Trong thời đại công nghệ 4.0, việc tối ưu hóa giao tiếp và chăm sóc khách hàng trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Phần mềm gọi điện thoại tự động nổi lên như một giải pháp thông minh, hỗ trợ các tổ chức quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Thông qua bài viết này, SOKUCOM sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm gọi điện tự động, lợi ích, tính năng nổi bật và xu hướng phát triển trong tương lai.
Nội dung
Phần mềm gọi điện thoại tự động là một công cụ công nghệ cho phép thực hiện cuộc gọi hàng loạt mà không cần sự can thiệp thủ công từ con người. Phần mềm này tích hợp các tính năng như tự động quay số, phát tin nhắn thoại, ghi âm cuộc gọi, và thậm chí là tương tác với khách hàng thông qua hệ thống AI. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiếp cận hàng nghìn khách hàng chỉ trong thời gian ngắn.
Tiêu biểu nhất hiện nay là Auto Dialer, thông qua việc tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ hiện đại, phần mềm này có khả năng:
Cho phép tự động quay số và thực hiện cuộc gọi theo danh sách sẵn có, và kết hợp phân phối cuộc gọi đến bộ phận cần thiết trong doanh nghiệp nhờ kết hợp với hệ thống phần mềm IVR. Đây là tính năng mà các hệ thống tổng đài ảo tự động hiện nay rất phổ biến, thậm chí là tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ.
Công nghệ AI giúp phần mềm hiểu và phản hồi tự động với khách hàng thông qua giọng nói hoặc tin nhắn. Công nghệ AI cuộc gọi tự động có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng đầy đủ.
Phần mềm gọi điện thoại tự động hiện nay cũng được tích hợp khá nhiều trong các hệ thống tổng đài ảo PBX trên nền tảng đám mây. Doanh nghiệp có thể tự động quay số theo danh sách nhanh chóng mà không cần đầu tư phần cứng đắt tiền.
>>> Nâng cao kiến thức với bài viết: Tổng Đài Ảo Cloudpbx Là Gì? Bí Quyết Tối Ưu Hóa Giao Tiếp Và Quản Lý Cuộc Gọi
Với công nghệ này, phần mềm giúp hệ thống tổng đài ghi lại nội dung cuộc gọi và chuyển đổi thành văn bản để phân tích hoặc lưu trữ. Nhận diện giọng nói cũng là một tính năng để tổng đài phản hồi tương tác chính xác với người gọi.
Phần mềm cung cấp báo cáo về hiệu suất cuộc gọi, bao gồm tỷ lệ thành công, thời gian trung bình, và phản hồi của khách hàng. Điều này giúp khách hàng có chiến lược bán hàng phù hợp.
Hệ thống tổng đài với công nghệ này có thể tương tác với khách hàng bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, phù hợp với doanh nghiệp toàn cầu.
Đảm bảo thông tin cuộc gọi và dữ liệu khách hàng được bảo mật cao nhất.
Đây là tính năng rất hữu ích của phần mềm với hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp. Phần mềm cho phép hỗ trợ lên lịch cuộc gọi vào các khung giờ phù hợp với khách hàng. Đây được xem là xu hướng phần mềm gọi điện tự động thời đại số hiện nay.
Với hệ thống tổng đài có phần mềm gọi điện thoại tự động, doanh nghiệp có thể gọi đến danh sách khách hàng một cách tự động và liên tục. Đi cùng với đó là khả năng chuyển tiếp cuộc gọi đến nhân viên khi khách hàng yêu cầu.
Công nghệ trí tuệ nhân tạo AI trong hệ thống tổng đài, đi kèm phần mềm gọi điện thoại tự động sẽ giúp phân tích ngôn ngữ và nhận dạng giọng nói để tương tác một cách tự nhiên. Đồng thời là có thêm khả năng học hỏi từ các tương tác trước đó để cải thiện chất lượng dịch vụ.
>>> Xem ngay: Trí tuệ nhân tạo AI là gì? Lợi ích làm sao? Liệu rằng AI có thay thế và rồi thống trị con người không?
