Ưu và Nhược Điểm Của Tổng Đài Ảo: Giải Pháp Mới Cho Doanh Nghiệp?

Việc sử dụng các tổng ảo hiện nay đang nhận được sự quan tâm rất lớn từ các doanh nghiệp. Việc sử dụng được triển khai rất dễ dàng, đem lại những thuận lợi to lớn. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì các nhược điểm cũng tạo ra những thách thức đáng kể. Bài viết sẽ chỉ ra được những ưu nhược điểm của tổng đài ảo, và những vấn đề cần chú ý.

Định nghĩa tổng đài ảo và tầm quan trọng

Tổng đài ảo (Virtual Call Center) là một hệ thống tổng đài được xây dựng dựa trên nền tảng đám mây, có hoạt động thông qua internet. Cho phép doanh nghiệp xử lý các cuộc gọi với khách hàng mà không cần đến cơ sở hạ tầng truyền thống. Thay bằng việc sử dụng các trang thiết bị phần cứng như điện thoại bàn, máy chủ và tổng đài vật lý, tổng đài ảo sẽ tận dụng ưu thế đường truyền internet để nhận và thực hiện các cuộc gọi bằng những thiết bị di động. Tổng đài ảo còn thường được gọi là tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol).

Cũng vì là sản phẩm của thời đại số, lại đi kèm với công nghệ hiện đại, tổng đài ảo có tầm quan trọng không nhỏ với doanh nghiệp khi muốn bắt kịp xu hướng phát triển của xã hội. Đối với các tổng đài truyền thống, tổng đài ảo giúp giảm thiểu chi phí xây dựng, có công nghệ hiện đại có thể làm nhiều việc khác ngoài gọi điện, ngoài ra còn mở rộng quy mô dễ dàng nếu doanh nghiệp cần.Như vậy, những hoạt động mà tổng đài ảo có thể thực hiện đã đem lại không ít lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh các lợi ích thì vẫn có những thách thức không nhỏ khi sử dụng hệ thống này. Việc tìm hiểu rõ ưu nhược điểm của tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp có sự lựa chọn và áp dụng tốt hơn.

Các ưu nhược điểm của tổng đài ảo

1. Ưu điểm của tổng đài ảo

Ø   Không cần đầu tư hạ tầng phức tạp. Tất cả hoạt động được thực hiện dựa trên nền tảng đám mây trực tuyến. Tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng cho doanh nghiệp.

Ø  Linh hoạt và dễ mở rộng. Tổng đài ảo có thể dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động khi thêm hoặc bớt số người sử dụng mà không gặp khó khăn. Ngoài việc gọi điện như tổng đài truyền thống, tổng đài ảo còn có các tính năng nâng cao khách như gọi điện đa kênh, trả lời tự động, ghi âm cuộc gọi…

Ø  Tích hợp công nghệ hiện đại .Có thể tích hợp tổng đài ảo vào các phần mềm quản lý giao tiếp khách hàng, email, hoặc với nhiều nền tảng giao tiếp phổ biến khác. Trí tuệ nhận tạo AI cũng giúp thu thập và phân tích  thông tin hiệu quả, có thể đưa ra các phản hồi tốt nhất với khách hàng.

Ø  Dễ dàng quản lý từ xa. Chỉ cần có internet và được kết nối, người sử dụng dễ dàng theo dõi hoạt động cuộc gọi và theo dõi hiệu suất dù ở bất kỳ đâu, bất cứu lúc nào. Đây luôn là điều nổi bật nhất khi tìm hiểu về ưu nhược điểm của tổng đài ảo khi doanh nghiệp nắm bắt xu hướng phát triển công nghệ số hiện nay.

Ø  Nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc. Các hoạt động của tổng đài ảo được tự động hóa tối đa, và kết hợp với khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi, tất cả tạo ra hiệu suất được cải thiện và hiệu quả nâng cao đáng kể.Ø  Đơn giản trong cập nhật và bảo trì. Được xây dựng và phát triển nên tảng đám mây, tổng đài ảo cho phép cập nhật thông tin, và công tác bảo trì rất dễ dàng mà không ảnh hưởng gì tới các hoạt động của doanh nghiệp.

