Trong thời đại số hóa, tổng đài ảo ngày càng trở thành giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp muốn tối giản chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Không chỉ là đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, mà khách hàng cũng có cái nhìn thiện cảm không ít về thương hiệu đã tương tác. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra top 5 tổng đài ảo được sử dụng phổ biến hiện nay.
Nội dung
Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng đám mây, cho phép thực hiện và nhận cuộc gọi mà không cần đến hạ tầng phần cứng phức tạp như tổng đài truyền thống.
Bất kỳ doanh nghiệp nào hiện nay sẽ rất vui mừng, với những lợi ích mà tổng đài ảo có thể mang lại. Đó là:
Doanh nghiệp không cần đầu tư vào phần cứng đắt đỏ hoặc bảo trì hệ thống phức tạp. Ngoài ra, doanh nghiệp chỉ trả phí dựa trên số lượng người dùng và tính năng sử dụng. Và hơn cả là khả năng giảm thiểu chi phí liên lạc, đặc biệt là các cuộc gọi quốc tế. Đây chính là điều mà trong số 5 tổng đài ảo được sử dụng phổ biến hiện nay, các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ quan tâm rất nhiều.
Khả năng mở rộng, hoặc là thu gọn quy mô hoạt động của tổng đài ảo rất dễ dàng và thuận lợi. Điều này phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng hoặc thay đổi cơ cấu. Điều này cũng đem lại nhiều lợi ích khi lựa chọn tổng đài Cloud cho doanh nghiệp nhỏ có thể mở rộng quy mô trong tương lai.
Theo dòng phát triển của công nghệ kỹ thuật số hiện nay, tổng đài Cloud đã hỗ trợ tích hợp với các nền tảng CRM (hệ thống quản lý quan hệ khách hàng), email, mạng xã hội, và chatbot để quản lý khách hàng hiệu quả hơn. Do đó, doanh nghiệp có thể tạo trải nghiệm khách hàng đồng nhất trên nhiều kênh giao tiếp.
>>> Đừng bỏ qua kiến thức này: Nên Biết Xu Hướng CRM Là Tương Lai Của Quan Hệ Khách Hàng
Vì là sản phẩm của thời đại công nghệ số, tổng đài ảo cho phép làm việc từ xa rất hiệu quả và dễ dàng. Người dùng có thể cài đặt nhanh chóng, chỉ cần kết nối internet và thiết bị đầu cuối (máy tính, điện thoại IP, hoặc smartphone). Không những thế, còn không đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật viên chuyên môn cao. Và doanh nghiệp có thể dựa vào đó để chăm sóc khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây với các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa thông tin, sao lưu dữ liệu thường xuyên. Vì thế, khả năng bảo mật dữ liệu được đảm bảo cực kỳ an toàn. Tất cả thông tin về nội bộ doanh nghiệp và khách hàng đều được bảo mật rất tốt.
Qua những phân tích ở trên, chắc chắn sẽ có nhiều doanh nghiệp muốn sử dụng tổng đài ảo để tạo ra những lợi thế vượt trội cho hoạt động của mình. Và dưới đây là top 5 tổng đài ảo được sử dụng phổ biến hiện nay:
Ưu điểm lớn nhất của Mobifone đó là mức giá phù hợp, giải pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ từ Mobifne thì không cần đầu tư phần cứng phức tạp, đồng thời doanh nghiệp cũng rất dễ dàng triển khai và vận hành.
Ngoài ra, các tính năng cơ bản rất đầy đủ cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đó là hỗ trợ ghi âm cuộc gọi, định tuyến và quản lý cuộc gọi hiệu quả. Với đường truyền ổn định, khả năng đảm bảo chất lượng cuộc gọi luôn có sự ổn định trong quá trình sử dụng.
Chỉ có một nhược điểm của tổng đài ảo Mobifone đó là khả năng mở rộng quy mô có hạn chế. Do vậy, đó không phải lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhu cầu phát triển hệ thống quy mô lớn.
FPT luôn là một trong những giải pháp tổng đài ảo hàng đầu tại Việt Nam, được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây hiện đại.
