Hướng Dẫn Cách Xây Dựng Tổng Đài Ảo Cho Nha Khoa

Việc quản lý cuộc hẹn và tư vấn khách hàng hiệu quả là yếu tố quan trọng trong hoạt động của các phòng khám nha khoa. Tuy nhiên, với lượng khách hàng ngày càng tăng, không phải lúc nào đội ngũ nhân viên cũng có thể xử lý mọi yêu cầu một cách kịp thời. Xây dựng tổng đài ảo cho nha khoa là một giải pháp hữu ích giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Cùng Sokucom tham khảo cách xây dựng tổng đài ảo cho nha khoa đơn giản và tiết kiệm nhé!

1. Có cần xây dựng tổng đài ảo cho ngành nha khoa không?

Việc thực hiện các dịch vụ nha khoa như làm răng hay chỉnh sửa trên khuôn mặt không chỉ liên quan đến yếu tố thẩm mỹ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, khiến khách hàng thường cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định. Để thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ không phải điều dễ dàng. Trong khi website chỉ cung cấp thông tin một cách thụ động và không thể hiểu rõ nhu cầu cụ thể của khách hàng, việc chăm sóc khách hàng lại có khả năng lắng nghe và giải đáp nhanh chóng các thắc mắc. Điều này giúp giải quyết kịp thời các lo lắng, từ đó xây dựng lòng tin và tạo cảm giác được chia sẻ, thấu hiểu cho khách hàng. 

Vì vậy, việc xây dựng tổng đài ảo cho nha khoa là cần thiết để nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng khả năng thuyết phục họ sử dụng dịch vụ.

2. Những lợi ích khi xây dựng tổng đài ảo cho ngành nha khoa

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng tổng đài ảo giúp giảm đáng kể hóa đơn điện thoại hàng tháng. Bằng cách tận dụng đường truyền internet, nha khoa có thể thực hiện cuộc gọi với chi phí thấp, nhất là khi liên lạc với bệnh nhân ở xa. Cụ thể, mỗi tháng bạn chỉ cần bỏ ra 50% chi phí so với hệ thống analog là đã có thể kết nối với khách hàng.

Chất lượng âm thanh cao

VoIP cung cấp chất lượng âm thanh HD, giúp các cuộc trò chuyện diễn ra rõ ràng và suôn sẻ. Điều này không chỉ tạo sự chuyên nghiệp mà còn giúp xây dựng mối quan hệ tin cậy với bệnh nhân.

Quản lý khách hàng hiệu quả

Hệ thống tổng đài ảo tích hợp với phần mềm quản lý khách hàng (CRM), giúp việc theo dõi lịch hẹn và hồ sơ bệnh nhân trở nên dễ dàng hơn. Tính năng tự động nhắc nhở sẽ giúp phòng khám không bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn nào.

Ghi âm cuộc gọi

Tính năng ghi âm cho phép lưu trữ các cuộc trò chuyện với bệnh nhân, đảm bảo mọi thông tin đều được ghi nhận đầy đủ. Điều này cũng hỗ trợ trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ thông qua việc xem lại các cuộc gọi.

Tính linh hoạt

Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet. Họ có thể nhận cuộc gọi từ bệnh nhân, giải đáp thắc mắc và sắp xếp lịch hẹn một cách thuận tiện.

Tự động hóa quy trình

Tổng đài ảo giúp xử lý cuộc gọi một cách nhanh chóng và hiệu quả, tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ cuộc gọi đầu tiên. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tăng cường sự hài lòng.

Bảo mật thông tin

Với các tính năng bảo mật mạnh mẽ, tổng đài ảo đảm bảo dữ liệu nhạy cảm của bệnh nhân được bảo vệ khỏi các truy cập trái phép, giữ cho thông tin cá nhân luôn an toàn.