2.  Những nhược điểm của tổng đài ảo

Ø  Phục thuộc hoàn toàn vào đường truyền internet. Vì là công nghệ điện toán đám mây, luôn cần có sự ổn định và liền mạch khi kết nối internet. Yêu cầu không bị gián đoạn hoặc đường truyền internet bị yếu.

Ø  Chi phí có thể tăng tùy vào hoạt động dịch vụ. Có thể đăng ký sử dụng ban đầu rất dễ, nhưng việc sử dụng thêm các tính năng nâng cao có thể phát sinh chi phí rất nhiều.

Ø  Bảo mật thông tin bị thách thức. Việc bảo mật thông tin người dùng có thể bị rò rỉ nếu có tấn công mạng. Ngoài ra, các doanh nghiệp bị phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo về việc bảo mật thông tin khách hàng.

Ø  Phụ thuộc kỹ thuật hoàn toàn vào nhà cung cấp. Nếu muốn nâng cấp, bảo trì hoặc có bất cứ sự cố nào, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp.Như vậy có thể thấy, các ưu nhược điểm của tổng đài ảo có rất nhiều, vừa là những hỗ trợ tối đa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng cũng là những điểm hạn chế rất cần được lưu ý kỹ.

Những yếu tố cần cân nhắc khi sử dụng tổng đài ảo

Hiện nay thì việc sử dụng tổng đài ảo là rất phổ biến, tuy nhiên các doanh nghiệp có thể dựa vào các ưu nhược điểm đã nêu ở trên cần chú ý lựa chọn tổng đài ảo sao cho phù hợp nhất. Có thể dựa vào những yếu tố cần cân nhắc như sau:

1.  Quy mô  và nhu cầu thực tại của doanh nghiệp.

2.  Hạ tầng mạng lưới internet, và khả năng đảm bảo kết nối internet ổn định lâu dài.

3.  Các yêu cầu bảo mật dữ liệu, và tuân thủ các quy định pháp lý.

4.  Khả năng tích hợp được với các công cụ có sẵn ở doanh nghiệp. Ví dụ như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CMR, hoặc là phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh ERP của doanh nghiệp.

Sokucom – nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo chuyên nghiệp

Được thành lập với mục đích phục vụ tốt nhất cho các doanh nghiệp Việt có nhu cầu, Sokucom đã đem đến một công cụ dựa trên điện toán đám mây, ba yếu tố được công ty đặt lên hàng đầu là tốc độ, ngay lập tức và sự hài lòng. Các ưu nhược điểm của tổng đài ảo cũng được nghiên cứu kỹ để tối ưu lợi ích và hạn chế triệt để các rủi ro gặp phải. Sự hài lòng của khách hàng là uy tín lớn nhất với công ty. Có rất nhiều công nghệ hiện đại hỗ trợ công việc ở Sokucom, mà doanh nghiệp sẽ hài lòng.

Sau tất cả, có thể  thấy rằng cần chú ý đến các ưu nhược điểm của tổng đài ảo. Vừa tiết kiệm chi phí, thuận lợi quản lý từ xa và cả mở rộng quy mô với các công nghệ hiện đại dễ dàng, nhưng tổng đài ảo cũng gây khó khăn với việc bảo mật thông tin và sự phụ thuộc nhà cung cấp khi có sự cố hay yêu cầu về mặt kỹ thuật. Vậy nên cần lựa chọn tổng đài ảo phù hợp với quy mô và mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất công việc, và tiết kiệm tối đa chi phí ở môi trường kinh doanh hiện đại.

---

SOKUCOM – Nền Tảng Giao Tiếp Đa Kênh

Nếu muốn tìm hiểu giao tiếp nền tảng đa kênh và được hỗ trợ tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.

     Địa chỉ: Tầng 05 – 94 Hồ Nghinh, P. Phước Mỹ, Q. Sơn Trà, TP Đà Nẵng    

     Hotline: 02871 067 893

     Website: Sokucom.vn

Sokucom – nền tảng giao tiếp đa kênh cung cấp khả năng tối ưu hiệu suất chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.