Giải Pháp Tổng Đài Ảo – Lựa Chọn Hoàn Hảo Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại

Hiện nay, đi cùng sự phát triển mạnh mẽ của kỷ nguyên số thì hệ thống tổng đài đã được số hóa và hoạt động trên nền tảng đám mây rất hiệu quả. Và cũng vì thế, giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp đang là xu hướng rất thịnh hành. SOKUCOM sẽ làm rõ mọi vấn đề liên quan.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là một hệ thống tổng đài điện thoại được vận hành trên nền tảng đám mây (cloud) thay vì sử dụng phần cứng vật lý như các tổng đài truyền thống. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp thực hiện và quản lý các cuộc gọi nội bộ cũng như cuộc gọi ra/vào từ bên ngoài thông qua Internet mà không cần lắp đặt các thiết bị phức tạp.

Những tính năng nổi bật đem lại lợi ích của tổng đài ảo

Là một sản phẩm của kỷ nguyên thời đại số, nên những tính năng nổi bật của công nghệ mới này rất hữu ích cho doanh nghiệp. Và từ đó, việc chọn giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể đem lại rất nhiều lợi ích to lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn có được.

Tính năng nổi bật của tổng đài ảo

• Quản lý cuộc gọi thông minh. Các tính năng như phân phối tự động, giữ cuộc gọi chờ, hộp thư thoại, lời chào tự động, tất cả đều được quản lý một cách hiệu quả và thông minh hơn.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu. Đây là một điểm đặc biệt của các tổng đài ảo. Có thể theo dõi hiệu suất liên lạc và báo cáo thời gian thực. Từ đó, có thể tiến hành phân tích đối tượng khách hàng, hiệu suất công việc của doanh nghiệp theo thời gian thực.
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ. Các hệ thống tổng đài trên nền tảng đám mây có thể tích hợp hệ thống quản lý khách hàng (CRM). Đồng thời, có thêm khả năng kết nối với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp khác.

Lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

• Tối ưu khả năng tiết kiệm chi phí. Vì là tổng đài ảo, nên khi chọn giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp, thì lúc đó không cần đầu tư cơ sở hạ tầng phức tạp. Đồng thời, cả chi phí bảo trì và vận hành cũng rất thấp.
• Đảm bảo tính linh hoạt và dễ dàng mở rộng. Tổng đài ảo chỉ cần có kết nối từ bất kỳ đâu qua internet là có thể đảm bảo hoạt động bất cứ nơi đâu, và bất cứ lúc nào. Ngoài ra, hệ thống còn có sự phù hợp với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô tùy ý.
• Tăng cường hiệu quả giao tiếp. Đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp, việc quản lý cuộc gọi sẽ dễ dàng hơn. Từ đó, đem lại khả năng cải thiện dịch vụ khách hàng tối đa.
• Được tích hợp công nghệ hiện đại. Những công nghệ hiện đại của thời đại số như CRM (hệ thống quản lý khách hàng), email, chatbot đều có thể tích hợp thêm vào hoạt động của hệ thống tổng đài ảo, tăng cường thêm khả năng hoạt động mở rộng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra, tổng đài ảo có thể được kết nối với các nền tảng khác. Đặc biệt nhất là lợi ích hỗ trợ các tính năng như ghi âm, phân phối cuộc gọi thông minh.

Như vậy, để đáp ứng xu hướng đổi mới của doanh nghiệp, hiện có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo rất phổ biến. Trong đó có thể kể đến tổng đài PBX là một ví dụ điển hình.

>>> Xem ngay: Ưu và Nhược Điểm Của Tổng Đài Ảo: Giải Pháp Mới Cho Doanh Nghiệp

Tại sao doanh nghiệp nên chọn tổng đài ảo thay vì tổng đài truyền thống?

Qua các phân tích về chức năng của tổng đài ảo, và những lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được như trên, thì giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp trong thời đại kỷ nguyên số là hoàn toàn hợp lý. So với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo có rất nhiều ưu điểm vượt trội như:

Quy trình cần biết khi muốn triển khai giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp

1. Bước 1: Phân tích nhu cầu và tư vấn giải pháp. Cần có sự chính xác khi đánh giá quy mô doanh nghiệp. từ đó sẽ đưa ra lựa chọn hệ thống tính năng phù hợp.
2. Bước 2: Cài đặt và tích hợp hệ thống. Đây là giai đoạn tiến hành cấu hình phần mềm. Bên cạnh đó là tiến hành kết nối các thiết bị cần thiết.
3. Bước 3: Đào tạo và hỗ trợ vận hành. Sau khi đã lắp đặt xong, công tác hướng dẫn sử dụng cho nhân viên là vô cùng cần thiết, đảm bảo đội ngũ nhân sự có thể vận hành, và hoạt động hiệu quả với hệ thống tổng đài ảo. Ngoài ra, còn có cả yếu tố hỗ trợ kỹ thuật sau khi triển khai, yếu tố này chắc chắn hoạt động của doanh nghiệp luôn được vận hành hoàn hảo, không bị các rủi ro của hệ thống gây trở ngại.

Những điều cần lưu ý khi lựa chọn tổng đài ảo

Giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp hiện là xu hướng nổi bật, thế nhưng để đạt được các lợi ích và có sự đảm bảo cần lưu ý những điều sau:

• Cần lựa chọn đội ngũ kỹ thuận có chuyên cao khi lắp đặt hệ thống tổng đài ảo. Điều này quan trọng bởi có thể đưa ra những giải pháp tối ưu nhất cho quy mô doanh nghiệp. Bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều có thể lựa chọn giải pháp tổng đài ảo trong thời đại ngày nay.
• Cần phải đảm bảo tính ổn định và bảo mật của tổng đài ảo. Một thách thức lớn nhất là tính bảo mật. Điều này cần được đảm bảo tuyệt đối, bởi có thể xảy ra nguy cơ rò rỉ thông tin khách hàng, và cả thông tin hoạt động của doanh nghiệp.
• Nên lựa chọn nhà cung cấp có chính sách giá cả hợp lý, đi kèm là cả chính sách hỗ trợ sau lắp đặt. Đây là những yếu tốt đảm bảo cho sự hoạt động trong thời gian dài của tổng đài ảo được hoàn chỉnh, không có sự cố làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp.

Kết Luận

Qua bài viết trên, có thể thấy rằng giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp hiện nay là một xu hướng đem lại khá nhiều lợi ích. Các doanh nghiệp nên lựa chọn để có thể tiết kiệm chi phí, mở rộng quy mô hoạt động dễ dàng, và còn là bắt kịp sự phát triển của công nghệ hiện đại.

Liên hệ Sokucom – nền tảng giao tiếp đa kênh

Hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi, bạn sẽ có được những thông tin và kiến thức chi tiết về nền tảng giao tiếp đa kênh Sokucom.

     CSKH: 02871 067 893

     Website: Sokucom.vn

Nơi trang bị tất cả các công cụ liên lạc và các chức năng khác nhau cần thiết cho dịch vụ khách hàng.