Tầm Quan Trọng Của Việc Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại Nội Bộ

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào, việc liên lạc trong nội bộ giữa các bộ phận, nhân sự với nhau luôn được đề cao. Nhất là trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của thời đại số ngày nay. Vì thế, vấn đề lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ (gọi tắt là PBX) có tầm quan trọng rất lớn. Hãy cùng với SOKUCOM đi tìm hiểu kỹ về vấn đề này nhé!

Tìm hiểu về tổng đài điện thoại nội bộ

Tổng đài điện thoại nội bộ, hay gọi có thể gọi tắt là tổng đài nội bộ (tiếng Anh là PBX – Private Branch Exchange) là một hệ thống tổng đài điện thoại chỉ được sử dụng riêng cho nội bộ bất kỳ một doanh nghiệp, cơ sở nào đó.

Mục đích chính của việc lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ là để điều phối, và quản lý các cuộc gọi điện trong nội bộ và cuộc gọi bên ngoài một cách hiệu quả nhất, so với hoạt động của chính doanh nghiệp, cơ sở đó. PBX có thể giúp giảm tối đa chi phí liên lạc, đồng thời là tăng thêm khả năng kết nối, và góp phần cải thiện hiệu quả liên lạc giữa các bộ phận nội bộ, cũng như liên lạc với bên ngoài.

Những chức năng chính của PXB

Có thể nói rằng, việc lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ có rất nhiều lợi ích, tất cả những lợi ích đó đều có được do những chức năng chính mà hệ thống có được. Có thể kể ra các chứng năng chính như sau:

• Khả năng chuyển mạch cuộc gọi nội bộ nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống sẽ giúp kết nối các nhân viên trong cùng một tổ chức mà không cần sử dụng mạng điện thoại công cộng.
• Khả năng quản lý cuộc gọi ra/vào thuận lợi và dễ dàng. Đặc biệt nhất là khả năng điều hướng cuộc gọi từ bên ngoài đến đúng người nhận hoặc phòng ban.
• Chức năng tự động hóa của hệ thống được tối ưu. Cung cấp các tính năng như trả lời tự động (IVR), chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi với nhạc chờ.
• Tính năng bảo mật mạnh mẽ. PBX giúp bảo vệ thông tin liên lạc nội bộ khỏi các truy cập trái phép.
• Tích hợp các dịch vụ khác. Đây là một chức năng đáp ứng công cuộc phát triển kỹ thuật số hiện đại ngày nay. Có thể kể đến các dịch vụ như voicemail, ghi âm cuộc gọi, và hội nghị nhiều bên.

Những lợi ích to lớn khi lắt đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Với những chức năng kể trên, việc lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ sẽ mang đến những lợi ích to lớn như sau:

1. Thứ nhất, đó là nâng cao sự chuyên nghiệp. Các tính năng như lời chào tự động, ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi linh hoạt được hoạt động một cách rất nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó có thể tạo ra sự chuyên nghiệp trong công tác liên lạc giữa nội bộ doanh nghiệp, và với cả bên ngoài.
2. Thứ hai, việc quản lý liên lạc nội bộ và với cả bên ngoài được cải thiện hơn về tính hiệu quả. Như đã nói ở trên, việc kết nối giữa các phòng ban trong doanh nghiệp có thể không cần dùng tới điện thoại công cộng, hay là điện thoại riêng của mỗi cá nhân.
3. Thứ ba, đó là lợi ích rất lớn từ việc tiết kiệm chi phí. Hệ thống nội bộ sẽ giúp giảm tối đa chi phí phi gọi điện ra bên ngoài, đặc biệt là các gói cước tích hợp VOIP (Voice over IP). Và với hệ thống nội bộ, việc gọi điện trao đổi qua lại giữa các máy nội bộ sẽ được miễn phí hoàn toàn.
4. Thứ tư, là khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối an toàn. Tất cả các cuộc gọi trong nội bộ đều được bảo mật rất mạnh về an toàn thông tin. Như vậy, nguy cơ rò rỉ thông tin ra bên ngoài là hoàn toàn có thể tránh được.

Các loại tổng đài điện thoại nội bộ phổ biến

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp, đồng thời là bắt kịp tốc độ phát triển của thời đại số hiện nay, có nhiều loại tổng đại điện thoại rất phổ biến.

