Sự Cần Thiết Của Việc Lắp Tổng Đài Điện Thoại Cho Văn Phòng

Ở bất kỳ một doanh nghiệp, hay cơ quan nào, việc lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng luôn là hoạt động cần thiết. Đó không chỉ là một sự thuận lợi trong giao tiếp giữa các bộ phận, phòng ban với nhau, đ cùng với đó là khả năng liên lạc với bên ngoài, mà còn đem đến khả năng quản lý thông tin hữu hiệu cho bộ phận lãnh đạo. SOKUCOM sẽ làm rõ sự cần thiết này nhé!

Tại sao văn phòng cần lắp đặt tổng đài điện thoại?

Như đã phân tích mở đầu, hệ thống tổng đài văn phòng là để kết nối nội bộ và liên lạc với đối tác, khách hàng. Vậy nên đây là giải pháp không thể thiếu để tối ưu hóa giao tiếp và quản lý thông tin. Từ đó, có thể nhìn ra được những nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết của việc lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng.

Thứ nhất, đáp ứng được nhu cầu liên lạc. Hệ thống tổng đài điện thoại trong văn phòng rất có ích trong vấn đề này, sẽ giúp các nhân viên trong văn phòng có thể kết nối nhanh chóng với nhau. Không cần đến sự giao tiếp bằng các tương tác như gặp mặt trực tiếp, hoặc sử dụng điện thoại riêng bất tiện khi có sự cố.

Thứ hai, sẽ nâng cao sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Với thời đại phát triển công nghệ số hiện nay, các tính năng tự động hóa được phát triển và được lập trình sẵn trong hệ thống tổng đài điện thoại. Có thể kể đến các tính năng như: lời chào tự động, khả năng chuyển hướng cuộc gọi nếu cần, và có thể là ghi âm cuộc gọi, từ đó có thể giúp nâng cao trải nghiệm. Đây cũng là một ưu thế vượt trội khi hệ thống tổng đài giúp ích khá nhiều cho việc liên lạc nội bộ trong doanh nghiệp.

>>> Xem ngay: TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ

Thứ ba, quản lý dễ dàng hơn và tối ưu cho việc tiết kiệm chi phí. Hệ thống tổng đài điện thoại trong văn phòng có thể giúp doanh nghiệp quản lý tốt các cuộc gọi. Thông tin cuộc gọi đến và đi sẽ được giám sát và quản lý hiệu quả hơn. Không những thế, chi phí cuộc gọi nội bộ có thể được tiết kiệm một cách tối đa.

Các loại tổng đài điện thoại phù hợp cho văn phòng

Nếu nói về việc lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng, cần có sự phù hợp với loại tổng đài cần lắp. Bởi nó sẽ mang lại những lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được.

• Tổng đài Analog: Đây là loại tổng đài có từ lâu, nó rất phù hợp với văn phòng nhỏ, yêu cầu cơ bản, dễ triển khai. Chi phí không quá tốn kém cả cho việc lắp đặt, và nhất là đào tạo nhân viên sử dụng bởi độ dễ dàng khi sử dụng.
• Tổng đài IP (VOIP): Đây là hệ thống được ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại, sử dụng internet để truyền tải cuộc gọi, phù hợp với các văn phòng hiện đại, quy mô lớn. Đây là một sản phẩm của sự phát triển thời đại số. Có thể ứng dụng ở nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề khác nhau.

>>> Xem ngay: Chuyển Đổi Số Trong Cơ Quan Nhà Nước: Bước Tiến Mới Trong Quản Lý Và Dịch Vụ Công

• Tổng đài Hybrid (kết hợp): Loại này có sự linh hoạt giữa hệ thống cũ (Analog) và công nghệ mới (IP), thích hợp cho văn phòng đang trong giai đoạn chuyển đổi. Là sản phẩm kết hợp giữa cũ và mới, hệ thống này có thể đem lại rất nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp lắp đặt.

