Cần Hiểu Rõ Tổng Đài Ảo Và Tổng Đài Truyền Thống Có Gì Khác

Tổng đài ảo và tổng đài truyền thống có gì khác? Đó là câu hỏi xuất hiện khá nhiều trong thời đại kỷ nguyên số hiện nay. Đối với các doanh nghiệp, xu hướng lựa chọn tổng đài ảo hiện được xem là rất phổ biến, nhưng cũng đem lại nhiều điều cần cân nhắc, bởi sự mới lạ của công nghệ hiện đại. Hãy cùng SOKUCOM làm rõ mọi vấn đề nhé!

Tong Dai Ao Va Tong Dai Truyen Thong Co Gi Khac 1

Nội dung

1 Khái quát về tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
- 1.1 Tổng đài truyền thống là gì?
- 1.2 Tổng đài ảo là gì?
2 Sự khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
3 Ưu và nhược điểm của từng loại tổng đài
- 3.1 Đối với tổng đài ảo
- 3.2 Đối với tổng đài truyền thống
4 Vậy làm thế nào để lựa chọn loại tổng đài phù hợp?
5 Kết Luận

Khái quát về tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Tổng đài truyền thống là gì?

còn được gọi là tổng đài analog hoặc tổng đài nội bộ PBX (Private Branch Exchange), là một hệ thống viễn thông sử dụng các đường dây điện thoại vật lý để thực hiện và quản lý cuộc gọi giữa các thiết bị nội bộ (như điện thoại bàn) và bên ngoài (đường dây PSTN – Public Switched Telephone Network).

Hệ thống này đã được sử dụng phổ biến từ nhiều năm trước trong các doanh nghiệp, tổ chức để hỗ trợ giao tiếp nội bộ và ngoại bộ.

Tổng đài ảo là gì?

Là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, không yêu cầu cơ sở hạ tầng phần cứng tại chỗ. Thay vì sử dụng các tổng đài vật lý truyền thống, tổng đài ảo quản lý và điều phối các cuộc gọi thông qua kết nối Internet, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình giao tiếp.

Dựa vào kiến thức khái quát về hai tổng đài trên, có thể nhận ra được sự khác biệt khá lớn khi muốn tìm hiểu về tổng đài ảo và tổng đài truyền thống có gì khác.

Tong Dai Ao Va Tong Dai Truyen Thong Co Gi Khac 2

Sự khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Thứ nhất, về cách thức hoạt động

Tổng đài ảo: Dựa trên giao thức Internet để truyền dữ liệu âm thanh.
Tổng đài truyền thống: Truyền tải qua mạng điện thoại cố định (PSTN).

Thứ hai, về cơ sở hạ tầng và triển khai

Tổng đài ảo: Không cần thiết bị phần cứng phức tạp, chỉ cần kết nối Internet. Cài đặt và triển khai nhanh chóng.
Tổng đài truyền thống: Cần đầu tư vào máy chủ PBX, dây cáp và các thiết bị khác. Thời gian triển khai lâu hơn, yêu cầu bảo trì định kỳ.

Thứ ba, về mức chi phí

Tổng đài ảo: Chi phí thấp hơn, không cần đầu tư ban đầu lớn. Phí duy trì linh hoạt theo gói dịch vụ.
Tổng đài truyền thống: Chi phí đầu tư ban đầu lớn với việc xây dựng cơ sở hạ tầng và hệ thống dây cáp phức tạp. Chi phí bảo trì và sửa chữa cao hơn.

Thứ tư, về tính năng và khả năng mở rộng

Tổng đài ảo: Có thể tích hợp tính năng hiện đại như IVR, ghi âm cuộc gọi, báo cáo thống kê. Có sự linh hoạt trong việc mở rộng hoặc giảm số lượng người dùng.
Tổng đài truyền thống: Bị giới hạn về tính năng và khó mở rộng quy mô.

Thứ năm, về tính linh hoạt

Tổng đài ảo: Có thể sử dụng được ở mọi nơi có Internet, phù hợp với làm việc từ xa.
Tổng đài truyền thống: Chỉ hoạt động tại địa điểm được lắp đặt.

Thứ sáu, khả năng bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật

Tổng đài ảo: Được nhà cung cấp quản lý và bảo trì từ xa.
Tổng đài truyền thống: Yêu cầu đội ngũ kỹ thuật viên tại chỗ để sửa chữa và bảo trì.

Tong Dai Ao Va Tong Dai Truyen Thong Co Gi Khac 3

Tong Dai Ao Va Tong Dai Truyen Thong Co Gi Khac 7

Ưu và nhược điểm của từng loại tổng đài

Muốn hiểu rõ tổng đài ảo và tổng đài truyền thống có gì khác, cần hiểu rõ ưu và nhược điểm của từng loại như sau:

Đối với tổng đài ảo

Ưu điểm:

Tiết kiệm chi phí.

Tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao.

Dễ dàng tích hợp công nghệ mới.

Nhược điểm:

Phụ thuộc vào chất lượng kết nối Internet.

Đối với tổng đài truyền thống

Ưu điểm:

Độ ổn định cao trong môi trường mạng kém.

Phù hợp với doanh nghiệp không phụ thuộc nhiều vào Internet.

Nhược điểm:

Chi phí đầu tư và vận hành cao.

Hạn chế về tính năng và khả năng mở rộng.

Tong Dai Ao Va Tong Dai Truyen Thong Co Gi Khac 4

Vậy làm thế nào để lựa chọn loại tổng đài phù hợp?

Để lựa chọn loại tổng đài phủ hợp khi tìm hiểu về tổng đài ảo và tổng đài truyền thống có gì khác, có thể dựa vào những yếu tố sau đây:

Yếu tố 1: Xác định nhu cầu doanh nghiệp. Cần xác định rõ số lượng người dùng. Bên cạnh đó là xác định được yêu cầu về tính năng (IVR, ghi âm, báo cáo, tích hợp CRM, v.v.).
Yếu tố 2: Đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại. Nắm rõ được doanh nghiệp có sẵn kết nối Internet mạnh hay không? Và cả khả năng đầu tư vào phần cứng nếu chọn tổng đài truyền thống.
Yếu tố 3: Dự trù ngân sách. So sánh chi phí giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống. Xem xét phí duy trì và các chi phí ẩn.
Yếu tố 4: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Cần đánh giá dịch vụ hỗ trợ, bảo trì và các tính năng bổ sung.

>>> Xem ngay: TOP Những Nhà Cung Cấp Tổng Đài Ảo Tốt Nhất Hiện Nay

Kết Luận

Qua những yếu tố trên, có thể thấy rằng tổng đài ảo rất phù hợp với doanh nghiệp hiện đại, có nhiều chi nhánh hoặc làm việc từ xa. Trong khi đó tổng đài truyền thống lại thích hợp cho doanh nghiệp nhỏ, không yêu cầu nhiều tính năng hiện đại.