Tổng Đài Ảo: Lựa Chọn Thông Minh Cho Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số

Trong thời đại chuyển đổi số, tổng đài ảo trở thành lựa chọn hàng đầu nhờ tính linh hoạt, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Vì thế, việc thuê tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp chuyển đổi số được xem là xu hướng phổ biến. Trong bài viết này, SOKUCOM sẽ phân tích lý do doanh nghiệp nên thuê tổng đài ảo, các lợi ích, đặc điểm và cách triển khai phù hợp.

Tổng quan về tổng đài ảo

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo (Cloud PBX hoặc Virtual PBX) là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, không yêu cầu cơ sở hạ tầng phần cứng tại chỗ. Thay vì sử dụng các tổng đài vật lý truyền thống, tổng đài ảo quản lý và điều phối các cuộc gọi thông qua kết nối Internet, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình giao tiếp.

Hiện nay xuất hiện khá nhiều đơn cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với nhiều công nghệ hiện đại và chi phí rất tiết kiệm. Vậy nên thuê tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp chuyển đổi số được xem là xu hướng hiện nay.

Tại sao tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp chuyển đổi số?

Tổng đài ảo có tính hiện đại và tích hợp dễ dàng với các hệ thống quản lý khác như CRM, ERP.

Đem lại khả năng hỗ trợ làm việc từ xa và kết nối liên lạc linh hoạt giữa các bộ phận

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo – Bước Đi Thông Minh Của Doanh Nghiệp Thời Đại Số

Lợi ích của việc thuê tổng đài ảo trong chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

1. Thứ nhất: Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Doanh nghiệp không cần mua sắm phần cứng hay thiết bị phức tạp. Điều đó giúp giảm chi phí bảo trì, nâng cấp hệ thống.
2. Thứ hai: Đảm bảo tính linh hoạt và mở rộng dễ dàng. Doanh nghiệp có thể mở rộng số lượng máy nhánh, đầu số nhanh chóng khi cần. Ngoài ra còn phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi quy mô liên tục.
3. Thứ ba: Hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả. Nhân viên có thể kết nối với hệ thống từ bất kỳ đâu, chỉ cần có internet. Không chỉ vậy, tổng đài ảo giúp tăng hiệu suất và duy trì liên lạc ngay cả trong tình huống khẩn cấp.
4. Thứ tư: Tích hợp công nghệ hiện đại. Ưu điểm của tổng đài ảo là kết nối dễ dàng với các công cụ như chatbot, AI hỗ trợ chăm sóc khách hàng, quản lý dữ liệu tập trung. Các hoạt động được tự động hóa quy trình với IVR, ghi âm cuộc gọi, và báo cáo phân tích chi tiết.
5. Thứ năm: Tăng cường trải nghiệm khách hàng. Các đầu số chuyên nghiệp (1800, 1900, hoặc đầu số riêng của doanh nghiệp). Doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ 24/7 nhờ hệ thống tự động. Trải nghiệm khách hàng được cải thiện và tăng cao tối đa. Doanh nghiệp sẽ xây dựng được uy tín vững chắc với khách hàng.

Qua những lợi ích to lớn kể trên, việc thuê tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp chuyển đổi số là việc rất nên làm trong thời đại kỷ nguyên số như hiện nay.

>>> Tìm hiểu ngay: Cần Hiểu Rõ Tổng Đài Ảo Và Tổng Đài Truyền Thống Có Gì Khác

Quy trình thuê và triển khai tổng đài ảo

1. Bước 1: Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Có thể liên hệ với các nhà cung cấp uy tín để được tư vấn.
2. Bước 2: Ký kết hợp đồng và chọn gói dịch vụ. Phải có sự đảm bảo điều khoản rõ ràng về hỗ trợ kỹ thuật, nâng cấp và bảo mật.
3. Bước 3: Cài đặt và tích hợp hệ thống. Có sự triển khai hệ thống theo nhu cầu doanh nghiệp. Đi kèm với đó là tích hợp với các phần mềm quản lý hiện tại.
4. Bước 4: Đào tạo và kiểm tra vận hành. Tiến hành hướng dẫn và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống hiệu quả. Và cuối cùng là cần phải kiểm tra thử nghiệm để đảm bảo vận hành mượt mà.

