LỖI TRIỂN KHAI TỔNG ĐÀI CLOUD PBX VÀ CÁCH KHẮC PHỤC

Hệ thống tổng đài đám mây (Cloud PBX) cho phép thực hiện và nhận cuộc gọi qua internet. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng với môi trường làm việc đa dạng và cải thiện hiệu quả công việc. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp gặp phải các vấn đề không mong muốn khi sử dụng Cloud PBX. Điều này buộc họ phải xem xét lại dịch vụ. Để triển khai thành công, cần nắm rõ những sai lầm thường gặp và các biện pháp khắc phục. Bài viết này tóm tắt các lỗi phổ biến khi triển khai Cloud PBX và cách để đảm bảo thành công.

Cloud PBX là gì?

Cloud PBX (Private Branch Exchange) là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động qua internet. Khác với hệ thống truyền thống sử dụng phần cứng tại chỗ, Cloud PBX lưu trữ các tính năng tổng đài trên đám mây. Điều này giúp doanh nghiệp không cần cài đặt thiết bị vật lý trong văn phòng.

Cloud PBX cung cấp các lợi ích như khả năng mở rộng linh hoạt. Tổng đài cũng hỗ trợ làm việc từ xa và tiết kiệm chi phí. Nhiều doanh nghiệp đang xem xét triển khai hệ thống này vì quản lý và bảo trì dễ dàng hơn so với các hệ thống tổng đài truyền thống. Đồng thời có thể nhanh chóng bổ sung các tính năng và dịch vụ mới cho doanh nghiệp.

Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp đang chú ý đến Cloud PBX. Đặc biệt là các doanh nghiệp có các đặc điểm sau được kỳ vọng sẽ thu được hiệu quả cao khi triển khai hệ thống này:

• Doanh nghiệp muốn giảm chi phí cuộc gọi
• Doanh nghiệp muốn chuyển từ điện thoại cố định sang hệ thống đám mây
• Doanh nghiệp muốn hỗ trợ làm việc từ xa với khả năng xử lý cuộc gọi
• Trung tâm chăm sóc khách hàng (Call Center)

Sự khác biệt giữa PBX truyền thống và Cloud PBX

PBX truyền thống còn được gọi là PBX kế thừa. PBX truyền thống yêu cầu phải cài đặt thiết bị PBX (máy trao đổi nội bộ) và điện thoại tại từng địa điểm. Ngược lại, Cloud PBX sử dụng hệ thống PBX. Nó được lưu trữ trên đám mây qua internet, vì vậy không cần phải chuẩn bị hoặc lắp đặt thiết bị vật lý.

Khi triển khai PBX truyền thống, doanh nghiệp phải chi trả cho chi phí mua sắm thiết bị, lắp đặt. Ngoài ra còn phải việc xây dựng đường dây điện thoại. Trong khi đó, Cloud PBX giảm thiểu chi phí ban đầu và công sức, dễ dàng sử dụng hơn. Hơn nữa, tất cả các chức năng của PBX được tập trung trên đám mây. Bạn không cần cài đặt phần mềm phức tạp.

Thêm vào đó, Cloud PBX có khả năng mở rộng cao hơn. Ví dụ, khi chuyển văn phòng, bạn không cần di chuyển thiết bị. Điều bạn cần là thay đổi cấu hình, quá trình di chuyển sẽ hoàn tất một cách đơn giản.

Những trường hợp thất bại khi triển khai Cloud PBX

Cloud PBX nổi bật với tính tiện dụng cao và khả năng giảm chi phí khi triển khai. Gần đây, nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này, và có thể bạn đã thử sử dụng. Tuy nhiên, việc triển khai Cloud PBX mà không cân nhắc kỹ lưỡng có thể dẫn đến những vấn đề không mong muốn và khiến bạn phải hối tiếc.