Các lợi ích của việc lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng

Có thể kể đến các lợi ích to lớn khi lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng như sau:

1. Thứ nhất, đó là lợi ích nâng cao hiệu suất làm việc: tổng đài sẽ giúp tăng tốc độ liên lạc giữa các bộ phận, tiết kiệm thời gian. Từ đó làm cho hoạt động của doanh nghiệp được nhanh hơn, hiệu quả tăng cao trong mọi hoạt động.
2. Thứ hai, đó là hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả: Ghi âm và lưu trữ các cuộc gọi, báo cáo chi tiết giúp kiểm soát chất lượng liên lạc. Bộ phận lãnh đạo có thể quan sát và kiểm soát tốt tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
3. Thứ ba, khả năng mở rộng dễ dàng: Dễ dàng thêm người dùng hoặc nâng cấp hệ thống khi văn phòng mở rộng. Điều này kéo theo sự liên lạc khi mở rộng quy mô doanh nghiệp cũng trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Quy trình khi muốn lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng

1. Bước 1: Khảo sát nhu cầu. Cần nắm rõ số lượng nhân viên, số lượng máy nội bộ, và nhu cầu gọi nội/ngoại. Đây là cơ sở để có cái nhìn rõ nét về quy mô hoạt động, giúp cho việc lắp đặt được thuận lợi và có sự chính xác tương đương quy mô cần thiết.
2. Bước 2: Lựa chọn giải pháp tổng đài. Cần chọn loại tổng đài phù hợp với ngân sách và yêu cầu cụ thể của văn phòng.
3. Bước 3: Triển khai lắp đặt. Đây là bước cài đặt phần cứng (tổng đài, máy nội bộ) và phần mềm quản lý. Cấu hình hệ thống: thiết lập số nội bộ, lời chào tự động, và các tính năng khác.
4. Bước 4: Kiểm tra và đào tạo sử dụng. Cần phải kiểm tra toàn bộ hệ thống để đảm bảo hoạt động ổn định. Bên cạnh đó, có kế hoạch hướng dẫn nhân viên sử dụng các tính năng của tổng đài.

Những điều cần lưu ý khi muốn lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng

Với các ứng dụng và lợi ích của việc lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng đã nêu trên, có thể thấy rằng đây là việc làm vô cùng cần thiết. Tuy vậy, cần lưu ý đến các điều sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài có uy tín và chất lượng. Đây là điều cần lưu ý đầu tiên khi muốn tiến hành. Nhà cung cấp phải đảm bảo được dịch vụ uy tín, và có sự chuyên nghiệp trong thi công lắp đặt. Ngoài ra, bên cung cấp luôn có hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng cho các hoạt động cần thiết, và kể cả khi xảy ra rủi ro hoặc sự cố.
• Xem xét kỹ chi phí cho hệ thống. Cần xem xét giá thành các loại tổng đài cần lắp đặt, chi phí lắp đặt và cả chi phí vận hành. Tất cả sẽ là chi phí cần thiết cho sự hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.
• Kiểm tra kỹ hạ tầng văn phòng. Khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại thì đường truyền mạng cần ổn định trong các văn phòng được lắp đặt. Hệ thống điện thoại nội bộ cũng luôn sẵn sàng hoạt động ổn định.

Kết Luận

Như các phân tích và kiến thức trong bài viết trên, mọi người có thể thấy được sự cần thiết của việc lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng. Đây được xem là giải pháp tối ưu cho giao tiếp, quản lý và tăng hiệu suất làm việc. Các doanh nghiệp có thể nhanh chóng liên hệ các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổng đài văn phòng để tối ưu hơn nữa hoạt động của doanh nghiệp đó. Có thể kể đến một đơn vị chuyên nghiệp về hoạt động này, đó là SOKUCOM.

SOKUCOM – Nền Tảng Giao Tiếp Đa Kênh

Nếu muốn tìm hiểu giao tiếp nền tảng đa kênh và được hỗ trợ tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.

     Địa chỉ: Tầng 05 – 94 Hồ Nghinh, P. Phước Mỹ, Q. Sơn Trà, TP Đà Nẵng    

     Hotline: 02871 067 893

     Website: Sokucom.vn

Sokucom – nền tảng giao tiếp đa kênh cung cấp khả năng tối ưu hiệu suất chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.