3. Gợi ý cách xây dựng tổng đài ảo cho nha khoa

Để xây dựng tổng đài ảo cho nha khoa, các bạn có thể liên hệ với các bên thứ ba (như Omicall) để được hỗ trợ lắp đặt nhanh chóng.

Ngoài ra, dưới đây là 12 bước xây dựng tổng đài ảo cơ bản để các nha khoa tham khảo:

Bước 1: Xác định nhu cầu hệ thống điện thoại

• Lập danh sách nhu cầu: Ghi lại số lượng người dùng, chi phí dự kiến, và các yêu cầu pháp lý.
• Xem xét mục tiêu: Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp như sử dụng softphone cho nhân viên bên ngoài hay gọi điện quốc tế với giá cả hợp lý.

Bước 2: Ưu tiên các tính năng

• Xem xét các tính năng của VoIP: Nắm rõ những tính năng quan trọng như tiếp viên tự động, định tuyến cuộc gọi và ghi âm cuộc gọi.
• Lựa chọn dựa trên nhu cầu: Chọn các tính năng phù hợp với nhu cầu cụ thể của nha khoa.

Bước 3: Kiểm tra băng thông

• Đảm bảo đủ băng thông: Kiểm tra tốc độ internet để đáp ứng yêu cầu của VoIP (100 Kbps trên mỗi dòng).
• Chú ý đến độ trễ và jitter: Đảm bảo độ trễ dưới 150 mili giây và jitter dưới 20 mili giây.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Chọn thiết bị phù hợp: Lựa chọn giữa softphone cho nhân viên di động và IP phone hoặc tai nghe cho nhân viên tại văn phòng.

Bước 5: Chuyển đổi số điện thoại

Đăng ký đầu số mới hoặc chuyển đổi đầu số cũ: Nếu cần, bạn có thể giữ lại đầu số hiện tại hoặc đăng ký một đầu số VoIP mới.

Bước 6: Thêm và quản lý người dùng

• Lập danh sách người dùng: Liệt kê các nhân viên, tiện ích mở rộng và quyền truy cập để sẵn sàng cho ngày đầu tiên hoạt động.
• Phân chia nhóm cho tổ chức lớn: Đối với các doanh nghiệp lớn, cần quản lý theo nhóm và phòng ban cụ thể.

Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối

Cài đặt thiết bị: Nếu sử dụng softphone, liên hệ với nhà cung cấp để thiết lập tài khoản. Nếu dùng IP phone, chỉ cần kết nối và cấp nguồn cho thiết bị.

Bước 8: Thiết kế kịch bản cuộc gọi

• Lên kịch bản IVR: Thiết kế luồng cuộc gọi rõ ràng để khách hàng dễ dàng thao tác.
• Thay đổi kịch bản dễ dàng: Bạn có thể cập nhật kịch bản khi cần.

Bước 9: Xác minh kết nối mạng

Kiểm tra kết nối: Đảm bảo rằng kết nối mạng và hệ thống điện thoại đang hoạt động bình thường.

Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh

Kiểm tra cấu hình máy nhánh: Đảm bảo các máy nhánh được cấu hình đúng và hoạt động hiệu quả.

Bước 11: Xây dựng lời chào chuyên nghiệp

Tạo lời chào: Lời chào chuyên nghiệp giúp nâng cao thương hiệu và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Bước 12: Kích hoạt các tính năng bổ sung

Thiết lập các tính năng nâng cao: Cài đặt thêm các tính năng hỗ trợ để cải thiện quy trình làm việc và nâng cao năng suất.

---

Liên hệ Sokucom – nền tảng giao tiếp đa kênh

Hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi, bạn sẽ có được những thông tin và kiến thức chi tiết về nền tảng giao tiếp đa kênh Sokucom.

     CSKH: 02871 067 893

     Website: Sokucom.vn

Nơi trang bị tất cả các công cụ liên lạc và các chức năng khác nhau cần thiết cho dịch vụ khách hàng.