Những yếu tố cần lưu ý khi thuê nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo

Khi quyết định thuê tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp chuyển đổi số, thì cần lưu ý kỹ những điều sau đây:

• Nhu cầu của doanh nghiệp. Nên có sự xác định quy mô doanh nghiệp, số lượng nhân viên sử dụng tổng đài. Qua đó, xác đinh được tính năng cần thiết như ghi âm, IVR, tích hợp CRM.
• Nhà cung cấp dịch vụ. Xem xét uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp. Tìm hiểu rõ về chính sách hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành.
• Chi phí dịch vụ. Nên so sánh các gói dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp. Có thể xem xét các khoản phí phát sinh (nếu có).
• Khả năng mở rộng trong tương lai. Cần phải đảm bảo hệ thống có thể đáp ứng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
• Bảo mật dữ liệu. Nên chọn nhà cung cấp có các tiêu chuẩn bảo mật cao để đảm bảo an toàn thông tin khách hàng và doanh nghiệp.

Những nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất hiện nay

Có thể kể đến những nhà cung cấp tổng đài ảo rất uy tín tại Việt Nam hiện nay. Đó là:

• FPT Telecom: Là nhà cung cấp nổi tiếng nhất trong top nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất hiện nay. Ưu điểm của FPT Telecom đó là cơ sở hạ tầng mạng mạnh, đảm bảo kết nối ổn định.
• Viettel: Thương hiệu này có sự nổi bật là hỗ trợ nhiều tính năng thông minh như IVR, ACD, ghi âm cuộc gọi. Đi kèm là hệ thống ổn định, phục vụ trên toàn quốc. Ưu điểm của Viettel đó là có thương hiệu vững chắc, uy tín đã được xây dựng lâu năm, hỗ trợ kỹ thuật tốt.
• VNPT: Nhà cung cấp VNPT có tính năng nổi bật đó là hệ thống tổng đài mạnh mẽ, ổn định, và hỗ trợ đa nền tảng. Đây được đánh giá là một thế mạnh nổi trội của thương hiệu này. Ưu điểm có thể kể đến là uy tín thương hiệu, phạm vi triển khai rộng.
• Sokucom: Là một đơn vị chuyên cung cấp nền tảng giao tiếp đa kênh. Tính năng nổi bật của Sokucom là có ứng dụng công nghệ của Nhật Bản. Nổi bật nhất có thể kể đến là hệ thống IVR và tổng đài ảo PBX của đơn vị này. Ưu điểm của dịch vụ tổng đài ảo của Sokucom đó chính là khả năng bảo mật tuyệt đối hoàn hảo.

>>> Tìm hiểu rõ hơn tại: TOP Những Nhà Cung Cấp Tổng Đài Ảo Tốt Nhất Hiện Nay

Kết luận

Qua bài phân tích trên, có thể thấy rõ việc thuê tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp chuyển đổi số là việc làm cần thiết trong thời đại kỷ nguyên số hiện nay. Doanh nghiệp có thể nhận lại nhiều lợi ích như như tiết kiệm chi phí, linh hoạt và tăng hiệu quả vận hành. Vì thế, có thể lựa chọn nhà cung cấp uy tín ngay từ bây giờ

Liên hệ với nền tảng giao tiếp đa kênh SOKUCOM

Nếu muốn tìm hiểu giao tiếp nền tảng đa kênh và được hỗ trợ tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.

     Địa chỉ: Tầng 05 – 94 Hồ Nghinh, P. Phước Mỹ, Q. Sơn Trà, TP Đà Nẵng    

     Hotline: 02871 067 893

     Website: Sokucom.vn

SOKUCOM  – nền tảng giao tiếp đa kênh cung cấp khả năng tối ưu hiệu suất chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.