Các Bước Xây Dựng Tổng Đài Ảo Cho Sale Mà Doanh Nghiệp Cần Biết

Tổng đài ảo hoạt động trên không gian mạng, với những ưu điểm nổi bật về tính linh hoạt, kịp thời, là giải pháp hữu ích để tăng hiệu quả quản lý cho ngành Sale. Để xây dựng tổng đài ảo cho Sale, các doanh nghiệp cần nghiên cứu và nắm rõ 12 bước cơ bản. Cùng Sokucom tìm hiểu quá trình lắp đặt tổng đài ảo trong bài viết này nhé!

Nội dung

1 1. Tổng đài ảo quản lý Sale như thế nào?
2 2. 12 bước xây dựng tổng đài ảo cho Sale
3 3. Lưu ý một số nhược điểm khi xây dựng tổng đài ảo cho Sale
4 Liên hệ Sokucom – nền tảng giao tiếp đa kênh

1. Tổng đài ảo quản lý Sale như thế nào?

Tổng đài ảo cho Sale là hệ thống tiếp nhận và xử lý cuộc gọi thông qua internet thay vì sử dụng thiết bị tổng đài truyền thống.

Chúng ta có thể thấy tổng đài ảo là công cụ giúp quản lý chất lượng làm việc của nhân viên và chuyên nghiệp hoá dịch vụ khách hàng từ xa. Khác với hệ thống tổng đài truyền thống kết nối với dây cáp thoại rườm rà, tốn nhiều chi phí lắp đặt và bảo trì, tổng đài ảo hoàn toàn tiện lợi khi sử dụng bằng kết nối internet linh động trên nhiều thiết bị như: smartphone, laptop. Để nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu.

Dựa vào đặc điểm này, tổng đài ảo quản lý khách hàng qua tính năng CRM-mini, lưu trữ và truy xuất thông tin. Mọi cuộc gọi ra vào, cuộc gọi nhỡ, thời gian gọi,… đều được thống kê và báo cáo chi tiết. Doanh nghiệp có thể chủ động quản lý bất cứ khi nào.

2. 12 bước xây dựng tổng đài ảo cho Sale

Để có một hệ thống tổng đài ảo linh hoạt và hiệu quả, hỗ trợ tối đa cho hoạt động kinh doanh của bộ phận Sale, doanh nghiệp nên lắp đặt tổng đài ảo thông qua 12 bước sau đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu hệ thống điện thoại

Trước khi chuyển từ tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo, hãy liệt kê rõ số lượng người dùng, chi phí, yêu cầu pháp lý và thiết bị cần thiết. Xác định mong muốn từ dịch vụ điện thoại mới, như khả năng gọi quốc tế hoặc kết nối với nhân viên di động.

Bước 2: Ưu tiên các tính năng theo nhu cầu:

Chọn các tính năng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp như tiếp viên tự động, định tuyến cuộc gọi, ghi âm và quản lý danh sách khách hàng. Cân nhắc các tính năng như tích hợp CSKH qua email/SMS và báo cáo thời gian thực.

Bước 3: Kiểm tra băng thông:

Đảm bảo hệ thống mạng đủ băng thông (khoảng 100 Kbps trên mỗi dòng) để duy trì chất lượng cuộc gọi. Có thể cần đường truyền riêng nếu hệ thống tổng đài chia sẻ với nhiều thiết bị.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị đầu cuối:

Chọn thiết bị phù hợp cho nhân viên, như Softphone cho nhân viên di chuyển nhiều, hoặc IP Phone và tai nghe cho nhân viên làm việc tại văn phòng.

Bước 5: Chuyển đổi số điện thoại:

Giữ lại số điện thoại cũ hoặc đăng ký số VoIP mới tùy theo nhu cầu thương hiệu. Việc chuyển đổi này giúp giữ lại đầu số hiện tại và tận dụng tối đa lợi ích của VoIP.

Bước 6: Thêm và quản lý người dùng:

Lên danh sách người dùng, số nhánh và quyền hạn, đặc biệt với doanh nghiệp lớn có phòng ban phức tạp. Việc này giúp quản lý dễ dàng và linh hoạt.

Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối:

Cấu hình thiết bị như IP Phone hoặc Softphone và chuẩn bị tai nghe, đảm bảo sẵn sàng cho nhân viên sử dụng ngay khi cài đặt xong.

Bước 8: Thiết kế kịch bản cuộc gọi:

Xây dựng kịch bản IVR rõ ràng để hướng dẫn khách hàng. VoIP cho phép thay đổi kịch bản dễ dàng, giúp doanh nghiệp điều chỉnh theo nhu cầu.

Bước 9: Xác minh kết nối mạng:

Kiểm tra kết nối VoIP bằng cách gọi thử, đảm bảo hệ thống hoạt động tốt, âm thanh rõ ràng, và không có lỗi trong quá trình nghe gọi.

Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh:

Đảm bảo các extensions ở đúng vị trí và thuộc đúng nhóm/phòng ban. Kiểm tra lại bằng cách gọi nội bộ để xác nhận.

Bước 11: Xây dựng lời chào chuyên nghiệp:

Tạo lời chào để tăng tính chuyên nghiệp và khẳng định thương hiệu. Lời chào có thể thay đổi linh hoạt dựa trên nhu cầu doanh nghiệp.

Bước 12: Kích hoạt các tính năng bổ sung:

Cài đặt các tính năng hỗ trợ như chuyển văn bản thành âm thanh, tích hợp CRM hoặc báo cáo nâng cao để tối ưu quy trình và tăng năng suất.

3. Lưu ý một số nhược điểm khi xây dựng tổng đài ảo cho Sale

Để nâng cao, tối ưu hiệu quả của hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể tham khảo một số nhược điểm của hệ thống này rồi tìm cách khắc phục, cải thiện.

Phụ thuộc vào đường truyền Internet: Chất lượng cuộc gọi bị ảnh hưởng nếu đường truyền không ổn định, dẫn đến hiện tượng ngắt quãng, giật, và trì hoãn khi trao đổi với khách hàng.
Rủi ro khi mất điện hoặc mạng: Khi gặp sự cố về điện hoặc mạng Internet, hoạt động tổng đài có thể bị gián đoạn. Các cuộc gọi đến phải được chuyển tiếp qua số di động dự phòng để duy trì dịch vụ.
Ảnh hưởng từ cấu hình thiết bị: Nếu người dùng sử dụng máy tính chạy nhiều chương trình hoặc máy tính quá cũ, chất lượng cuộc gọi sẽ giảm do máy bị quá tải.

Tạm kết

Như vậy, tổng đài ảo không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại sự tiện lợi cho nhân viên, cho phép họ dễ dàng theo dõi và tương tác với khách hàng mọi lúc, mọi nơi. Chính những lợi ích vượt trội này khiến tổng đài ảo trở thành lựa chọn ngày càng cần thiết cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là trong việc hỗ trợ và nâng cao hiệu quả công việc của đội ngũ Sale.