Dưới đây là 7 ví dụ về các thất bại thường gặp khi triển khai Cloud PBX:

#1: Không thể giữ nguyên số điện thoại

Có trường hợp doanh nghiệp nghĩ rằng có thể giữ nguyên số điện thoại hiện tại khi triển khai Cloud PBX, nhưng cuối cùng số điện thoại đã bị thay đổi. Một số dịch vụ Cloud PBX không hỗ trợ chuyển số điện thoại cũ.

Nếu phải thay đổi số điện thoại, sẽ tốn chi phí và công sức. Bạn cần thông báo số điện thoại mới cho các bên liên quan, và điều này cũng làm tăng gánh nặng công việc cho nhân viên.

#2: Chất lượng cuộc gọi kém

Có trường hợp khi triển khai Cloud PBX, chất lượng cuộc gọi trở nên kém hơn so với trước. Dù có môi trường internet tốt, một số dịch vụ có thể gặp vấn đề với tiếng ồn trong cuộc gọi hoặc âm thanh không rõ ràng.

Nếu tiếp tục sử dụng dịch vụ với chất lượng âm thanh kém, bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng. Hơn nữa, việc giao tiếp không suôn sẻ có thể gây khó chịu cho đối phương. Khi chọn Cloud PBX, bạn cần chú ý không chỉ đến tính năng và chi phí mà còn cả chất lượng cuộc gọi.

#3: Không đạt được mục tiêu giảm chi phí

Cloud PBX có ưu điểm là giảm chi phí ban đầu và chi phí cuộc gọi. Tuy nhiên, có những trường hợp không đạt được mục tiêu giảm chi phí do kế hoạch sử dụng và quy mô công ty.

Để giảm chi phí nội bộ hiệu quả bằng Cloud PBX, bạn cần xem xét tổng chi phí bao gồm cả chi phí ban đầu và chi phí vận hành.

Ngoài ra, Cloud PBX cung cấp nhiều tính năng, nhưng nếu tính năng mong muốn không có trong gói cơ bản, bạn sẽ phải thêm các tùy chọn. Việc thêm nhiều tính năng, kể cả những tính năng không chắc sẽ sử dụng, có thể dẫn đến chi phí phát sinh cao hơn dự kiến.

#4: Thiếu tính năng cần thiết

Tính năng của Cloud PBX có thể khác nhau giữa các dịch vụ. Mặc dù cuộc gọi cơ bản thường có sẵn, nhưng các dịch vụ như số điện thoại miễn phí và hướng dẫn bằng giọng nói thường là các tùy chọn bổ sung.

Nếu bạn ký hợp đồng mà không kiểm tra kỹ các tính năng cơ bản và tùy chọn, có thể bạn sẽ nhận ra rằng những tính năng cần thiết không có khi bắt đầu sử dụng. Do đó, việc xác nhận các tính năng cơ bản và tùy chọn trước khi chọn Cloud PBX phù hợp với doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng.

#5: Vấn đề về bảo mật

Một trong những rủi ro khi triển khai Cloud PBX là vấn đề bảo mật. Cloud PBX có thể được sử dụng trên điện thoại thông minh cá nhân của nhân viên, do đó không cần mua thiết bị chuyên dụng như điện thoại doanh nghiệp.

Nếu nhân viên mất điện thoại, có nguy cơ rò rỉ thông tin mật hoặc dữ liệu cá nhân. Toàn bộ các thiết bị liên kết với Cloud PBX có thể gặp sự cố. Do đó, việc bảo mật thông tin là rất quan trọng. Các doanh nghiệp cần phải cẩn trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình.

#6: Nhân viên không sử dụng được hệ thống

Mặc dù Cloud PBX có nhiều tính năng hấp dẫn, nhưng vẫn có những trường hợp nhân viên không thể sử dụng hiệu quả hệ thống. Điều này thường xảy ra khi hệ thống quá phức tạp.

Nếu nhân viên gặp khó khăn trong việc sử dụng, điều này có thể làm giảm hiệu quả công việc. Vì vậy, cần đảm bảo rằng hệ thống được thiết kế dễ hiểu và dễ sử dụng.

