Những Thuật Ngữ Của Tổng Đài Ảo Nhất Định Phải Biết

Với sự phát triển của thời đại công nghệ số hiện nay, tổng đài ảo ngày càng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Do đó, việc hiểu rõ các thuật ngữ của tổng đài ảo là cần thiết, giúp cho việc sử dụng và quản lý hệ thống tổng đài ảo hiệu quả. Hãy theo dõi bài viết dưới đây, SOKUCOM sẽ làm rõ các thuật ngữ nhé!

Nội dung

1 Tổng đài ảo là gì?
2 Tại sao cần phải hiểu rõ các thuật ngữ của tổng đài ảo?
3 Các thuật ngữ quan trọng nhất định phải biết của tổng đài ảo
4 Những lợi ích to lớn khi hiểu rõ về các thuật ngữ của tổng đài ảo
5 Một số mẹo để có thể làm quen với các thuật ngữ của tổng đài ảo
6 Kết luận
7 Liên hệ với nền tảng giao tiếp đa kênh SOKUCOM

Tổng đài ảo là gì?

Là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, không yêu cầu cơ sở hạ tầng phần cứng tại chỗ. Thay vì sử dụng các tổng đài vật lý truyền thống, tổng đài ảo quản lý và điều phối các cuộc gọi thông qua kết nối Internet, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình giao tiếp.

>>> Xem ngay: GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI ẢO – LỰA CHỌN HOÀN HẢO CHO DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI

Tại sao cần phải hiểu rõ các thuật ngữ của tổng đài ảo?

Mục đích hiểu rõ các thuật ngữ của tổng đài ảo là để dễ dàng trao đổi với nhà cung cấp và sử dụng hệ thống hiệu quả hơn. Đây cũng là những kiến thức cần thiết để lựa chọn ra nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hợp lý nhất, phù hợp với các hoạt động hiện tại, và có thể mở rộng các tính năng cho sự phát triển quy mô doanh nghiệp trong tương lai.

>>> Xem ngay: TOP Những Nhà Cung Cấp Tổng Đài Ảo Tốt Nhất Hiện Nay

Các thuật ngữ quan trọng nhất định phải biết của tổng đài ảo

Dưới đây là danh sách các thuật ngữ của tổng đài ảo nhất định phải biết rõ:

VoIP (Voice over Internet Protocol): Đây là công nghệ cho phép truyền tải giọng nói qua mạng Internet thay vì qua đường dây điện thoại truyền thống. Đồng thời, VoIP cũng là nền tảng chính của các hệ thống tổng đài ảo hiện đại.

>>> Tìm hiểu ngay: Chi Tiết Mức Giá Của Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Cho Doanh Nghiệp

SIP (Session Initiation Protocol): LàGiao thức tiêu chuẩn dùng để thiết lập, quản lý và kết thúc các cuộc gọi qua VoIP. Giao thức này được sử dụng để kết nối các thiết bị như điện thoại IP và hệ thống tổng đài.
SIP Trunking: Là dịch vụ cho phép doanh nghiệp kết nối tổng đài nội bộ (PBX) với mạng điện thoại công cộng thông qua giao thức SIP. Ưu điểm của dịch vụ này là giảm chi phí so với sử dụng đường dây truyền thống.
PBX (Private Branch Exchange): Là hệ thống tổng đài nội bộ dùng để quản lý các cuộc gọi trong doanh nghiệp. Tổng đài ảo PBX là phiên bản hiện đại hóa của PBX truyền thống.
IVR (Interactive Voice Response): Đây là hệ thống trả lời tự động, cho phép người gọi tương tác với các tùy chọn qua bàn phím hoặc giọng nói. IVR có thể hỗ trợ cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm khối lượng công việc của nhân viên.
DID (Direct Inward Dialing): Là tính năng quay số trực tiếp, dễ hiểu hơn thì số điện thoại trực tiếp để gọi vào từng phòng ban hoặc nhân viên mà không cần thông qua tổng đài viên.

