Phần Mềm Tổng Đài Ảo Là Gì? Các Phần Mềm Tổng Đài Ảo Miễn Phí Cho Doanh Nghiệp

Trong thời đại công nghệ số phát triển, việc tối ưu hóa liên lạc doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Phần mềm tổng đài ảo ra đời như một giải pháp hiệu quả, giúp doanh nghiệp quản lý và điều phối cuộc gọi một cách linh hoạt, không cần đầu tư hạ tầng phức tạp. Vậy phần mềm tổng đài ảo là gì và nó mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng Sokucom tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Nội dung

1 1. Phần mềm tổng đài ảo là gì?
2 2. Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm tổng đài ảo
3 3. Gợi ý các phần mềm tổng đài ảo miễn phí cho doanh nghiệp
4 Liên hệ Sokucom – nền tảng đa kênh

1. Phần mềm tổng đài ảo là gì?

Phần mềm tổng đài ảo là giải pháp chuyển cuộc gọi được tích hợp và hoạt động hoàn toàn trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Khác với các hệ thống tổng đài truyền thống yêu cầu kết nối vật lý, tổng đài ảo cho phép người dùng thao tác dễ dàng qua các thiết bị như điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay, miễn là có kết nối Internet.

Phần mềm tổng đài ảo còn được biết đến với nhiều tên gọi khác như: Cloud PBX, Hosted PBX, tổng đài VoIP,…

2. Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm tổng đài ảo

Trả lời tự động (IVR)

Khi khách hàng gọi đến, họ sẽ nghe thông điệp hướng dẫn như: “Nhấn phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…”. Tùy theo phím bấm của khách hàng, hệ thống sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu. Điều này giúp doanh nghiệp có thể thiết lập bất kỳ kịch bản nào phù hợp với nhu cầu, từ gặp tổng đài viên, đến chuyển trực tiếp đến các máy nhánh. Nhờ vậy, quy trình chăm sóc khách hàng trở nên chủ động và chuyên nghiệp hơn.

Nhạc chờ doanh nghiệp (Music on Hold)

Thay vì âm thanh “tút tút” truyền thống, khách hàng có thể nghe các bản nhạc hoặc thông điệp quảng cáo về chương trình khuyến mãi trong lúc chờ. Điều này không chỉ giúp giảm sự nhàm chán mà còn là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu thêm về sản phẩm, dịch vụ của mình.

Gọi tự động (AutoCall)

Doanh nghiệp có thể tải danh sách số điện thoại lên hệ thống và cài đặt các cuộc gọi tự động với nội dung được ghi âm sẵn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho các công việc như xác nhận đơn hàng, lịch hẹn, duy trì quan hệ khách hàng hoặc quảng cáo. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp muốn giao tiếp hàng loạt một cách hiệu quả.

Quản lý khách hàng (CRM Mini)

Phần mềm tổng đài ảo cũng hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng. Tính năng CRM Mini cho phép lưu trữ thông tin khách hàng, cuộc gọi, và hiển thị pop-up thông tin khi khách hàng gọi đến. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình giao tiếp và tăng khả năng chốt đơn hàng nhờ hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng.

Phễu chăm sóc khách hàng

Doanh nghiệp có thể phân loại khách hàng theo mức độ ưu tiên và tạo các kịch bản chăm sóc phù hợp với từng nhóm khách hàng, như khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, hoặc khách hàng đã ký hợp đồng. Điều này giúp tăng cường hiệu quả chăm sóc và tăng cường mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Chuyển hướng cuộc gọi vào số di động

Trong trường hợp các máy nhánh không online, cuộc gọi sẽ được chuyển hướng trực tiếp đến điện thoại cá nhân của nhân viên. Điều này đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào, ngay cả khi nhân viên đang di chuyển hoặc không có kết nối internet.

Điều hướng cuộc gọi thông minh

Hệ thống tự động điều phối các cuộc gọi đến bộ phận phù hợp nhất, chẳng hạn như phân phối cuộc gọi đến các nhân viên kinh doanh gần nhất hoặc các bộ phận chuyên môn. Điều này giúp xử lý thông tin hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.

Đảo số cuộc gọi ra

Doanh nghiệp có thể có nhiều đầu số tổng đài từ các nhà mạng khác nhau. Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi đầu số phù hợp với nhà mạng của số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi, giúp tiết kiệm chi phí cước thoại khi thực hiện các cuộc gọi nội mạng.

