Dịch Vụ Tổng Đài PBX – Giải Pháp Kỷ Nguyên Số Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp  Hiện Đại

Tổng đài PBX (Private Branch Exchange) là hệ thống quản lý cuộc gọi nội bộ và bên ngoài, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình liên lạc và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với sự phát triển của công nghệ, dịch vụ tổng đài PBX đã trở thành giải pháp tối ưu, mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với tổng đài truyền thống. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về dịch vụ tổng đài PBX và những công nghệ hiện đại đằng sau hệ thống này.

Giới thiệu tổng quan về dịch vụ tổng đài PBX

Tổng đài PBX là gì?

Tổng đài PBX (Private Branch Exchange) là một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ được sử dụng trong các doanh nghiệp để quản lý và điều phối các cuộc gọi. Thay vì mỗi nhân viên cần một đường dây điện thoại riêng biệt, PBX cho phép các nhân viên trong cùng một tổ chức gọi điện cho nhau bằng các đường dây nội bộ và kết nối với mạng điện thoại công cộng (PSTN – Public Switched Telephone Network) khi cần thực hiện hoặc nhận cuộc gọi từ bên ngoài.

Tổng đài PBX vẫn là giải pháp quan trọng trong hoạt động liên lạc của nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt khi được tích hợp với các công nghệ hiện đại như VoIP hoặc đám mây để tối ưu hóa hiệu suất và chi phí.

Dịch vụ tổng đài PBX là gì?

Dịch vụ tổng đài PBX là một giải pháp viễn thông được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ nhằm triển khai và quản lý hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho các doanh nghiệp. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp thực hiện và nhận các cuộc gọi nội bộ, ngoại tuyến, đồng thời tích hợp nhiều tính năng nâng cao để tối ưu hóa việc giao tiếp và chăm sóc khách hàng.

Thay vì doanh nghiệp phải tự đầu tư cơ sở hạ tầng và quản lý hệ thống tổng đài truyền thống, dịch vụ PBX giúp cung cấp giải pháp linh hoạt hơn thông qua các hình thức triển khai đa dạng.

>>> Có thể bạn quan tâm: Nâng Tầm Doanh Nghiệp Với Phần Mềm Gọi Điện Thoại Tự Động

Nhiều công nghệ đi liền với dịch vụ tổng đài PBX

Hiện nay, có rất nhiều công nghệ thời đại số được ứng dụng tích hợp với tổng đài PBX, để tạo ra những thay đổi lớn trong việc gia tăng hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Có thể kể đến các công nghệ như:

Điện toán đám mây (Cloud Computing) cung cấp nền tảng linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp so với loại tổng đài truyền thống.

• Trí tuệ nhân tạo (AI) và Máy học (Machine Learning)

Công nghệ trí tuệ nhân tạo giúp hệ thống hiểu, và phản hồi tự động với khách hàng, đồng thời phân tích dữ liệu để tối ưu hóa chiến dịch.

• Nhận diện giọng nói (Speech Recognition)

Hệ thống tổng đài có thể chuyển đổi giọng nói thành văn bản để phân tích và lưu trữ thông tin lâu dài.

• CRM (hệ thống quản lý quan hệ khách hàng)

CRM sẽ giúp tổng đài kết nối với hệ thống quản lý khách hàng để cập nhật thông tin và cá nhân hóa dịch vụ khách hàng tối ưu nhất. Thông qua đó sẽ đề xuất sản phẩm phù hợp dựa trên dữ liệu khách hàng.

>>> Xem ngay để nâng cao kiến thức: CRM – Hệ Thống Mang Lại Lợi Ích Chăm Sóc Khách Hàng Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp

• Internet of Things (IoT)

IoT đem lại cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời với khả năng kết nối các thiết bị thông minh, tự động hóa quy trình và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng liền mạch.

>>> Có thể bạn quan tâm: Bí Quyết Tăng Doanh Thu Thời Đại Số Nhờ Tự Động Hóa Quy Trình CSKH

• Hỗ Trợ Đa Kênh (Omnichannel)

Hệ thống tổng đài sẽ được kết nối với các kênh liên lạc khác như email, chat, SMS, và mạng xã hội. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ hỗ trợ khách hàng trên nhiều kênh khác nhau.

• Bảo mật an toàn thông tin

Dịch vụ tổng đài PBX luôn đề cao bảo vệ thông tin khách hàng khỏi rủi ro bị đánh cắp. Tất cả các tiêu chuẩn bảo mật như GDPR, PCI DSS đều được tuân thủ nghiêm ngặt. Hệ thống luôn đảm bảo chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập hệ thống.

