Cách lắp tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp

Trong thời đại kết nối số, việc duy trì liên lạc mượt mà và hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để lắp đặt tổng đài điện thoại phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng Sokucom tìm hiểu các bước lắp tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp để mang lại lợi ích tối đa cho hoạt động kinh doanh.

Nội dung

1 1. Những điều cơ bản cần nắm rõ trước khi lắp tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp
2 2. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
3 3. Cách cài đặt cấu hình hệ thống tổng đài điện thoại IP cho doanh nghiệp
4 Liên hệ với nền tảng giao tiếp đa kênh Sokucom

1. Những điều cơ bản cần nắm rõ trước khi lắp tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp

Trước khi doanh nghiệp tiến hành xây dựng tổng đài điện thoại nội bộ cần nắm rõ các thông tin sau để lên bản thiết kế, đề ra kế hoạch dài hạn và phù hợp với hoạt động:

Thông tin về hệ thống

Số lượng nhân viên sẽ sử dụng điện thoại bàn trong doanh nghiệp.
Đối với điện thoại IP-Phone: xác định loại mạng sử dụng, có thể là LAN không dây (Wifi) hoặc dây cáp Ethernet (có hỗ trợ PoE hoặc không).
Đối với điện thoại Analog: sử dụng mạng cáp điện thoại và đầu nối RJ11.
Các vị trí lắp đặt điện thoại phổ thông.
Các vị trí yêu cầu lắp đặt điện thoại đa chức năng như ở khu vực lễ tân, thư ký, hoặc các quản lý.
Tổng đài IP cần có đủ tài khoản SIP cho số lượng IP-Phone hiện tại, đồng thời có thể mở rộng trong tương lai.
Tổng đài Analog cần đủ số lượng cổng RJ11 tương ứng với số điện thoại cần lắp đặt.
Lựa chọn vị trí lắp đặt tổng đài, có thể để bàn hoặc lắp trên giá rack, đảm bảo nguồn điện và kết nối cáp mạng.

Thông tin về cài đặt và quản trị hệ thống

Chỉ định quản trị viên: phân công một hoặc nhiều nhân viên chịu trách nhiệm quản lý hệ thống và thiết lập trên các thiết bị điện thoại. Điều này giúp mọi người biết nên liên hệ ai khi cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc.
Cài đặt lời chào IVR/ lễ tân ảo: hệ thống phản hồi giọng nói tự động giúp quản trị viên thiết lập định tuyến cuộc gọi, hoặc chèn tin nhắn chào đón chuyên nghiệp để hướng dẫn khách hàng đến bộ phận mong muốn hoặc lễ tân.
Ghi âm cuộc gọi: thiết lập ghi âm cho các máy nhánh theo yêu cầu.
Đặt quy tắc cho từng máy nhánh: ví dụ như gọi quốc tế, giới hạn thời gian gọi,…
Chuyển tiếp cuộc gọi: thiết lập chuyển tiếp đến số di động ngoài giờ làm việc hoặc khi lễ tân bận, để đảm bảo không bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng.

2. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Để thành công lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hạ tầng sau:

– Đối với hệ thống tổng đài điện thoại VoIP

Hạ tầng mạng LAN

Hạ tầng mạng LAN hiện có (có dây và không dây) hoặc lắp đặt mới.
Đối với mạng không dây: sử dụng bộ định tuyến và các điểm truy cập Wi-Fi.
Đối với mạng có dây: dùng switch tiêu chuẩn nếu không dùng PoE, hoặc switch PoE để cấp nguồn qua cáp Ethernet. Cần có các cổng RJ45 sẵn sàng tại các vị trí lắp đặt điện thoại.
Kết nối Internet: yêu cầu kết nối ổn định, nên sử dụng cáp quang.
Băng thông: đảm bảo hệ thống có đủ băng thông để đáp ứng khối lượng cuộc gọi.

Thiết bị tổng đài IP

Chọn số lượng tài khoản SIP phù hợp cho số người dùng hiện tại, có tính đến nhu cầu mở rộng sau này. Các tổng đài IP PLANET (Taiwan) hiện đại cung cấp các tính năng cần thiết như lễ tân ảo, ghi âm, hội nghị và chuyển tiếp cuộc gọi.