#7: Lựa chọn thời điểm triển khai không chính xác

Nhiều người muốn ngay lập tức chuyển sang sử dụng Cloud PBX. Có thể vì không hài lòng với dịch vụ hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn đang trong thời gian hợp đồng thuê thiết bị điện thoại hoặc hợp đồng với PBX truyền thống, cần phải cẩn trọng.

Chuyển đổi dịch vụ giữa chừng có thể dẫn đến các khoản phí vi phạm hợp đồng. Nó cũng có thể gây ra chi phí thanh toán nợ còn lại. Điều này có thể gây ra những chi phí ngoài dự kiến. Để giảm thiểu chi phí không cần thiết và chuyển đổi sang Cloud PBX hiệu quả, bạn cần kiểm tra điều khoản hợp đồng hiện tại. Điều này giúp bạn hiểu rõ các cam kết và tránh các khoản phí không mong muốn. Đồng thời, lựa chọn thời điểm triển khai hợp lý là rất quan trọng.

CÁC CÁCH TRIỂN KHAI CLOUD PBX THÀNH CÔNG

Dưới đây là 6 phương pháp giúp bạn tránh những lỗi thường gặp khi triển khai Cloud PBX.

#1: Thử nghiệm chất lượng và dễ sử dụng

Để tránh thất bại trong việc triển khai Cloud PBX, việc kiểm tra chất lượng và tính dễ sử dụng là rất quan trọng. Đặc biệt, nếu chất lượng âm thanh kém, có thể dẫn đến sự cố với khách hàng. Nhiều dịch vụ cung cấp bản dùng thử. Vì vậy, hãy kiểm tra chất lượng âm thanh trước khi đưa ra quyết định. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình.

Hãy ước tính chi phí vận hành khi mở rộng nếu có dự định mở rộng quy mô. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn. Đương nhiên, hãy đảm bảo rằng giao diện dễ sử dụng ngay cả với nhân viên chưa quen với công cụ.

#2: Ước tính chi phí vận hành

Cloud PBX không chỉ có chi phí ban đầu mà còn có chi phí vận hành định kỳ. Hãy liệt kê các khoản phí như phí hàng tháng. Ngoài ra còn có chi phí tùy chọn và cước gọi để ước tính chi phí vận hành tổng cộng. Và bạn cũng nên xem xét các khoản phí khác như phí hỗ trợ kỹ thuật và phí bảo trì.

Ngoài ra, cũng cần xem xét các khoản phí khác như phí hỗ trợ kỹ thuật và phí bảo trì. Việc tính toán đầy đủ các khoản phí này giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về ngân sách cần thiết. Điều này cũng giúp bạn lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn trong việc sử dụng dịch vụ.

#3: Lập danh sách các tính năng cần thiết cho công ty

Cloud PBX cung cấp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm:

• IVR (Trả lời tự động bằng giọng nói)
• Ghi âm
• Chuyển đổi ghi âm thành văn bản
• FAX
• Tích hợp API
• SMS
• Đăng ký khiếu nại
• Gọi dự đoán (Gọi hàng loạt tự động)

Vì có nhiều tính năng khác nhau, việc chọn lựa có thể gây khó khăn. Để triển khai thành công, hãy bắt đầu bằng việc lắng nghe ý kiến từ các phòng ban. Điều này giúp bạn hiểu rõ tình hình và xác định vấn đề của công ty. Sau đó, lập danh sách các tính năng cần thiết để cải thiện. Cuối cùng, hãy chọn lựa các tính năng dựa trên chi phí vận hành.

#4: Kiểm tra hệ thống bảo mật và dịch vụ hỗ trợ

Khi triển khai Cloud PBX qua Internet, cần thiết lập hệ thống bảo mật phù hợp. Đầu tiên, hãy kiểm tra dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp. Nếu có nhiều lựa chọn, so sánh về mặt bảo mật là một cách hiệu quả.

