Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại Ngay Hôm Nay

Thông tin liên lạc luôn là điều thiết yếu với các doanh nghiệp, cơ sở làm việc trong mọi hoàn cảnh. Cũng vì thế, việc doanh nghiệp cần lắp đặt tổng đài điện thoại ngay hôm nay là một việc làm rất cần thiết. Đặc biệt, điều này có thể giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa hoạt động kinh doanh. SOKUCOM sẽ giải thích lý do tại sao như vậy trong bài viết này.

Nội dung

1 Tổng đài điện thoại là gì?
2 Các chức năng và lợi ích chính của tổng đài điện thoại
3 Các loại tổng đài phổ biến hiện nay
4 Quy trình thường thấy khi muốn lắp đặt tổng đài điện thoại
5 Những tiêu chí phải có nếu muốn lắp tổng đài điện thoại
6 Kết Luận
7 Liên hệ với nền tảng giao tiếp đa kênh Sokucom

Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại là một hệ thống viễn thông dùng để kết nối các cuộc gọi giữa người dùng nội bộ (trong cùng một tổ chức) hoặc giữa người dùng nội bộ và bên ngoài thông qua mạng viễn thông công cộng (PSTN). Hệ thống này được sử dụng để quản lý, điều phối và tối ưu hóa các cuộc gọi, đặc biệt là trong môi trường tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Cũng vì vậy, trong hoạt động các doanh nghiệp luôn cần sự có mặt của hệ thống thông tin liên lạc. Và việc lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp thực sự rất cần thiết.

Các chức năng và lợi ích chính của tổng đài điện thoại

Kết nối nội bộ. Hệ thống điện thoại sẽ tạo liên lạc giữa các bộ phận hoặc nhân viên trong tổ chức mà không cần sử dụng mạng điện thoại công cộng. Từ đó, thông tin liên lạc giữa các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp sẽ diễn ra liên tục, góp phần làm trơn tru khả năng vận hành của các hoạt động. Điều phổ biến có thể thấy ở các doanh nghiệp, đó là hiện nay đang có xu hướng lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng. Đó là yếu tốt để đẩy mạnh sự liên kết tối đa giữa các phòng ban với nhau.

>>> Xem ngay: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC LẮP TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI CHO VĂN PHÒNG

Khả năng điều phối cuộc gọi hợp lý và nhanh chóng .Hệ thống điện thoại trong cùng 1 doanh nghiệp có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng người nhận hoặc phòng ban.
Tối ưu hóa chi phí. Các cuộc gọi trong cùng một tổng đài sẽ giúp giảm chi phí cho các cuộc gọi nội bộ và quốc tế.
Tích hợp các tính năng hiện đại. Đáp ứng sự phát triển của công nghệ số hiện nay, các tổng đài đều hỗ trợ voicemail, trả lời tự động (IVR), ghi âm cuộc gọi, hội nghị nhiều bên.

Như vậy, các chức năng nổi bật như trên, có thể đem lại rất nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, khi lắp đặt tổng đài điện thoại ngay hôm nay.

Các loại tổng đài phổ biến hiện nay

Tổng đài Analog: Là loại tổng đài đã có từ trước đến nay. Loại này chủ yếu hoạt động trên tín hiệu analog truyền thống, kết nối qua đường dây cố định. Chi phí lắp đặt và bảo dưỡng kỹ thuật rất tiết kiệm, không đòi hỏi quá nhiều về chi phí và công sức lắp đặt, hay bảo dưỡng.
Tổng đài Digital: Sử dụng tín hiệu kỹ thuật số, cung cấp chất lượng âm thanh tốt hơn và tích hợp nhiều tính năng hơn. Đây là một sự phát triển của thời đại số so với loại tổng đài Analog. Xu hướng phát triển của nhiều doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh hiện nay đều rất phổ biến loại tổng đài này.
Tổng đài IP (IP PBX): Loại tổng đài này dựa trên giao thức VoIP (Voice over IP), cho phép thực hiện cuộc gọi qua Internet thay vì đường dây điện thoại cố định. Có thể nói rằng, đây là một sản phẩm từ khi internet xuất hiện, có lợi thế là đem lại khả năng giao tiếp ở mọi lúc, mọi nơi nếu doanh nghiệp có hoạt động cần thiết liên lạc giữa các bộ phận. Tất cả chỉ cần có internet.
Tổng đài Cloud/Hosted PBX: Tổng đài được lưu trữ trên đám mây, không cần cài đặt phần cứng và có thể truy cập từ bất kỳ đâu. Loại tổng đài này là một giải pháp hữu hiệu dành cho các doanh nghiệp không muốn đầu tư về cơ sở hạ tầng, để tối ưu hóa việc tiết kiệm chi phí lắp đặt, và cả chi phí đào tạo nhân sự cách sử dụng. Đáp ứng nhu cầu rộng khắp, có rất nhiều đơn vị đã cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho các doanh nghiệp. Và xu hướng hiện tại đang là chuyển sang lắp đặt tổng đài điện thoại cloud để tiết kiệm chi phí, cũng như bắt kịp sự phát triển của công nghệ số vượt trội hiện nay.