Dựa vào những thông tin sau mỗi lần tương tác với khách hàng, phần mềm sẽ hỗ trợ cá nhân hóa nội dung cuộc gọi dựa trên thông tin khách hàng như tên, lịch sử giao dịch, hoặc nhu cầu cụ thể.
Có thể kể đến những tính năng, công nghệ khác cũng được sử dụng kết hợp đó là CRM, ERP và các công cụ quản lý khác để quản lý dữ liệu đồng bộ
>>> Có thể bạn quan tâm: CRM – Hệ Thống Mang Lại Lợi Ích Chăm Sóc Khách Hàng Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp
Có thể kể đến rất nhiều lợi ích mà việc sử dụng phần mềm gọi điện thoại tự động có thể mang lại. Đó là:
Doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình gọi điện, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên. Không những vậy, công nghệ hiện đại còn cho phép doanh nghiệp thực hiện hàng ngàn cuộc gọi mỗi ngày mà không cần đội ngũ lớn. Qua đó tiết kiệm chi phí rất lớn so với cơ sở hạ tầng phức tạp của hệ thống tổng đài cũ, và còn là chi phí thuê đội ngũ nhân viên đông đảo.
Không chỉ là quay số và gọi điện như thông thường, hệ thống tổng đài tự động còn nhanh chóng loại bỏ các cuộc gọi không thành công như số máy bận hoặc không liên lạc được. Và dễ dàng chuyển tiếp các cuộc gọi đã kết nối đến nhân viên phù hợp.
Tự động, nhanh chóng, dễ dàng là ưu điểm đã thấy được của phần mềm gọi điện thoại tự động. Và như vậy, trải nghiệm khách hàng sẽ được cải thiện và nâng lên cao đáng kể. Hệ thống có thể tối ưu cá nhân hóa nội dung cuộc gọi dựa trên dữ liệu khách hàng, và tiếp đến là hỗ trợ phản hồi nhanh chóng và chính xác.
Qua những lần ghi âm cuộc gọi với dữ liệu đầy đủ, phần mềm sẽ cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất cuộc gọi, tỷ lệ thành công, và thông tin phản hồi từ khách hàng. Từ đó sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định cải thiện dịch vụ một cách kịp thời.
Như đã phân tích thì khả năng chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp được nâng lên một tầm cao mới, và trải nghiệm khách hàng được cải thiện tối đa.
Dựa vào tính năng gọi điện tự động, doanh nghiệp có thể triển khai các chiến dịch quảng cáo qua điện thoại, khảo sát ý kiến khách hàng hoặc giới thiệu sản phẩm mới rất dễ dàng và nhanh nhạy.
Quá trình mua trước trả tiền sau hiện nay rất phổ biến, và thông qua phần mềm tự động này, doanh nghiệp sẽ tự động nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán hoặc hóa đơn đến hạn.
Không chỉ là phục vụ khách hàng, việc quản lý nội bộ cũng được hỗ trợ bởi phần mềm gọi điện thoại tự động. Thứ nhất là dựa vào những thông tin được lưu trữ về hoạt động các cuộc gọi, ban lãnh đạo có thể theo dõi hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự. Thứ hai là bộ phận hội đồng quản trị BOD có khả năng nhanh chóng gửi thông báo hoặc thông tin quan trọng đến nhân viên.
Với bất kỳ bộ phận, đội ngũ hay công ty nào chuyên về Marketing, đội ngũ nhân sự hoàn toàn có khả năng gửi thông điệp quảng cáo, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới đến khách hàng tiềm năng.
Với nhóm ngành dịch vụ, những cuộc gọi tự động thông báo về những thông tin như lịch hẹn, lịch đặt chỗ trước, địa điểm phục vụ, thông tin sản phẩm các dịch vụ khác nhau đều được thực hiện rất chính xác, đúng đối tượng khách hàng.
Với nhóm ngành bán lẻ, doanh nghiệp sẽ tiến hành gọi điện tiếp thị cho từng đối tượng, sau đó là khả năng chốt đơn được nâng cao nhờ hỗ trợ tự động bởi công nghệ AI cá nhân hóa đối tương khách hàng rất tốt. Và cuối cùng là những cuộc gọi chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng.