Codec: Đây là phần mềm/hardware nén và giải nén âm thanh trong quá trình truyền tải cuộc gọi VoIP. Ví dụ có thể kể tới như G.711, G.729.
QoS (Quality of Service): Là công nghệ quản lý và tối ưu hóa chất lượng cuộc gọi, đảm bảo âm thanh rõ ràng và không bị gián đoạn.
Softphone: Ứng dụng điện thoại hoạt động trên thiết bị di động hoặc máy tính, thay thế điện thoại bàn.
Call Center vs Contact Center: Call Center là tập trung vào xử lý cuộc gọi, trong khi đó, Contact Center tập trung vào mở rộng xử lý qua nhiều kênh như email, chat, mạng xã hội.
API (Application Programming Interface): Đây là giao diện lập trình cho phép tích hợp tổng đài ảo với các phần mềm khác như CRM, ERP.
Hosted PBX: Là hệ thống tổng đài được lưu trữ và quản lý trên đám mây bởi nhà cung cấp dịch vụ.
CMR (Customer Relationship Management): Hệ thống lưu trữ và đồng bộ dữ liệu khách hàng. Thông qua hệ thống CMR, các doanh nghiệp có thể quản lý thông tin, phân tích và xử lý, từ đó cá nhân hóa khi chăm sóc khách hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng trong mọi tình huống. Đây được xem là một thuật ngữ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hiểu về các thuật ngữ của tổng đài ảo.
Voicemail: Hệ thống hộp thư thoại, hay nói cách khác là máy trả lời tự động. Hộp thư thoại sẽ cho phép người gọi truyền đạt những gì muốn gửi đến người nghe thông qua hình thức ghi âm và lưu trữ. Người nhận có thể nhận được bất cứ khi nào sẵn sàng bắt máy. Ngoài ra, người gọi sẽ được phép lựa chọn yêu cầu gọi lại, hoặc để lại lời nhắn.
Transfer Call: Thuật ngữ chỉ hành động chuyển tiếp cuộc gọi từ một người nhận ban đầu sang một người khác hoặc một bộ phận khác trong hệ thống tổng đài. Đây là tính năng phổ biến trong các tổng đài, đặc biệt là tổng đài ảo, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Telemarketing và Telesale: Là hai hình thức liên lạc qua điện thoại nhằm mục đích kinh doanh, bán hàng hoặc tiếp thị. Trong hệ thống tổng đài ảo, cả hai phương pháp này được hỗ trợ bởi các công nghệ hiện đại như VoIP, CRM, và các tính năng tự động hóa để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
ACD (Automatic Call Distribution): Hệ thống phân phối cuộc gọi tự động, được sử dụng để quản lý và điều phối các cuộc gọi đến trong hệ thống tổng đài. Hệ thống này giúp chuyển hướng cuộc gọi đến đúng nhân viên, bộ phận phù hợp, hoặc hàng chờ, dựa trên các quy tắc đã được thiết lập trước.

Những lợi ích to lớn khi hiểu rõ về các thuật ngữ của tổng đài ảo

Hiểu rõ các thuật ngữ của tổng đài ảo có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn với hoạt động của doanh nghiệp.

Thứ nhất: Hiểu rõ nhu cầu và lựa chọn dịch vụ phù hợp. Giúp doanh nghiệp lựa chọn gói dịch vụ hoặc tính năng đáp ứng đúng yêu cầu.
Thứ hai: Dễ dàng trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ. Hiểu thuật ngữ giúp giảm hiểu lầm trong quá trình tư vấn và triển khai. Doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian trao đổi để lựa chọn mức độ dịch vụ hợp lý nhất.
Thứ ba: Tối ưu hóa việc sử dụng tổng đài ảo. Có thể sử dụng đầy đủ các tính năng và tận dụng tối đa lợi ích từ hệ thống.

Một số mẹo để có thể làm quen với các thuật ngữ của tổng đài ảo

Tìm hiểu qua tài liệu chính thức của nhà cung cấp.
Tham gia các khóa học hoặc hội thảo chuyên đề về tổng đài ảo.
Thực hành sử dụng hệ thống tổng đài ảo thực tế.

Kết luận

Như vậy, nắm vững các thuật ngữ của tổng đài ảo giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn về hệ thống và tận dụng hiệu quả các tính năng hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với các nhà cung cấp uy tín để được tư vấn chi tiết.