệu trong doanh nghiệp. Thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống, tổng đài IP sử dụng mạng nội bộ (LAN) hoặc Internet để thực hiện và điều phối các cuộc gọi.

Tại sao nên lắp tổng đài IP?

Đó là bởi khả năng tối ưu chi phí so với tổng đài thường. Bên cạnh đó, tổng đài IP có thể giúp nâng cao hiệu suất giao tiếp. Ngoài ra, khả năng tích hợp linh hoạt của tổng đài IP có thể đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, muốn hiểu rõ lắp đặt tổng đài ip cần trang bị những gì hiện tại đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm để tiến hành triển khai.

So sánh tổng đài IP với tổng đài truyền thống

Qua những tiêu chí so sánh trên, việc tìm hiểu lắp đặt tổng đài ip cần trang bị những gì là điều luôn nhận được nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp hiện tại.

Những tính năng nổi bật đem lại nhiều lợi ích của tổng đài IP

Tính năng nổi bật của tổng đài IP

1. Quản lý cuộc gọi linh hoạt: Trong doanh nghiệp, có thể gọi nội bộ miễn phí, chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, và ghi âm cuộc gọi.
2. IVR (Interactive Voice Response): Đây là tính năng trả lời tự động để hướng dẫn người gọi. góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo thêm uy tín cho doanh nghiệp.
3. Hội nghị trực tuyến: Doanh nghiệp có thể tiến hành tổ chức các cuộc họp thoại hoặc video với nhiều người tham gia.
4. Tích hợp CRM: Kết nối với hệ thống quản lý khách hàng để tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng.
5. Gửi và nhận fax qua email: Hoạt động này sẽ giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng máy fax vật lý. Từ đó tiết kiệm chi phí, và tạo ra sự đơn giản cũng như thuận lợi cho các hoạt động.
6. Làm việc từ xa: Nhân viên có thể kết nối vào hệ thống tổng đài từ bất cứ đâu thông qua Internet. Hiệu suất công việc nhờ đó cũng được cải thiện, và nâng cao đáng kể.

Lợi ích của tổng đài IP

1. Tiết kiệm chi phí: Miễn phí cuộc gọi nội bộ và giảm chi phí cho các cuộc gọi quốc tế hoặc đường dài qua VoIP.
2. Linh hoạt: Hỗ trợ nhiều thiết bị và dễ dàng mở rộng số lượng người dùng mà không cần nâng cấp phần cứng. Điều này mang lại khả năng tối ưu hóa tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
3. Tích hợp đa chức năng: Kết hợp thoại, video, và dữ liệu trong một hệ thống duy nhất. Việc liên lạc, trao đổi thông tin sẽ trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống.
4. Quản lý tập trung: Dễ dàng giám sát và điều chỉnh hệ thống thông qua giao diện quản trị trực tuyến. Vô cùng hữu ích với hoạt động quản lý của bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp.
5. Tăng cường hiệu quả làm việc: Hỗ trợ làm việc nhóm và giao tiếp tốt hơn, ngay cả khi làm việc từ xa. Như vậy, hiệu suất công việc được đảm bảo và nâng cao đáng kể. Luôn luôn có sự kết nối ổn định trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài IP

Trước khi muốn hiểu rõ lắp đặt tổng đài ip cần trang bị những gì, thì điều cần lưu ý những điều sau đây:

• Chọn nhà cung cấp đáng tin cậy. Yếu tố này là để dảm bảo dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Kiểm tra tính tương thích. Mỗi doanh nghiệp có thể sẽ có những hệ thống, trang thiết bị đã có từ trước, vì thế hệ thống mới phải tương thích với các thiết bị hiện tại.
• Độ bảo mật hệ thống. Yêu cầu này chủ yếu khẳng định được cấu hình bảo mật cẩn thận để tránh nguy cơ bị tấn công. Từ đó, thông tin khách hàng, và cả thông tin các hoạt động của doanh nghiệp luôn được bảo mật an toàn tối đa, tránh nguy cơ bị rò rỉ.
• Dự phòng đường truyền. Điều này là cần thiết, bởi trang bị đường truyền internet phụ để đảm bảo hoạt động liên tục, tránh xảy ra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp bị ngắt quãng giữa chừng.

Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lắp đặt tổng đài IP

1. Quy mô doanh nghiệp.
2. Loại thiết bị và phần mềm sử dụng.
3. Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì đi kèm.

Cả ba yếu này là những điều cốt yếu có thể ảnh hưởng và quyết định chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra, giúp doanh nghiệp thêm hiểu rõ vấn đề lắp đặt tổng đài ip cần trang bị những gì. Vì vậy, cần có sự đánh giá và chuẩn bị kỹ lưỡng.

Kết Luận

Hiện đại, tiết kiệm chi phí, dễ mở rộng và bảo mật cao, đó là những gì mà chúng ta có thể nói về tổng đài ip khi lắp đặt cho doanh nghiệp. Và với doanh nghiệp đã hiểu được lắp đặt tổng đài ip cần trang bị những gì qua bài viết này, có thể coi đây là một phần quan trọng trong chuyển đổi số của các doanh nghiệp trong kỷ nguyên công nghệ 4.0.

---

SOKUCOM – Nền Tảng Giao Tiếp Đa Kênh

Nếu muốn tìm hiểu giao tiếp nền tảng đa kênh và được hỗ trợ tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.

     Địa chỉ: Tầng 05 – 94 Hồ Nghinh, P. Phước Mỹ, Q. Sơn Trà, TP Đà Nẵng    

     Hotline: 02871 067 893

     Website: Sokucom.vn

SOKUCOM – nền tảng giao tiếp đa kênh cung cấp khả năng tối ưu hiệu suất chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.