Không chỉ với các ngành dịch vụ và mua bán kinh doanh đơn thuần. Những ngành khác như y tế, giáo dục, bất động sản… còn có thể ứng dụng phần mềm gọi điện thoại tự động để hỗ trợ tối ưu cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị hiện nay, và còn là trong tương lai.
Bên cạnh những tính năng với ưu điểm nổi trội đem lại lợi ích to lớn khi sử dụng, phần mềm gọi điện thoại tự động còn phải đối mặt với những thách thức như sau:
Với những tình huống phức tạp hoặc cần sự đồng cảm, phần mềm tự động có thể không hiệu quả như con người.
Doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống và đào tạo để sử dụng phần mềm hiệu quả. Và có thể là có chi phí phát sinh nếu mở rộng quy mô hoạt động đi kèm các tính năng nâng cao.
Việc gọi điện thoại tự động có thể khiến một số khách hàng có thể cảm thấy không thoải mái, khi nhận cuộc gọi từ hệ thống tự động.
Việc ghi âm cuộc gọi, lưu trữ thông tin của cả doanh nghiệp lẫn khách hàng là một thách thức lớn trong vấn đề bảo mật. Tất cả đều được yêu cầu phải đảm bảo an toàn thông tin cao nhất.
Công nghệ trí tuệ nhân tạo AI là công nghệ luôn luôn được phát triển từng ngày. Và trong tương lai, phần mềm gọi điện thoại tự động sẽ có khả năng hpân tích giọng điệu, cảm xúc của khách hàng để cải thiện trải nghiệm tương tác với khách hàng.
Hệ thống tổng đài ảo trên nền tảng đám mây hiện nay là xu hướng phổ biến. Việc chuyển đổi sang nền tảng đám mây giúp tăng khả năng mở rộng và giảm chi phí vận hành.
>>> Đọc ngay để biết thêm: Tổng Đài Cloud Là Gì? Giải Pháp Tối Ưu Hóa Giao Tiếp Cho Doanh Nghiệp
Không chỉ là dựa vào những thông tin cuộc gọi đơn giản, trong tương lai hệ thống tổng đài với phần mềm gọi điện thoại tự động sẽ sử dụng dữ liệu lớn (Big Data), nhằm mục đích tạo ra các kịch bản gọi điện tùy chỉnh cho từng khách hàng.
Vấn đề pháp lý trong bảo mật thông tin được coi trọng trên toàn thế giới. Có nhiều quy chuẩn pháp luật khắt khe về điều này. Do đó, tương lai sẽ tiếp tục tiến tới cải thiện khả năng bảo vệ dữ liệu khách hàng để đáp ứng các quy định pháp lý và xây dựng lòng tin cho người sử dụng.
FPT Telecom là một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu tại Việt Nam. Ưu điểm là cung cấp giải pháp tổng đài ảo và phần mềm gọi điện tự động tích hợp AI.
Điểm hạn chế của dịch vụ từ FPT đó là không thật sự phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Thuộc tập đoàn Viettel, nên ưu điểm của Viettel Solutions phải kể đến là cung cấp giải pháp công nghệ toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm phần mềm gọi điện tự động với AI để tương tác thông minh, đồng thời có hỗ trợ đa ngôn ngữ. Đi kèm là bảo mật dữ liệu cao, tuân thủ quy định trong nước và quốc tế.
Tuy vậy, nhược điểm của Viettel Solutions đó là không thật sự phù hợp với toàn bộ các lĩnh vực doanh nghiệp khác nhau.
Thế mạnh của VNPT Technology là đơn vị trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), dịch vụ của tập đoàn này tích hợp với hệ thống quản lý khách hàng, và hoạt động rất ổn định với cơ sở hạ tầng cùng mạng lưới kỹ thuật mạnh mẽ, nhưng lại rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nhược điểm phải kể đến của dịch vụ do tập đoàn này cung cấp đó là không quá nổi bật về những tính năng nâng cao đối với các doanh nghiệp lớn.