Sự khác biệt giữa tổng đài PBX truyền thống và Cloud PBX (tổng đài ảo nền tảng đám mây)

Dịch vụ tổng đài PBX rất phổ biến trong thời đại số

Cloud  PBX là hệ thống tổng đài PBX được xây dựng hoạt động trên nền tảng đám mây, có ưu điểm rất lớn. Trong khi tổng đài PBX truyền thống yêu cầu phần cứng đắt tiền và khó mở rộng, thì tổng đài ảo hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây, linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều.

Vì vậy, xu hướng cung cấp dịch vụ tổng đài PBX hiện tại và cả tương lai đều hoạt động chủ yếu trên nền tảng đám mây, chỉ cần kết nối internet là có thể phục vụ 24/7.

Qua bảng so sánh trên, có thể thấy rằng Cloud PBX sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bởi không chỉ công nghệ điện toán đám mây, mà còn nhiều công nghệ khác được tích hợp để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động doanh nghiệp, cả nội bộ lẫn chăm sóc khách hàng.

Lợi ích của dịch vụ tổng đài PBX với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp sẽ không cần đầu tư phần cứng đắt tiền, chỉ trả phí theo nhu cầu sử dụng. Ngay cả chi phí bảo trì về lâu dài cũng chỉ cần đến nhà cung cấp dịch vụ thực hiện. Ngay cả đội ngũ nhân sự trực tổng đài đông đảo cũng không cần thiết bởi khả năng tự động hóa tổng đài nhờ công nghệ IVR và CRM.

• Ghi âm cuộc gọi và phân tích dữ liệu

Tổng đài ảo trên điện toán đám mây có khả năng tự động ghi âm cuộc gọi, và lưu trữ toàn bộ thông tin. Điều này giúp doanh nghiệp có thể phân tích, đưa ra các giải pháp đào tạo chuyên môn hoạt động của nhân sự. Và quan trọng nhất là giải quyết tranh chấp (nếu có giữa doanh nghiệp và khách hàng, hoặc trong nội bộ doanh nghiệp).

• Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng

Thông qua những công nghệ tự động phản hồi, cá nhân hóa nhu cầu khách hàng tốt, doanh nghiệp sẽ cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác và cá nhân hóa. Tất cả các yếu tốt sẽ tạo ra trải nghiệm khách hàng tối ưu nhất.

• Tự động hóa nhiều quy trình

Các quy trình hoạt động của tổng đài truyền thống như tự phân loại cuộc gọi, trả lời khách hàng các câu hỏi thường gặp, cung cấp thông tin ưu đãi có sẵn… đều được doanh nghiệp phản hồi tự động thông qua dịch vụ tổng đài PBX hiện đại. Đặc điểm nổi bật nhất là phần mềm IVR (hệ thống trả lời tự động) cho phép điều hướng cuộc gọi của khách hàng đến những bộ phận có chuyên môn tốt nhất.

• Linh hoạt mở rộng quy mô

Với sự phát triển theo thời gian của doanh nghiệp, cần có sự mở rộng quy mô hoạt động. Và những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài PBX đều có thể đáp ứng dễ dàng, linh hoạt với các gói dịch vụ khác nhau.

• Quản lý và giám sát nội bộ

Mục đích ban đầu của sự xuất hiện tổng đài PBX là để kết nối thông tin nội bộ giữa các bộ phận với nhau. Do đó, sự phát triển của công nghệ kỹ thuật số cũng hỗ trợ quản lý và giám sát nội bộ doanh nghiệp rất hiệu quả. Đồng thời, bộ phận lãnh đạo có thể giám sát hiệu suất hoạt động của nhân sự với hệ thống CRM quản lý quan hệ khách hàng rất hiệu quả.

• Tăng hiệu suất hoạt động

Thông qua việc giám sát và quản lý của bộ phận lãnh đạo, kết hợp với khả năng cá nhân hóa các đối tượng khách hàng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa ra các giải pháp đào tạo nâng cao chuyên môn nhân sự, và có những chiến lược tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn nữa.

• Bảo mật thông tin hiệu quả

Là sản phẩm được hoạt động chủ yếu trên nền tảng đám mây, vì thế tổng đài PBX có khả năng số hóa các dữ liệu thông tin được lưu trữ, nhằm đảm bảo độ bảo mật thông tin tối đa.

Dịch vụ tổng đài PBX rất phổ biến trong thời đại số

Qua những phân tích về lợi thế và những công nghệ hiện đại mà dịch vụ tổng đài PBX hiện nay mang lại, dịch vụ tổng đài PBX được ứng dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp.

• Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp có thể tận dụng tính năng nổi bật của tổng đài PBX để đẩy mạnh hiệu suất hoạt động. Và hoàn toàn có thể mở rộng quy mô hoạt động mà không tốn kém nhiều chi phí so với tổng đài truyền thống.
• Với các tập đoàn lớn, hệ thống tổng đài PBX cho phép kết nối giữa các chi nhánh trên toàn quốc hoặc quốc tế. Từ đó giúp bộ phận BOD (hội đồng quản trị) quản lý và giám sát hoạt động của cả tập đoàn chính xác và nhanh chóng hơn.
• Với các doanh nghiệp thuộc ngành dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu quả chăm sóc khách hàng với các tính năng tự động hóa của tổng đài.

• Với ngành bán lẻ và thương mại điện tử. Đây là lĩnh vực kinh doanh thu hút rất đông nhân lực, và các hoạt động tương tác để hỗ trợ khách hàng là thường xuyên. Hệ thống tổng đài PBX sẽ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, email, và các kênh mạng xã hội, thúc đẩy tỷ lệ chốt đơn hàng nhiều hơn.
• Với ngành ngân hàng. Khách hàng không cần trực tiếp gọi điện hay đến thẳng ngân hàng, mà có thể sử dụng IVR để kiểm tra số dư, chuyển khoản, hoặc yêu cầu hỗ trợ ngay lập tức.

Top 5 đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài PBX uy tín

Dịch vụ tổng đài PBX FPT Telecom

FPT vẫn là tên tuổi về công nghệ hàng đầu Việt Nam. Tập đoàn có cơ sở kỹ thuật chuyên môn rất chuyên nghiệp, và dịch vụ tổng đài PBX do chi nhánh của tập đoàn là FPT Telecom cung cấp lại có nhiều ưu điểm. Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và nhiệt tình với các tính năng hiện đại như IVR, ghi âm cuộc gọi, tích hợp CRM, và hỗ trợ AI.

Tuy nhiên, giá thành của dịch vụ do FPT cung cấp lại cao hơn so với một số đối thủ cạnh tranh.

Dịch vụ tổng đài PBX VNPT Technology

VNPT có hệ thống mạng lưới rộng khắp và ổn định. Hệ thống tổng đài của VNPT được tích hợp đa dịch vụ, cung cấp cả dịch vụ internet, điện thoại, và tổng đài ảo. Ngoài ra ưu điểm nổi trội của VNPT là hỗ trợ khách hàng tốt với Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và nhiệt tình.

Nhược điểm của dịch vụ từ VNPT Technology đó là có thể mất nhiều thời gian để triển khai.

Dịch vụ tổng đài PBX Viettel Solutions

Ngoài việc có hệ thống mạng lưới phủ khắp các tỉnh thành, đi cùng đội ngũ kỹ thuật chuyên môn cao thì Viettel lại cung cấp các gói dịch vụ với giá thành hợp lý. Đây là ưu điểm thu hút các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí là cả doanh nghiệp starup.

Nhưng với những doanh nghiệp muốn hoạt động quy mô tầm thế giới thì có thể gặp khó khăn, vì một số tính năng không khả dụng ở một số quốc gia.

Dịch vụ tổng đài PBX Nextify

Ưu điểm của nhà cung cấp này là cung cấp dịch vụ tổng đài PBX với giao diện rất dễ sử dụng và quản lý. Và các tính năng như IVR, CRM đều được tích hợp.

Mặc dầu vậy,  Nextify không có hệ thống mạng lưới rộng khắp như các nhà cung cấp lớn, và đồng thời một số tính năng không khả dụng ở một số quốc gia.

Dịch vụ tổng đài PBX Sokucom

Ưu điểm phải kể tới của đơn vị này là tổng đài pbx có hoạt động rất ổn định, với các tính năng nổi bật mà giá cả lại rất phải chăng. Với khoảng từ 60.000 vnđ – 300.000 vnđ là doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ có thể tận hưởng khả năng quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả, nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột. Những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của đơn vị này đều có đánh giá rất tốt, nên có thể đánh giá đây là nhà cung cấp dịch vụ tổng đài PBX uy tín khi truy cập ngay vào website: www.sokucom.vn.

Kết luận

Dịch vụ tổng đài PBX là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động giao tiếp nội bộ và chăm sóc khách hàng. Tùy vào nhu cầu và quy mô, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hình PBX phù hợp để đạt hiệu quả tối đa.