>>> Xem ngay: Dịch Vụ Tổng Đài PBX – Giải Pháp Liên Lạc Hiện Đại Cho Doanh Nghiệp

Quy trình thường thấy khi muốn lắp đặt tổng đài điện thoại

Bước 1: Tư vấn và khảo sát nhu cầu khách hàng. Điều tất yêu là cần phải phân tích nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Từ đó, có thể có sự đánh giá chính xác quy mô hoạt động của doanh nghiệp hiện tại, và tiến hành lựa chọn loại tổng đài phù hợp.
Bước 2: Lên kế hoạch lắp đặt. Hoạt động lắp đặt tổng đài nhất thiết cần có thiết kế sơ đồ kết nối. Và qua đó có thể tính toán để có đáp án về mức chi phí sẽ lắp đặt. Tất cả nhằm tối ưu hóa khả năng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Bước 3: Lắp đặt và cấu hình hệ thống. Đây sẽ là giai đoạn tiến hành cài đặt phần cứng lẫn phần mềm (nếu sử dụng loại tổng đài Digital, hoặc IP). Và cuối cùng là kiểm tra hoạt động, đảm bảo hoạt động của tổng đài phải được hoàn thiện, không có bất cứ sự cố hoặc hỏng hóc nào.
Bước 4: Hướng dẫn sử dụng và bàn giao. Sau khi đã lắp đặt tổng đài, thì việc đào tạo nhân viên để sử dụng tổng đài là việc làm cần thiết. Ngoài ra, dịch vụ lắp đặt tổng đài chắc chắn sẽ có sự hỗ trợ kỹ thuật sau lắp đặt.

Những tiêu chí phải có nếu muốn lắp tổng đài điện thoại

Với các doanh nghiệp, thì việc lắp đặt tổng đài điện thoại có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn, vì vậy việc lắp đặt cần tuân thủ những tiêu chí như sau:

Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lắp đặt có chuyên môn, và kinh nghiệp được khẳng định qua các dự án trước đó. Điều này sẽ đảm bảo được giai đoạn thi công và hoàn thành diễn ra hoàn hảo.
Xét xét các đánh giá từ những khách hàng cũ của đơn vị thi công được chọn. Điều này là cơ sở lớn nhất để khẳng định khả năng chuyên môn của đơn vị được chọn, hoặc có thể đưa ra những so sánh để có thể lựa chọn đơn vị thi công nào tốt nhất.
Tìm hiểu kỹ về khả năng hỗ trợ bảo hành và bảo trì dài hạn. Đối với bất cứ tổng đài nào, việc hoạt động trong thời gian dài có thể phát sinh các rủi ro, chính sách bảo hành và bảo trì dài hạn là chìa khóa giúp doanh nghiệp giải quyết mọi rủi ro có thể nảy sinh, giúp công việc luôn thuận lợi.
Xem xét chi phí hợp lý và minh bạch. Việc làm này vừa giúp chọn ra đơn vị cung cấp dịch vụ lắp đặt tốt nhất nhưng cũng yêu cầu mức chi phí thấp nhất. Và mọi hoạt động cần được công khai rõ ràng về các mức phí. Như vậy, doanh nghiệp sẽ tối ưu được việc tiết kiệm chi phí.

Kết Luận

Qua bài viết trên, chúng ta đã biết rằng lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, hay bất cứ nơi nào là điều rất cần thiết. Việc làm đó nên tiến hành ngay hôm nay để đảm bảo thông tin liên lạc luôn được nắm bắt, và đáp ứng kịp thời. Trong thời đại kỹ thuật số hiện đại hôm nay, việc sử dụng nền tảng giao tiếp đa kênh không những tiết kiệm chi phí, mà còn có thể tiến hành hoạt động mọi lúc, mọi nơi. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối đa các hoạt động thông tin cả trong nội bộ, và ngoài doanh nghiệp.