BPO Là Gì? Giải Pháp Tối Ưu Hóa Doanh Nghiệp Thời 4.0

Sau khi đã tìm hiểu BPO là gì, nhiều doanh nghiệp sẽ tiến hành việc thuê một đơn vị khác thực hiện một quy trình mà doanh nghiệp đó cần để vận hành cả doanh nghiệp được suôn sẻ. Việc thuê ngoài các đơn vị thực hiện một quy trình kinh doanh của doanh nghiệp là để doanh nghiệp đó tập trung và phần cốt lõi cần chú ý, còn phần được thuê ngoài thì không thực sự quá quan trọng, hoặc không quá cần thiết để có bộ phận chuyện biệt trong doanh nghiệp. Trong bài viết này, Sokucom sẽ giải thích khái niệm BPO, lợi ích, các loại hình BPO và xu hướng hiện tại.

Nội dung

1 Giải thích khái niệm BPO
2 Những lợi ích đạt được BPO mang lại cho doanh nghiệp
3 Các lĩnh vực thường được doanh nghiệp ứng dụng BPO
4 Rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt với BPO
5 Tương lai phát triển của BPO
6 Câu hỏi thường gặp với BPO
7 Liên hệ Sokucom – nền tảng giao tiếp đa kênh

Giải thích khái niệm BPO

Nếu chưa hiểu BPO là gì, thì bạn nên hiểu rằng đó là viết tắt của từ tiếng Anh là Business Process Outsourcing. Dịch là “thuê ngoài quy trình kinh doanh”, là doanh nghiệp sẽ thuê đơn vị bên ngoài để thực hiện một quy trình cần có để doanh nghiệp có thể vận hành như thường. BPO (Business Process Outsourcing) rất dễ thấy hiện nay ở các doanh nghiệp.

Thường thì những quy trình được thuê bên ngoài là không cốt lõi, như là bộ phận kế toán, bộ phận viết nội dung, bộ phận chăm sóc khách hàng… Quy trình BPO thường được giao cho các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ, nhằm để giảm chi phí và nâng cao hiệu suất phục vụ cho cả bộ máy doanh nghiệp.

Một vài ví dụ có thể kể tới như việc doanh nghiệp thuê đơn vị chuyên công nghệ thông tin, đơn vị chuyên kế toán….

Những lợi ích đạt được BPO mang lại cho doanh nghiệp

Bộ phận lãnh đạo nhiều doanh nghiệp, khi tìm hiểu BPO là gì cũng nhận thấy nhiều lợi ích, mà xu hướng này mang lại cho doanh nghiệp. Có thể kể đến:

Tiết kiệm chi phí. Việc phải thành lập một bộ phận cần có sẽ tiêu tốn chi phí nhân lực và cả chi phí vận hành cho bộ phận đó. Việc thuê bên ngoài một đơn vị khác sẽ vừa đảm bảo quy trình vận hành của doanh nghiệp, vừa tối ưu chi phí không cần bỏ ra.
Chú trọng vào giá trị cốt lõi. Doanh nghiệp chỉ tập trung tối đa vào những bộ phận cốt lõi được thành lập bên trong, như bộ phận Marketing, bộ phận kinh doanh…
Tiếp cận được công nghệ hiện đại. Những công nghệ hiện đại áp dụng vào quy trình vận hành, mà doanh nghiệp không phải đầu tư trực tiếp cho các công nghệ đó. Điều này rất được bộ phận lãnh đạo các doanh nghiệp hài lòng khi tìm hiểu BPO là gì trong thời đại công nghệ số.
Hiệu quả hoạt động được nâng cao. Những đơn vị được thuê ngoài bằng BPO do có kinh nghiệm chuyên môn cao, nên sẽ cải thiện hiệu suất công việc đáng kể.
Linh hoạt và mở rộng quy mô. Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô các dịch vụ khi nhu cầu kinh doanh thay đổi mà không cần thay đổi hệ thống nội bộ.

Các lĩnh vực thường được doanh nghiệp ứng dụng BPO

Đầu tiên là công nghệ thông tin. Thời đại công nghệ thông tin nên các đơn vị được thuê ngoài về lĩnh vực này rất được chú ý. Việc quản lý cơ sở hạ tầng công nghệ, và phát triển phần mềm là các dịch vụ phổ biến mà doanh nghiệp thường thuê ngoài.
Thứ hai là nhân sự. Các doanh nghiệp có thể thuê đơn vị bên ngoài để quản lý nhân sự thấu đáo.
Thứ ba là kế toán. Các dịch vụ kế toán, thuế, và báo cáo tài chính thường được thuê ngoài để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, việc tìm hiểu BPO là gì lại đem tới một sự hỗ trợ đắc lực từ bên ngoài.
Thứ tư là xử lý dữ liệu hay sáng tạo nội dung. Việc nhập liệu và xử lý các dữ liệu có thể được các đơn vị BPO tiến hành rất chuẩn xác. Song song với đó, việc sáng tạo nội dung cũng được tiến hành hiệu quả.

Rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt với BPO

Việc thuê quy trình kinh doanh bên ngoài rất phổ biến, nhưng không chỉ có lợi ích, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với các rủi ro do BPO đem lại.

Rủi ro khi bảo mật thông tin. Những thông tin quan trọng được chuyển giao cho đơn vị bên ngoài doanh nghiệp có thể gây nguy cơ về bảo mật. Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ BPO không bảo mật được thông tin, sẽ có những sự cố đáng tiếc xảy ra.
Thiếu kiểm soát trực tiếp. Vì là thuê quy trình kinh doanh bên ngoài, nên các bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp khó có thể kiểm soát hết các hoạt động. Điều này có thể dẫn tới các sai sót, hoặc những rắc rối không đáng có.
Phụ thuộc và không chủ động. Vì thuê đơn vị khác thực hiện quy trình, vậy nên có thể gây phụ thuộc và khó khăn, nếu muốn thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ BPO, hoặc thành lập bộ phận nội bộ thay thế cho bên cung cấp BPO.
Sự khác biệt văn hóa và ngôn ngữ. Việc thuê đơn vị cung cấp BPO không chỉ có trong nước, nhiều doanh nghiệp còn sử dụng dịch vụ BPO ở ngoài nước. Điều này dẫn tới những rào cản về văn hóa và ngôn ngữ không ít.Như vậy, nếu thấy được những lợi ích trong việc tìm hiểu BPO là gì, thì cũng nên cân nhắc kỹ về những rủi ro có thể gặp phải.

Tương lai phát triển của BPO

Vì đây là thời đại số, là giai đoạn 4.0 nên dịch vụ BPO cũng sẽ được phát triển không ngừng, để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Đầu tiên có thể kể đến việc tăng cường trí tuệ nhân tạo. Chắc chắn là ngay cả các thành viên của các đơn vị cung cấp dịch vụ BPO cũng luôn tìm hiểu AI là gì. Tiếp đến là tăng cường tính bảo mật bởi tạo ra uy tín nhất định với các doanh nghiệp, và cũng là không ảnh hưởng pháp luật. Cuối cùng là tăng cường sự chuyên nghiệp và nâng cao dịch vụ hơn nữa, vì xã hội càng phát triển, thì yêu cầu càng cao, do đó các đơn vị BPO cũng luôn nâng cao khả năng, dễ nhận thấy nhất là công nghệ đám mấy đã được sử dụng rất nhiều ở các đơn vị BPO hiện nay.

Câu hỏi thường gặp với BPO

Với các giải thích ở trên, vậy là có thể hiểu rõ BPO là gì. Nhưng vẫn còn 1 câu hỏi, đó là BPO thực sự là có phân biệt loại hình hay kiểu hoạt động không?

Trả lời: Thực ra, có thể chia BPO ra làm 3 loại hình hoạt động chính hiện nay:

BPO trong nước. Là doanh nghiệp trong nước thuê đơn vị cung cấp BPO ở ngay trong nước đó.

BPO ngoài nước. Là doanh nghiệp trong nước sẽ thuê đơn vị cung cấp BPO ở nước ngoài. Điều này rất dễ thấy với các doanh nghiệp nước ngoài hay thuê các đơn vị BPO ở Việt Nam về lĩnh vực công nghệ thông tin. Tuy nhiên, sẽ gặp phải rào cản về văn hóa, ngôn ngữ, và có thể là cả hành vi sinh hoạt về múi giờ.

BPO cả trong và ngoài nước. Điều này tùy thuộc vào nhu cầu và quyết định của bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp.

Như vậy, Sokucom đã có thể cho biết rõ về BPO là gì. Vai trò của BPO với các doanh nghiệp trong bối cảnh kỹ thuật số hiện tại là vô cùng có ích. Vác doanh nghiệp có thể xem xét BPO như một chiến lược để tối ưu hóa hiệu suất, tiết kiệm chi phí và tập trung vào các hoạt động cốt lõi. Dĩ nhiên là phải đảm bảo được độ bảo mật thông tin.