Ưu điểm lớn nhát là tổng đài ảo từ FPT đó là được xây dựng trên nền tảng cơ sở hạ tầng rất ổn định, đảm bảo chất lượng cuộc gọi ổn định và liên tục. Không những thế, FPT còn cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho một tổng đài doanh nghiệp, từ chuyển cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi đến tích hợp với các hệ thống khác. Và nhất là rất dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ sử dụng, không yêu cầu kiến thức chuyên sâu về công nghệ.
Tuy nhiên, tất cả đều phải phụ thuộc vào đường truyền internet. Đi kèm là những chi phí phát sinh không hề dễ chịu nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoạt động.
VNPT là một trong những tập đoàn viễn thông lớn nhất Việt Nam, vậy nên ưu điểm có thể kể đến của tổng đài Cloud do VNPT cung cấp đó là được xây dựng trên hạ tầng mạnh mẽ, đảm bảo chất lượng cuộc gọi ổn định và liên tục. Đi kèm là đội ngũ hỗ trợ khách hàng tận tâm, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc.
Nhược điểm cần lưu ý đó là một số tính năng có thể không được tùy chỉnh hoàn toàn theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Cũng là một trong những tập đoàn viễn thông lớn nhất Việt Nam như VNPT, vậy nên hệ thống tổng đài ảo do tập đoàn Viettel cung cấp có điểm vượt trội đó là hạ tầng mạnh và ổn định trong khi chi phí không hề quá đắt đỏ.
Đặc biệt nhất là khả năng mở rộng và nâng cấp quy mô hoạt động rất dễ dàng với doanh nghiệp. Đây là ưu điểm rất vượt trội, mà đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất quan tâm trong số 5 tổng đài ảo được sử dụng phổ biến hiện nay.
Tuy vậy, vẫn có nhược điểm được xem như là thách thức với doanh nghiệp, đó là mặc dù có nhiều tính năng tích hợp, một số yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp có thể không được hỗ trợ đầy đủ.
Đây là một đơn vị chuyên cung cấp giải pháp công nghệ với uy tín được đánh giá rất cao. Dù không thực sự nổi tiếng như FPT hay Viettel nhưng chi phí để sử dụng tổng đài ảo của Sokucom là rất phải chăng. Trong đó, chức năng tổng đài PBX của đơn vị này có giao diện rất dễ sử dụng, khả năng quản lý cho bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp tối ưu, và nhất là khả năng bảo mật thông tin rất hiệu quả.
Ưu điểm lớn nhất mà Sokucom mang lại trong top 5 tổng đài ảo được sử dụng phổ biến hiện nay, đó là giá thành rất dễ chịu. Chỉ với khoảng từ 60.000 vnđ – 300.000 vnđ là doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ có thể tận hưởng khả năng quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả, nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột.
Chỉ cần liên hệ thông qua 2 phương thức, đó là:
CSKH: 02871 067 893
Vậy là có thể tìm thấy nơi trang bị tất cả các công cụ liên lạc và các chức năng khác nhau cần thiết cho dịch vụ khách hàng. Đây là nền tảng giao tiếp đa kênh hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp, trong việc cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Sẽ có rất nhiều nghi vấn về sự vượt trội của tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống là gì, và đây là những so sánh chi tiết để tất cả đều được thuyết phục:
Việc lựa chọn tổng đài ảo phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề, và nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 5 tổng đài ảo được sử dụng phổ biến hiện nay để đạt được hiệu quả tối đa. Trong thời đại số hóa, đầu tư vào công nghệ liên lạc thông minh chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp vượt lên dẫn đầu.
Có thể kể ra nhiều lĩnh vực mà tổng đài ảo được ứng dụng, để mang lại nhiều hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp, đó là:
Tổng đài ảo không chỉ hỗ trợ chăm sóc khách hàng mà còn là một công cụ mạnh mẽ trong lĩnh vực tiếp thị và bán hàng. Doanh nghiệp có thể quản lý và tự động hóa các cuộc gọi tiếp thị, tiếp cận khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Qua đó giúp nâng cao tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.
