IVR là gì? Giải Pháp Tương Tác Tự Động Thông Minh Cho Doanh Nghiệp

Muốn trả lời câu hỏi IVR là gì, cần biết rằng trong thời đại công nghệ số, các doanh nghiệp ngày càng tối ưu hóa dịch vụ khách hàng. Hệ thống IVR là một giải pháp quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm người dùng và quản lý tổng đài hiệu quả. SOKUCOM sẽ thông qua bài viết này, giải thích rõ những vấn đề liên quan. Hãy theo dõi nhé!

Nội dung

1 Tổng quan rõ nét về IVR
2 Những tính năng nổi bật và lợi ích to lớn của hệ thống IVR
- 2.1 Tính năng nổi bật của IVR
- 2.2 Những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được với hệ thống IVR
3 Ứng dụng phổ biến của IVR trong nhiều lĩnh vực ngành nghề
4 Những điều cần lưu ý khi triển khai hệ thống IVR
5 Kết luận
6 Liên hệ với nền tảng giao tiếp đa kênh SOKUCOM

Tổng quan rõ nét về IVR

Khái niệm IVR

IVR là gì? IVR (Interactive Voice Response) là hệ thống hệ thống trả lời tự động qua giọng nói, cho phép khách hàng tương tác với tổng đài qua các phím bấm trên điện thoại hoặc qua nhận diện giọng nói. IVR thường được sử dụng trong tổng đài ảo để quản lý và định tuyến cuộc gọi, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và trải nghiệm của khách hàng.

Cách hoạt động của hệ thống IVR

Tiếp nhận cuộc gọi: Khi khách hàng gọi đến, IVR sẽ phát các lời chào tự động hoặc hướng dẫn.

Cung cấp menu tùy chọn: Hệ thống cung cấp các tùy chọn (danh sách menu) để khách hàng lựa chọn bằng cách bấm số hoặc trả lời bằng giọng nói. Ví dụ điển hình thường thấy: nhấn phím 1 để gặp bộ phận chăm sóc khách hàng, hoặc nhấn phím 2 để báo cáo sự cố kỹ thuật.

Xử lý yêu cầu: Nếu khách hàng chọn đúng tùy chọn, cuộc gọi sẽ được chuyển đến nhân viên hoặc bộ phận tương ứng. Bên cạnh đó, một số hệ thống IVR thông minh có thể giải quyết yêu cầu tự động, như cung cấp thông tin tài khoản, tình trạng đơn hàng, hoặc lịch hẹn.

Các công nghệ hỗ trợ IVR

Việc tìm hiểu về IVR là gì đem lại nhiều thông tin công nghệ cho doanh nghiệp, bởi những công nghệ hiện đại góp mặt trong việc hỗ trợ hệ thống IVR để hoạt động tốt hơn. Có thể kể đến 2 công nghệ nổi bật:

Nhận diện giọng nói (Speech Recognition): Giúp khách hàng tương tác bằng giọng nói với hệ thống máy tính được lập trình sẵn. Qua đó, doanh nghiệp có thể dựa vào hệ thống IVR để tự động tương tác với khách hàng một cách tự động và nhanh chóng.
Tích hợp VoIP: Hỗ trợ truyền tải cuộc gọi qua Internet. Như vậy, việc tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng có thể diễn ra ở mọi lúc, mọi nơi. Điều này xây dựng uy tín vững chắc cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

https://sokucom.vn/tin-tuc/tong-dai-ao-voip>>> Xem ngay: Tổng Đài ảo VOIP – Xu Hướng Tương Tác Của Thời Đại Số

Những tính năng nổi bật và lợi ích to lớn của hệ thống IVR

Tính năng nổi bật của IVR

Tùy chỉnh kịch bản IVR: Doanh nghiệp sẽ tạo các kịch bản khác nhau phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.
Phân phối cuộc gọi thông minh: Hệ thống sẽ kết nối nhanh chóng với nhân viên phù hợp hoặc thông báo khi không có người hỗ trợ.
Tích hợp đa kênh: Kết nối với email, chatbot, mạng xã hội để hỗ trợ khách hàng toàn diện.

Những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được với hệ thống IVR

Doanh nghiệp có thể nhận được những lợi ích to lớn khi tìm hiểu về IVR là gì. Có thể kể đến những lợi ích như sau:

Thứ nhất: Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Hệ thống sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho khách hàng. Đồng thời còn hỗ trợ 24/7 mà không cần nhân viên trực tổng đài.
Thứ hai: Tiết kiệm chi phí. Dựa vào thuật toán đám mây và internet, hoạt động tương tác với kháh hàng rất thuận tiện và nhanh chóng, góp phần giảm nhu cầu thuê nhân viên trực tổng đài. Bên cạnh đó, còn giảm thời gian chờ và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Thứ ba: Nâng cao hiệu quả doanh nghiệp. IVR có thể phân bổ cuộc gọi đến đúng phòng ban, giảm nhầm lẫn. Từ đó tăng khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Thứ tư: Tích hợp với các hệ thống khác. Kết nối với CRM, ERP để quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn.

Ứng dụng phổ biến của IVR trong nhiều lĩnh vực ngành nghề

Việc tìm hiểu rõ IVR là gì đã giúp cho cuộc cách mạng công nghệ số phổ biến trong nhiều lĩnh vực ngành nghề hiện nay.

Dịch vụ khách hàng: Giải đáp thông tin cơ bản như giá cả, giờ làm việc, hoặc trạng thái đơn hàng.
Hỗ trợ kỹ thuật: Cung cấp hướng dẫn tự động xử lý các lỗi thông thường.
Tiếp thị và khảo sát: Giúp thu thập ý kiến khách hàng qua các cuộc khảo sát tự động.
Ngân hàng và tài chính: Tra cứu số dư tài khoản, chuyển khoản, hoặc kiểm tra giao dịch gần đây.
Y tế: IVR cho phép đặt lịch hẹn, kiểm tra thông tin khám bệnh, hoặc tư vấn sức khỏe.

>>> Tìm hiểu ngay: Chuyển Đổi Số Trong Y Tế: Cách Mạng Công Nghệ Chăm Sóc Sức Khỏe

Những điều cần lưu ý khi triển khai hệ thống IVR

Với các doanh nghiệp, khi muốn triển khai sử dụng hệ thống IVR để phục vụ hoạt động tốt nhất, cần lưu ý đến những điều sau:

Thứ nhất: Thiết kế kịch bản IVR đơn giản, dễ hiểu. Tránh quá nhiều tùy chọn khiến người dùng cảm thấy phức tạp.
Thứ hai: Đảm bảo chất lượng âm thanh. Sử dụng giọng nói tự nhiên, rõ ràng để tăng trải nghiệm khách hàng.
Thứ ba: Kiểm tra và cải tiến thường xuyên. Dựa trên phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh kịch bản IVR hiệu quả hơn.
Thứ tư: Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Đảm bảo hệ thống IVR hoạt động ổn định và có hỗ trợ kỹ thuật.

Kết luận

Qua những thông tin kể trên, sau khi tìm hiểu IVR là gì có thể thấy đây là công nghệ hỗ trợ tối ưu hóa dịch vụ khách hàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp. Bất cứ doanh nghiệp nào đang tìm kiếm giải pháp hiện đại hãy cân nhắc triển khai IVR để cải thiện trải nghiệm khách hàng. Có thể liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ hệ thống IVR ngay sau khi đọc xong bài viết này nhé!