IPX-330: Hỗ trợ 30 tài khoản SIP, 15 cuộc gọi đồng thời, 15 SIPTrunks, và 150 giờ ghi âm. Tổng đài này tích hợp 2 đường CO-Line kết nối PSTN và SIPTrunks.
IPX-1100: Hỗ trợ 100 tài khoản SIP, 50 cuộc gọi đồng thời, 50 SIPTrunks, và 450 giờ ghi âm. Đây là giải pháp nhỏ gọn, giá phải chăng với kết nối SIPTrunks.
IPX-2100: Hỗ trợ 100 tài khoản SIP, 30 cuộc gọi đồng thời, 30 SIPTrunks, và 150 giờ ghi âm, cung cấp thêm khe cắm cho giao diện FXO (tối đa 8 CO-Line).
IPX-2200: Hỗ trợ 200 tài khoản SIP, 60 cuộc gọi đồng thời, 60 SIPTrunks, và 150 giờ ghi âm, cùng các tùy chọn mở rộng qua giao diện FXO.
IPX-2500: Hỗ trợ 500 tài khoản SIP, 100 cuộc gọi đồng thời, 100 SIPTrunks, và 7500 giờ ghi âm, với khả năng mở rộng qua giao diện FXO.

Thiết bị điện thoại để bàn VoIP

Chọn số lượng điện thoại VoIP tương ứng với số người dùng và chuẩn bị vị trí lắp đặt, cáp mạng, và nguồn điện.

Điện thoại bàn Planet (Taiwan): VIP-1120PT, VIP-1140PT, VIP-1260PT.
Điện thoại Wi-Fi cơ bản, băng tần 2.4GHz: Atcom D2SW, A20W.
Điện thoại có dây LAN 10/100Mbps: Atcom D20, D21 (PoE), D32 (màn hình màu), D33 (màn hình màu, PoE), A10, A11 (PoE), A21 (PoE), A41 (PoE).
Điện thoại IP Wi-Fi cao cấp hỗ trợ cả Wi-Fi và cáp LAN: Atcom A48WAC, A68WAC.

– Đối với hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX

Tổng đài IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO và 16 máy nhánh, có thể mở rộng lên 8 CO và 32 máy nhánh, nguồn điện 220VAC. Các tính năng: DISA 30 giây/3 cấp, lập trình qua máy tính, hỗ trợ các chức năng khách sạn và billing.
Tổng đài IKE TC-840DKW/TC-2000DKW: hỗ trợ ban đầu 8 CO và 40 máy nhánh, mở rộng tối đa 16 CO và 128 máy nhánh, nguồn điện 220VAC. Tính năng nâng cao: DISA 60 giây/3 cấp, lập trình qua máy tính, nhạc chờ.
Tổng đài IKE TC-864T/TC-2000T: cấu hình ban đầu 8 CO và 64 máy nhánh, mở rộng tối đa 16 CO và 240 máy nhánh, nguồn điện 220VAC. Hỗ trợ DISA 60 giây/3 cấp, lập trình qua máy tính, tính năng nhạc chờ.
Điện thoại để bàn của các thương hiệu như Panasonic, IKE, NEC hoặc các điện thoại Analog phổ biến trên thị trường.

3. Cách cài đặt cấu hình hệ thống tổng đài điện thoại IP cho doanh nghiệp

Các thiết bị VoIP hiện đại đã cung cấp cho người dùng các phụ kiện phần cứng chính để có thể lắp đặt chúng vào các vị trí phù hợp.

Điện thoại: lắp đặt trên bàn làm việc hoặc treo tường. Sau khi cố định chúng vào vị trí chỉ cần kết nối điện thoại Wifi IP Phone tới điểm truy nhập Wifi AP hoặc cắm điện thoại IP dùng dây vào bộ định tuyến của mình qua Ethernet và đợi nó hiển thị trong phần mềm VoIP của bạn.

Tổng đài IP: có thể để bàn hoặc gắn rack, sau đó kết nối các dây cáp mạng và cuối cùng là cắm điện, và bật nguồn.

Tạm kết

Việc lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết trong từng khâu từ chọn thiết bị, cấu hình mạng đến bố trí hệ thống. Với sự đầu tư đúng đắn vào hệ thống tổng đài, doanh nghiệp có thể xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong thời đại công nghệ số.