• Loại PBX truyền thống (Analog PBX): Sử dụng kết nối dây đồng hoặc tín hiệu analog qua đường dây điện thoại cố định.
• Loại PBX kỹ thuật số (Digital PBX): Tận dụng tín hiệu kỹ thuật số, cho chất lượng âm thanh cao hơn và tích hợp nhiều tính năng thông minh.
• Loại IP PBX: Sử dụng giao thức VoIP (Voice over IP) để thực hiện các cuộc gọi qua mạng Internet thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống.
• Loại Hosted PBX/Cloud PBX: Tổng đài được lưu trữ và vận hành trên nền tảng đám mây, cho phép truy cập từ mọi nơi mà không cần cài đặt phần cứng. Đây là loại hệ thống tổng đài nội bộ đặc biệt nhất, bởi sự ứng dụng mạnh mẽ công nghệ số thời đại mới. Có thể nói rằng, hiện nay công cuộc chuyển đổi số ở các lĩnh vực đang diễn ra rất mạnh mẽ, không chỉ các doanh nghiệp tư nhân mà ngay cả các công việc nhà nước cũng được tiến hành. Có thể kể đến đó là hoạt động chuyển đổi số trong giáo dục hay y tế để mang lại nhiều lợi ích nhất.

>>> Xem ngay: Chuyển Đổi Số Trong Giáo Dục: Tương Lai Của Học Tập Thông Minh

Những ứng dụng thường thấy của PXB

Việc ứng dụng lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ hiện nay có thể rất phổ biến, với nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau:

• Ứng dụng trong doanh nghiệp: Quản lý cuộc gọi giữa các phòng ban và liên lạc với khách hàng.
• Ứng dụng trong các tổ chức giáo dục: Kết nối giữa các văn phòng, phòng ban, và khoa.
• Ứng dụng trong lĩnh vực khách sạn: Xử lý các cuộc gọi từ khách hàng đến lễ tân hoặc các dịch vụ khác.
• Ứng dụng trong lĩnh vực Y tế: Quản lý cuộc gọi giữa bệnh nhân, bác sĩ, và các phòng ban.

>>> Tìm hiểu ngay: Chuyển Đổi Số Trong Y Tế: Cách Mạng Công Nghệ Chăm Sóc Sức Khỏe

Quy trình khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ

1. Bước 1: Khảo sát nhu cầu. Cần xác định số lượng người dùng, số lượng máy nội bộ, và nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp.
2. Bước 2: Có thể lên kế hoạch và thiết kế hệ thống. Nên có sự lựa chọn loại tổng đài (Analog, Digital, IP). Bên cạnh đó nên xác định các tính năng cần thiết như ghi âm, chuyển tiếp cuộc gọi, hoặc hội nghị.
3. Bước 3: Tiến hành lắp đặt. Lúc này sẽ là triển khai thiết bị phần cứng: tổng đài, máy nội bộ, các thiết bị mạng. Đi kèm là cấu hình hệ thống: thiết lập số máy nhánh, lời chào tự động, và các tính năng khác.
4. Bước 4: Chắc chắn kiểm tra và hướng dẫn sử dụng. Cần phải có sự đảm bảo tổng đài hoạt động trơn tru, không vấn đề ngoài ý muốn. Và cần có sự hướng dẫn nhân viên sử dụng và quản trị hệ thống.

Các điều cần lưu ý kỹ khi lắp đặt PXB

Vì khả năng ứng dụng phổ biến, và đi kèm với các lợi ích to lớn mà PXB mang lại, sẽ có rất nhiều hoạt động lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ diễn ra. Tuy nhiên, có những điều rất cần lưu ý kỹ như sau:

• Phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Điều này là ưu tiên số 1, nên chọn đơn vị có kinh nghiệm, hỗ trợ kỹ thuật tốt và chính sách bảo hành rõ ràng.
• Hệ thống có khả năng mở rộng. Bởi quy mô doanh nghiệp, và các hoạt động có thể mở rộng quy mô, vậy nên cần đảm bảo hệ thống có thể nâng cấp hoặc mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
• Tối ưu chi phí lắp đặt và vận hành. Nên có sự so sánh, và từ đó đưa ra các giải pháp để lựa chọn phương án phù hợp với ngân sách.

Kết Luận

Qua bài viết trên, có thể thấy rằng lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ là giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa liên lạc, giảm chi phí, và nâng cao tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể nhanh chóng liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ, để được tư vấn và lắp đặt tổng đài nội bộ phù hợp.

SOKUCOM – Nền Tảng Giao Tiếp Đa Kênh

Nếu muốn tìm hiểu giao tiếp nền tảng đa kênh và được hỗ trợ tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.

     Địa chỉ: Tầng 05 – 94 Hồ Nghinh, P. Phước Mỹ, Q. Sơn Trà, TP Đà Nẵng    

     Hotline: 02871 067 893

     Website: Sokucom.vn

Sokucom – nền tảng giao tiếp đa kênh cung cấp khả năng tối ưu hiệu suất chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.