Đồng thời là tổng đài ảo cho có thể ghi lại toàn bộ các cuộc gọi tiếp thị để đánh giá hiệu quả, cải thiện kỹ năng bán hàng và xây dựng chiến lược tiếp cận tốt hơn. Thông qua báo cáo và phân tích, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả các chiến dịch tiếp thị và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Với bất kỳ doanh nghiệp nào thì việc quản lý nội bộ để ngày càng phát triển tốt hơn là một yêu cầu cấp thiết. Tổng đài ảo luôn cung cấp một nền tảng giao tiếp toàn diện, giúp kết nối các phòng ban, quản lý các cuộc gọi nội bộ và cung cấp báo cáo chi tiết để hỗ trợ ra quyết định.
Ngoài ra, hệ thống tổng đài ảo cho phép kết nối các văn phòng chi nhánh và nhân viên từ xa trên cùng một hệ thống, giúp đảm bảo thông tin được chia sẻ nhanh chóng và chính xác. Nhân viên có thể liên lạc trực tiếp với nhau thông qua hệ thống tổng đài mà không cần sử dụng các phương tiện liên lạc phức tạp khác. Do đó, các cuộc gọi nội bộ được quản lý chặt chẽ, đảm bảo nhân viên tập trung vào công việc và giảm thời gian lãng phí.
Như vậy, toàn bộ thông tin được truyền đạt nhanh chóng giữa các phòng ban, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và hiệu quả hơn.
Ngành dịch vụ luôn đòi hỏi sự tương tác nhanh chóng và chính xác giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tổng đài ảo sẽ có vai trò như một trung tâm liên lạc thông minh, cung cấp khả năng kết nối nhanh chóng, quản lý hiệu quả các tương tác với khách hàng và đảm bảo dịch vụ chất lượng cao.
Ví dụ như là tổng đài ảo giúp khách sạn và công ty du lịch tiếp nhận đặt phòng, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi. Đó chính là khả năng giúp doanh nghiệp giải quyết các yêu cầu của khách hàng kịp thời.
Để giải đáp được câu hỏi này thì cần phải xác định rõ mục tiêu, nhu cầu và cơ sở hạ tầng mà doanh nghiệp đang có. Có thể dựa vào những yếu tố như sau:
Doanh nghiệp có nhu cầu về bảo mật cực cao và không muốn phụ thuộc vào mạng internet.
Doanh nghiệp đã đầu tư nhiều vào hệ thống điện thoại truyền thống và muốn tận dụng tối đa các thiết bị hiện có.
Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
Doanh nghiệp cần một hệ thống linh hoạt, dễ dàng mở rộng.
Doanh nghiệp muốn có nhiều tính năng hiện đại và tích hợp với các hệ thống khác.
Chắc chắn là có thể tin tưởng vào lựa chọn tổng đài ảo. Mặc dù hoạt động trên nền tảng đám mây với các nhà cung cấp dịch vụ ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên, tất cả đều tuân theo pháp lý của đại đa số các quốc gia hiện nay. Trong đó, Việt Nam là một quốc gia có yêu cầu đảm bảo thông tin cá nhân rất cao. Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào lựa chọn dịch vụ tổng đài Cloudfone đều có thể tin tưởng.
Muốn lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất, có thể chú ý đến các yếu tốt như:
Nhu cầu thực tế và quy mô của doanh nghiệp. Khi xác định rõ nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, có thể chọn lựa nhà cung cấp với gói dịch vụ phù hợp về tính năng, khả năng hoạt động và chi phí.
Chính sách dùng thử từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp cho dùng thử tính năng để có thể đưa ra lựa chọn chính xác nhất.
Khả năng bảo mật của nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp hướng hoạt động ra cả quốc tế, thì nhà cung cấp cần đáp ứng các quy chuẩn bảo mật của quốc tế.
Khả năng hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp. Điều này là để đảm bảo khả năng khắc phục sự cố, giữ ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp được thông suốt và liền mạch.
Tổng Đài Ảo Cloudpbx Là Gì? Bí Quyết Tối Ưu Hóa Giao Tiếp Và Quản Lý Cuộc Gọi
Dịch Vụ Tổng Đài Ảo – Bước Đi Thông Minh Của Doanh Nghiệp Thời Đại Số
Những Thuật Ngữ Của Tổng Đài Ảo Nhất Định Phải Biết
Giải Pháp Tổng Đài Ảo – Lựa Chọn Hoàn Hảo Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại
Tổng Đài Ảo: Lựa Chọn Thông Minh Cho Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số
