Dịch Vụ Tổng Đài Ảo – Bước Đi Thông Minh Của Doanh Nghiệp Thời Đại Số

Hiện nay, xu hướng sử dụng tổng đài ảo trở nên phổ biến, bởi các lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp. Vì thế, dịch vụ tổng đài ảo cũng trở nên rất phổ biến. Đây được là xem là giải pháp vừa đem lại khả năng tiết kiệm chi phí, lại vừa giúp cho doanh nghiệp nâng cao tối đa hiệu suất công việc. SOKUCOM sẽ cung cấp đầy đủ những kiến thức liên quan trong bài viết này.

Tổng quan về tổng đài ảo

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo (Cloud PBX hoặc Virtual PBX) là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, không yêu cầu cơ sở hạ tầng phần cứng tại chỗ. Thay vì sử dụng các tổng đài vật lý truyền thống, tổng đài ảo quản lý và điều phối các cuộc gọi thông qua kết nối Internet, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình giao tiếp.

Cũng vì thế, xuất hiện khá nhiều đơn vị chuyên môn cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho các doanh nghiệp.

Cách hoạt động của tổng đài ảo

Các cuộc gọi được xử lý trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thông qua giao thức VoIP (Voice over IP).

Doanh nghiệp chỉ cần có kết nối Internet, thiết bị đầu cuối (như điện thoại IP, smartphone, hoặc máy tính), và đăng ký dịch vụ từ nhà cung cấp.

Hệ thống này có thể tích hợp với các số điện thoại cố định, di động hoặc số VoIP để thực hiện và nhận cuộc gọi.

Các thành phần chính của tổng đài ảo

Máy chủ đám mây: Nơi xử lý tất cả dữ liệu cuộc gọi và tính năng của tổng đài.

Thiết bị đầu cuối: Điện thoại IP, softphone (ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại di động).

Giao diện quản trị trực tuyến: Công cụ giúp quản lý cuộc gọi, cài đặt cấu hình, và theo dõi hoạt động.

Kết nối Internet: Hạ tầng để truyền tải tín hiệu thoại qua giao thức VoIP.

Những tính năng nổi bật và các lợi ích to lớn của tổng đài ảo

Là một sản phẩm của thời đại số, với nhiều công nghệ hiện đại và đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau, tổng đài ảo có những tính năng cực kỳ hiện đại. Và do đó, việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo hiện nay có thể đem lại rất nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo

1. Hệ thống IVR (Hệ thống trả lời tự động). Chỉ cần hệ thống này, các hướng dẫn khách hàng qua các phím số để đến đúng bộ phận cần liên hệ được thực hiện nhanh chóng.
2. Tính năng ghi âm cuộc gọi. Mọi thông tin về cuộc gọi sẽ được lưu trữ, sau đó sẽ truy xuất các cuộc gọi để đào tạo hoặc kiểm tra chất lượng.
3. Khả năng phân phối cuộc gọi tự động (ACD). Tổng đài ảo có thể tiến hành phân bổ cuộc gọi đến nhân viên phù hợp dựa trên quy tắc định sẵn.
4. Hỗ trợ đa kênh. Đây là tính năng đem lại nhiều đóng góp nhằm cải thiện hiệu suất công việc. Có thể kể đến việc tích hợp cuộc gọi, email, chat và mạng xã hội trên một hệ thống.
5. Báo cáo và phân tích. Tổng đài ảo có thể theo dõi hiệu suất cuộc gọi, nhân viên và các chỉ số quan trọng.