Câu hỏi thường gặp

Nếu doanh nghiệp đã co tổng đài truyền thống, vậy liệu có cần thiết chuyển sang loại hình tổng đài PBX nền tảng đám mây?

Chắc chắn là nên. Có nhiều tính năng, công nghệ trên nền tảng đám mây, và đi cùng các lợi ích mà doanh nghiệp sẽ đạt được nếu sử dụng tổng đài PBX trên nền tảng đám mây. Không chỉ là giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, khách hàng hài lòng hơn, mà còn lan tỏa uy tín thương hiệu mạnh hơn.

Xu hướng phát triển trong tương lai của dịch vụ tổng đài PBX có thể là như thế nào?

Trong tương lai có thể có rất nhiều sự hiện đại và nâng cấp mà các dịch vụ tổng đài PBX sẽ theo đuổi. Có thể kể đến như:

Phổ biến hóa tổng đài đám mây. Đó là thay vì sử dụng tổng đài PBX truyền thống, các dịch vụ tổng đài PBX dạng công nghệ điện toán đám mây sẽ phổ biến hơn và trở thành một trào lưu rộng rãi.

Tiếp đến là ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI sâu hơn với các bản nâng cấp mạnh mẽ hơn, tạo ra hiệu suất hoạt động không tưởng cho doanh nghiệp, và cải thiện tối đa trải nghiệm người dùng.

Khả năng tăng cường bảo mật và quyền riêng tư cũng được tối ưu hóa hết mức. Các nhà cung cấp dịch vụ sẽ cần đạt các tiêu chuẩn bảo mật như ISO 27001, GDPR, và HIPAA để đảm bảo an toàn dữ liệu khách hàng.

Và hơn hết là khả năng làm việc từ xa hiệu quả hơn nữa, khi mà nhân viên có thể sử dụng máy tính, smartphone, hoặc tablet để thực hiện và nhận cuộc gọi. Bộ phận lãnh đạo cũng có thể thông qua công cụ giám sát và báo cáo chi tiết để doanh nghiệp kiểm soát và đánh giá hiệu suất làm việc. Tất cả được đảm bảo bởi công nghệ VoIP cho chất lượng cuộc gọi và khả năng giao tiếp đa kênh cực kỳ ổn định.

Có nhiều ưu điểm của tổng đài ảo CloudPBX so với loại truyền thống, vậy có nên giữ lại hệ thống tổng đài truyền thống nếu cơ sở lớn mạnh, và vẫn hoạt động quen thuộc với doanh nghiệp?

Có thể chọn lựa giữa hai loại hình tổng đài PBX theo các yếu tố sau:

• Cloud PBX dành cho

Doanh nghiệp chủ yếu có quy mô vừa và nhỏ.

Muốn tiết kiệm chi phí.

Muốn linh hoạt trong việc mở rộng quy mô.

Muốn có một hệ thống hiện đại, nhiều tính năng.

Muốn nhân viên làm việc từ xa.

• PBX truyền thống dành cho

Doanh nghiệp có quy mô lớn, cần một hệ thống ổn định, bảo mật cao.

Muốn kiểm soát hoàn toàn hệ thống.

Không muốn phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ.

Nếu liên tục mở rộng quy mô hoạt động, vậy đội ngũ nhân sự các doanh nghiệp có thể thích ứng với sự thay đổi không?

Cách sử dụng hệ thống tổng đài PBX từ các nhà cung cấp dịch vụ nhìn chung có sự đơn giản, không quá phức tạp. Chỉ cần sử dụng và làm quen trong 1 thời gian ngắn là nhân viên doanh nghiệp hoàn toàn có thể thích ứng.

Làm cách nào để đo lường hiệu suất của dịch vụ tổng đài PBX?

Có thể lựa chọn nhà cung cấp có uy tín thông qua các đánh giá của khách hàng đã dùng thực tế. Đồng thời xem chi phí và dùng thử dịch vụ của nhà cung cấp đó. Và có thể xác định rõ quy mô và nhu cầu hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Từ đó có thể đưa ra sự lựa chọn hợp lý.

Bài viết liên quan

Tổng Đài Ảo: Lựa Chọn Thông Minh Cho Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số

Đăng Ký Dịch Vụ Tổng Đài Ảo Giá Rẻ: Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại

Tổng đài ảo Cloudpbx là gì? Bí quyết tối ưu hóa giao tiếp và quản lý cuộc gọi

Dịch vụ ghi âm cuộc gọi là gì? lợi ích và tính năng nổi bật của dịch vụ ghi âm cuộc gọi

Phần mềm tổng đài ảo là gì? Các phần mềm tổng đài ảo miễn phí cho doanh nghiệp