Misa là thương hiệu phần mềm quen thuộc tại Việt Nam, cung cấp giải pháp phần mềm gọi điện tự động dành cho doanh nghiệp. Không chỉ có hệ thống CRM, mà còn tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng. Dịch vụ phần mềm gọi điện thoại tự động của MissCall rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ.
Tuy vậy, MissCall cung cấp dịch vụ có thể không phải là giải pháp hoàn hảo với đối tượng doanh nghiệp quy mô lớn.
Nextify là nhà cung cấp giải pháp CRM và phần mềm gọi điện tự động rất uy tín dành cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Ưu điểm mà dịch vụ do đơn vị này cung cấp có sự thích hợp hoàn toàn chủ yếu cho các doanh nghiệp startup, vừa và nhỏ, và các công ty công nghệ.
Mặc dù có những ưu điểm nổi trội, nhược điểm của Nextify đó là chi phí có thể tăng cao nếu mở rộng quy mô hoạt động, và đồng thời là khả năng hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng có phần chậm trễ.
Phần mềm gọi điện thoại tự động là một giải pháp không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại số. Từ việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả đến cải thiện trải nghiệm khách hàng, công cụ này mang lại giá trị vượt trội cho mọi ngành nghề. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trong việc lựa chọn nhà cung cấp và triển khai hệ thống để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh.
Với tốc độ phát triển của công nghệ, phần mềm gọi điện tự động hứa hẹn sẽ trở thành một phần quan trọng trong chiến lược giao tiếp và quản lý của các doanh nghiệp hiện đại. Hãy đầu tư vào công cụ này để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Có thể kể đến 4 yếu tố để xem xét lựa chọn. Đó là:
Thứ nhất: Mục tiêu và quy mô thực tại của doanh nghiệp. Cần xác định rõ xem doanh nghiệp hoạt động như thế nào, với quy mô làm sao để có lựa chọn gói dịch vụ hợp lý.
Thứ hai: Uy tín từ nhà cung cấp. Có thể tìm hiểu và tham khảo đánh giá thực tế từ những khách hàng đã sử dụng dịch vụ thực tế từ các nhà cung cấp.
Thứ ba: So sánh chi phí các dịch vụ của các nhà cung cấp. Có thể xem xét dùng thử trong thời gian ngắn các gói dịch vụ, với các mức giá khác nhau để xem xét chọn ra dịh vụ hợp lý với doanh nghiệp mà giá cả phải chăng nhất.
Thứ tư: Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp. Luôn cần đánh giá về khả năng hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp, để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp không gặp sự cố đáng tiếc.
Đó chính là sự ổn định của đường truyền internet. Tất cả hệ thống tổng đài ảo hiện nay đều hoạt động trên hệ thống đám mây. Do đó thì internet phải đảm bảo luôn ổn định để không có sự cố đáng tiếc.
Hiện nay và cả trong tương lai, xu hướng kết hợp khả năng bảo mật giữa hệ thống tổng đài ảo và công nghệ Blockchain được nâng cao. Và công nghệ Blockchain sẽ số hóa toàn bộ thông tin được ghi nhận, tạo ra một sự an toàn tuyệt đối cho các thông tin được lưu trữ.
Câu trả lời là rất nên. Bởi hệ thống tổng đài ảo hiện nay có nhiều công nghệ hiện đại, mà phần mềm gọi tự động không chỉ giúp tiết kiệm chi phí bảo trì cơ sở hạ tầng truyền thống, mà còn nâng cao hiệu suất công việc, và cả khả năng quản lý nội bộ của ban lãnh đạo.
Đó chính là chuyên môn nghiệp vụ, và kỹ năng thích ứng công nghệ của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp.
Bài viết liên quan
Trí Tuệ Nhân Tạo Là Gì? Ngành Học Mới Dẫn Đầu Cuộc Cách Mạng Công Nghệ
Tổng Đài Ảo: Lựa Chọn Thông Minh Cho Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số
Tổng Đài Ảo Tích Hợp CRM – Xu Hướng Cho Doanh Nghiệp Thời Đại Số
Tốc Độ Internet Ảnh Hưởng Đến Chất Lượng Cuộc Gọi Của Hệ Thống Tổng Đài