Những lợi ích to lớn mà doanh nghiệp nhận được từ tổng đài ảo

1. Tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp có thể loại bỏ chi phí thiết bị phần cứng và bảo trì. Bên cạnh đó thì cước phí gọi rẻ hơn, đặc biệt là cuộc gọi quốc tế. Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tổng đài ảo thì mọi chi phí thiết bị, công nghệ, nhân sự điều hành, bảo trì đều do nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo.
2. Dễ triển khai và sử dụng. Ưu điểm lớn nhất của tổng đài ảo là không cần lắp đặt phức tạp, chỉ cần kết nối internet. Hỗ trợ làm việc từ xa và đa địa điểm.
3. Có tính linh hoạt. Dễ dàng thêm hoặc giảm số lượng người dùng theo nhu cầu. Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại di động).
4. Nâng cao hiệu suất làm việc. Có thể tích hợp các công cụ quản lý khách hàng (CRM), kèm theo là Chức năng phân tích và báo cáo chi tiết. Từ đó, có thể phân tích và xử lý, đưa ra các giải pháp tốt nhất cho quá trình chăm sóc khách hàng, có những giải pháp phù hợp cho các hoạt động tiếp thị và tiếp cận khách hàng.
5. Đảm bảo tính bảo mật cao. Tất cả dữ liệu được bảo vệ trên nền tảng đám mây với các tiêu chuẩn bảo mật cao.

So sánh tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

 Qua những so sánh ở bảng trên, có thể thấy rằng tổng đài ảo là lựa chọn rất hữu ích cho doanh nghiệp. Với doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo, thì có thể coi đó là bước đi đúng đắn trong thời đại số hiện nay.

Khả năng ứng dụng của tổng đài ảo

• Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổng đài ảo là giải pháp tiết kiệm chi phí và dễ triển khai.
• Với các tập đoàn lớn, tổng đài ảo mang lại khả năng kết nối nhiều chi nhánh trên toàn cầu trong một hệ thống duy nhất.
• Với ngành chăm sóc khách hàng, những tính năng nổi bật của tổng đài ảo có thể cung cấp trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp với IVR, ghi âm, và quản lý cuộc gọi.
• Với ngành giáo dục, tổng đài ảo sẽ hỗ trợ liên lạc và tổ chức hội thảo trực tuyến.

>>> Xem ngay: Chuyển Đổi Số Trong Giáo Dục: Tương Lai Của Học Tập Thông Minh

Quy trình triển khai tổng đài ảo

Đối với doanh nghiệp muốn chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tốt nhất, cần biết rằng đây là quy trình sẽ phải trải qua:

1. Bước 1: Đánh giá nhu cầu doanh nghiệp. Số lượng người dùng, tính năng cần thiết, và ngân sách.
2. Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ. Ưu tiên đơn vị có uy tín, hỗ trợ kỹ thuật tốt và chi phí hợp lý.
3. Bước 3: Cài đặt và cấu hình hệ thống. Kết nối thiết bị, cấu hình số nội bộ, tính năng IVR.
4. Bước 4: Đào tạo và hỗ trợ. Hướng dẫn sử dụng cho nhân viên.
5. Bước 5: Vận hành và bảo trì. Theo dõi hiệu suất và cập nhật hệ thống định kỳ.

Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo

Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp nên lưu ý những điều sau

1. Thứ nhất, chất lượng dịch vụ. Cần có sự dảm bảo độ ổn định và chất lượng cuộc gọi tốt.
2. Thứ hai, hỗ trợ kỹ thuật. Nhà cung cấp dịch vụ cần phải có đội ngũ hỗ trợ 24/7 và chính sách SLA rõ ràng.
3. Thứ ba, cung cấp cácctính năng phù hợp. Tùy thuộc vào quy mô và hoạt động của doanh nghiệp, nhà cung cấp nên đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.
4. Thứ tư, giá cả hợp lý. Các gói cước linh hoạt phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
5. Thứ năm, đảm bảo tính bảo mật. Điều quan trọng nhất là nhà cung cấp phải cam kết bảo vệ dữ liệu và thông tin khách hàng.

Kết luận

Tổng đài ảo là giải pháp viễn thông tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số, giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp, tiết kiệm chi phí, và tăng cường khả năng cạnh tranh. Việc lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo cũng có thể coi là bước đi thông minh dành cho doanh nghiệp trong đời đại kỷ nguyên số phát triển mạnh mẽ hiện nay.

---

SOKUCOM – Nền Tảng Giao Tiếp Đa Kênh

Nếu muốn tìm hiểu giao tiếp nền tảng đa kênh và được hỗ trợ tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.

     Địa chỉ: Tầng 05 – 94 Hồ Nghinh, P. Phước Mỹ, Q. Sơn Trà, TP Đà Nẵng    

     Hotline: 02871 067 893

     Website: Sokucom.vn

SOKUCOM – nền tảng giao tiếp đa kênh cung cấp khả năng tối ưu hiệu suất chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.