Ngoài ra, khả năng thiết lập quyền quản trị cũng là điểm quan trọng. Quyền quản trị cho phép bạn thiết lập phạm vi xem và chỉnh sửa thông tin, giúp nâng cao bảo mật cho người sử dụng.

Cũng cần lưu ý việc quản lý ID và mật khẩu chặt chẽ, và tổ chức các buổi học về bảo mật định kỳ trong công ty.

#5: Cung cấp giải thích và hướng dẫn cho nhân viên

Để tránh thất bại khi triển khai Cloud PBX, việc giải thích và hướng dẫn cho nhân viên là rất quan trọng. Đặc biệt, đối với những nhân viên chưa quen với công cụ, cần cung cấp hướng dẫn chi tiết. Điều này sẽ đảm bảo rằng họ có thể làm việc hiệu quả sau khi triển khai. Hơn nữa, việc đào tạo liên tục cũng giúp nâng cao kỹ năng và sự tự tin của nhân viên trong việc sử dụng hệ thống mới.

Ngoài ra, sau khi sử dụng thực tế, có thể xuất hiện các câu hỏi. Vì vậy, hãy chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, bao gồm cách sử dụng và câu hỏi thường gặp, để nhân viên có thể tự giải quyết vấn đề nhanh chóng.

#6: Kiểm tra tình trạng hợp đồng của dịch vụ hiện tại

Nếu bạn chuyển đổi sang Cloud PBX trong thời gian hợp đồng của dịch vụ hiện tại, có thể phát sinh phí vi phạm hợp đồng. Để tránh chi phí không mong muốn, hãy kiểm tra tình trạng hợp đồng trước khi quyết định.

Tùy vào tình trạng hợp đồng, có thể đợi đến khi kết thúc hợp đồng hiện tại để chuyển sang Cloud PBX, điều này giúp bạn tránh thất bại.

SOKUCOM LÀ SỰ LỰA CHỌN DÀNH CHO BẠN!

Sokucom với chức năng Cloud PBX tối ưu hóa không chỉ cuộc gọi mà còn cả email, SMS, chat và fax. Điều này giúp cải thiện hiệu quả công việc trong mọi hoạt động giao tiếp. Bạn không cần lắp đặt hay thi công thiết bị PBX và điện thoại. Ngoài ra, bạn có thể tiếp tục sử dụng số điện thoại hiện tại tùy theo môi trường của mình.

Đối với khách hàng đang cân nhắc triển khai, chúng tôi tư vấn miễn phí. Sokucom cũng có dịch vụ triển khai tùy chọn, giúp bạn yên tâm ngay cả việc đào tạo nhân viên.

Tăng cường năng suất bằng cách triển khai Cloud PBX

Việc triển khai Cloud PBX có thể giúp nâng cao năng suất và cải thiện cách làm việc. Hãy thực hiện các biện pháp đã được giới thiệu và chọn dịch vụ phù hợp với công ty của bạn. Để hiểu rõ hơn về các cách nâng cao hiệu quả, hãy tham khảo bài viết bên dưới

https://blog.sokucom.vn/nang-tam-quan-ly-nang-cao-hieu-qua-cung-sokucom/

Sokucom là nền tảng giao tiếp đa kênh, nâng cao năng suất trong tất cả các hoạt động giao tiếp. Với khả năng phản hồi nhanh và gửi tin nhắn hàng loạt, Sokucom cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Bạn có thể dễ dàng cấu hình nền tảng theo nhu cầu của công ty từ giao diện quản lý. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh các tính năng theo ý muốn.
———————————-

☀️ Sokucom Vietnam – Nền tảng giao tiếp đa kênh

🏢 Tầng 5, 94 Hồ Nghinh – Sơn Trà – Đà Nẵng

📞Liên hệ 0868 203 539 để được tư vấn rõ hơn!

🌐 Sokucom.vn