3. Gợi ý các phần mềm tổng đài ảo miễn phí cho doanh nghiệp

Asterisk

Asterisk là nền tảng điện thoại nguồn mở hàng đầu và được coi là tiêu chuẩn vàng trong lĩnh vực tổng đài VoIP. Nó cho phép doanh nghiệp xây dựng hệ thống PBX riêng với các tính năng như chuyển cuộc gọi tự động, hội nghị, và thư thoại. Asterisk có thể biến bất kỳ máy tính nào thành máy chủ tổng đài mà không cần chi phí phần mềm. Được hỗ trợ bởi Digium, Asterisk không chỉ miễn phí mà còn có cộng đồng phát triển lớn mạnh và cung cấp các tài liệu đào tạo phong phú như lớp học trực tuyến và sách hướng dẫn chuyên sâu từ O’Reilly Press. Do tính linh hoạt và khả năng mở rộng, Asterisk phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ lẫn lớn muốn triển khai hệ thống VoIP chuyên nghiệp.

SIPFoundry

SIPFoundry là một đối thủ đáng gờm của Asterisk, cũng là một giải pháp tổng đài nguồn mở cung cấp nhiều tính năng tương tự. Doanh nghiệp có thể triển khai các cuộc gọi thoại, video, tin nhắn hợp nhất và hội nghị, với khả năng tích hợp chỉ dẫn hiện diện và ứng dụng mobile client. Mặc dù bản thân SIPFoundry là mã nguồn mở và miễn phí, doanh nghiệp có thể mua thêm các gói hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, bắt đầu từ 495 USD/tháng cho 100 người dùng, phù hợp với các tổ chức cần sự hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ và hệ thống liên lạc mạnh mẽ.

Elastix

Elastix là một hệ thống tổng đài IP dựa trên Asterisk nhưng mở rộng thêm các tính năng khác như email, fax, và nhắn tin tức thời (IM). Elastix tập trung vào việc tạo ra một nền tảng liên lạc hợp nhất hoàn chỉnh cho doanh nghiệp, giúp quản lý nhiều kênh liên lạc qua một giao diện đơn giản. Nó hỗ trợ tích hợp với nhiều phần cứng khác nhau như Digium và Yealink, đồng thời cung cấp khả năng quay số tự động. Elastix được đánh giá cao về tính năng dễ sử dụng và miễn phí cho mục đích thương mại, làm cho nó trở thành lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp muốn tận dụng một giải pháp tổng đài toàn diện.

FreeSWITCH

FreeSWITCH được phát triển bởi ba nhà phát triển ban đầu của Asterisk, tập trung vào khả năng mở rộng, tính ổn định và hỗ trợ đa nền tảng. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp xây dựng hệ thống truyền thông hợp nhất (UC) mạnh mẽ với hỗ trợ các giao thức SIP, H.323, và WebRTC. FreeSWITCH không chỉ có các tính năng cơ bản như gọi điện, mà còn bổ sung khả năng nhận dạng giọng nói, tổng hợp giọng nói và tích hợp với các nền tảng PBX khác. Điều này khiến FreeSWITCH trở thành lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp cần một hệ thống tổng đài linh hoạt và dễ dàng mở rộng.

Callio

Callio là một hệ thống tổng đài ảo chạy hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây, với các tính năng tích hợp CRM mạnh mẽ. Callio hỗ trợ quản lý dữ liệu cuộc gọi, phân quyền người dùng, lưu trữ file ghi âm, và tích hợp với các hệ thống CRM/ERP khác, giúp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng. Phần mềm này còn hỗ trợ SMS và email marketing, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn. Đặc biệt, Callio sử dụng số SIP thay vì sim truyền thống, giúp tiết kiệm đến 40% chi phí cước thoại và hỗ trợ gọi nội bộ miễn phí. Phần mềm này phù hợp cho các startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể mở rộng lên đến 1.000 máy nhánh và cung cấp đầu số hotline đa dạng.

Như vậy, theo sự phát triển ngày càng hiện đại của thế giới, xu hướng phần mềm tổng đài ảo sẽ ngày càng phát triển hơn trong tương lai. Theo Grand View Research, thị trường tổng đài ảo toàn cầu dự kiến sẽ đạt 55,5 tỷ USD vào năm 2025. Bên cạnh đó, nghiên cứu của Gartner dự đoán rằng khoảng 70% doanh nghiệp sẽ chuyển sang sử dụng tổng đài ảo trong cùng thời điểm. Những con số này cho thấy rõ ràng sự dịch chuyển mạnh mẽ từ hệ thống tổng đài truyền thống sang các giải pháp tổng đài ảo, giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa hiệu suất và tính linh hoạt.