Gọi tự động – auto call: Bí quyết Chăm sóc khách hàng hiệu quả độc đáo

Gọi tự động (Auto call) là gì?

Lợi ích của gọi tự động đối với doanh nghiệp

Bạn có biết hầu hết các doanh nghiệp hiện đại ngày nay đề sử dụng hệ thống gọi tự động? Vậy hệ thống auto call này mang lại những lợi ích gì?

Cơ chế hoạt động của hệ thống auto call

Hệ thống auto call được thiết lập nhằm hoạt động nhịp nhàng và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Đầu tiên, doanh nghiệp thiết lập kịch bản cuộc gọi và tải lên danh sách số điện thoại khách hàng vào hệ thống.

Tiếp theo, nhân viên chọn chức năng IVR và thiết lập danh sách nhóm, thời gian gọi đến danh sách các số điện thoại trong nhóm để gọi tự động.

• Sau khi cuộc gọi được thực hiện, khách hàng sẽ nghe thông điệp đã được ghi âm hoặc hệ thống IVR (Interactive Voice Response) sẽ cung cấp các tùy chọn tương tác. Người dùng có thể phản hồi bằng cách nhấn phím trên điện thoại, tạo điều kiện cho cuộc gọi diễn ra theo hướng mà họ mong muốn.
• Ngoài ra, hệ thống gọi tự động thường được tích hợp với phần mềm CRM (Customer Relationship Management) và hệ thống dữ liệu khách hàng. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu suất cuộc gọi, ghi nhận phản hồi từ khách hàng và lưu trữ thông tin tương tác. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện chiến lược tiếp cận khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Các tính năng chính của hệ thống gọi tự động

Hệ thống gọi tự động (auto call) sở hữu nhiều tính năng giúp tối ưu hóa quy trình giao tiếp và chăm sóc khách hàng doanh nghiệp.

• Gọi điện hàng loạt tự động
• Lịch trình gọi theo giờ thiết lập trước
• Ghi âm cuộc gọi và báo cáo chi tiết
• Tùy chỉnh kịch bản cuộc gọi
• Hỗ trợ IVR (Interactive Voice Response)
• Phân loại và quản lý danh sách gọi
• Thông báo và nhắc nhở tự động
• Theo dõi phản hồi và tương tác

Doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống gọi tự động để gửi thông báo nhắc nhở đến khách hàng về lịch hẹn sắp tới, giúp giảm thiểu số lượng cuộc hẹn bị hủy hoặc bỏ lỡ. Ngoài ra, sau khi cung cấp dịch vụ, auto call có thể được sử dụng để theo dõi sự hài lòng của khách hàng và thu thập phản hồi về chất lượng dịch vụ.

Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống gọi tự động để thực hiện các chiến dịch quảng cáo, gửi thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ mới đến một lượng lớn khách hàng chỉ trong vài phút. Hệ thống cũng hỗ trợ việc theo dõi và phân loại khách hàng dựa trên phản hồi, từ đó giúp doanh nghiệp tập trung vào những đối tượng có khả năng quan tâm cao nhất, từ đó nâng cao tỉ lệ chuyển đổi khách hàng.

Hệ thống gọi tự động có thể được sử dụng để thông báo giao dịch mới, cung cấp thông tin về số dư tài khoản, hoặc nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ đến hạn.

Điều này không chỉ giúp khách hàng cập nhật thông tin tài chính kịp thời mà còn nâng cao mức độ hài lòng và sự tin tưởng đối với ngân hàng.

Ngoài ra, gọi tự động cũng giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác như tư vấn và hỗ trợ khách hàng.

Khi khách hàng nhận được cuộc gọi tự động, họ có thể cảm thấy thiếu kết nối và không được coi trọng nếu cuộc gọi chỉ mang tính chất thông báo mà không có sự cá nhân hóa. Điều này có thể dẫn đến cảm giác doanh nghiệp không thực sự quan tâm đến nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Từ đó dễ ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Để khắc phục tình trạng tương tác không cá nhân hóa, doanh nghiệp cần tích hợp yếu tố cá nhân hóa vào cuộc gọi, như sử dụng tên khách hàng, đề cập đến lịch sử giao dịch hoặc cung cấp giải pháp phù hợp. Điều này giúp tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và nâng cao hiệu quả các chiến dịch gọi tự động.

Tạo phản ứng tiêu cực

Khi nhận được quá nhiều cuộc gọi không mong muốn hoặc thông điệp không liên quan, khách hàng có thể cảm thấy phiền phức và khó chịu. Sự lặp đi lặp lại của những cuộc gọi này không chỉ làm mất thời gian của họ mà còn tạo ấn tượng xấu về doanh nghiệp.

Để tránh phản ứng tiêu cực, doanh nghiệp cần thực hiện các cuộc gọi tự động một cách hợp lý và có mục đích rõ ràng, đồng thời cung cấp giá trị cho khách hàng. Theo dõi phản hồi và điều chỉnh kịch bản cuộc gọi cũng là những yếu tố quan trọng giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng.

Sokucom có thể là lựa chọn phù hợp cho bạn!

Sokucom mang đến giải pháp gọi tự động thông qua hệ thống IVR linh hoạt, cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh các kịch bản cuộc gọi theo nhu cầu cụ thể của mình. Với IVR, bạn có thể tạo ra những cuộc gọi tương tác thông minh, giúp khách hàng nhận được các hướng dẫn tự động và phản hồi giọng nói một cách nhanh chóng và tiện lợi. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên mà còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, giúp họ dễ dàng tiếp cận thông tin và dịch vụ mà họ cần.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về giải pháp gọi tự động và hệ thống IVR của Sokucom, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi! Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

• CSKH: 028 7106 7893
• Website: sokucom.vn

Hãy để Sokucom đồng hành cùng bạn trong việc tối ưu hóa quy trình giao tiếp với khách hàng!