1. Trang chủ
  2. Tổng đài ảo
  3. Phần Mềm Auto Call Là Gì? Bí Quyết Tăng Tốc Độ Chăm Sóc Khách Hàng
Phần Mềm Auto Call Là Gì? Bí Quyết Tăng Tốc Độ Chăm Sóc Khách Hàng
Đăng ngày:30-10-2024

Phần Mềm Auto Call Là Gì? Bí Quyết Tăng Tốc Độ Chăm Sóc Khách Hàng

Trong thời đại công nghệ số, việc tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng là ưu tiên hàng đầu. Một công cụ được xem là giải pháp tối ưu, chính là phần mềm Auto Call. Vậy phần mềm Auto Call là gì? Hãy cùng SOKUCOM tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Nội dung

Giới thiệu về phần mềm Auto Call

Phần mềm Auto Call là gì?

Phần mềm Auto Call (hay còn gọi là phần mềm gọi điện tự động) là một công cụ công nghệ cho phép thực hiện cuộc gọi tự động đến hàng loạt số điện thoại mà không cần sự can thiệp thủ công của con người. Phần mềm này thường được tích hợp với hệ thống tổng đài ảo hoặc CRM để quản lý và theo dõi hiệu quả cuộc gọi.

Phần mềm Auto Call được sử dụng trong nhiều lĩnh vực

  • Auto Call lĩnh vực Marketing

Auto Call dùng để gọi điện chào hàng, quảng cáo sản phẩm/dịch vụ.

  • Auto Call với hoạt động chăm sóc khách hàng

Doanh nghiệp có thể nhắc lịch hẹn, khảo sát ý kiến khách hàng theo đúng lịch trình và kế hoạch.

  • Auto Call khi xác thực thông tin

Tổng đài AutoCall nhanh chóng gọi xác nhận đơn hàng, tài khoản, giao dịch.

  • Cảnh báo thông tin

Khách hàng sẽ được thông báo khẩn cấp, nhắc nợ, nhắc lịch thanh toán.

Cách hoạt động của phần mềm Auto Call

Việc tìm hiểu phần mềm Auto Call là gì đòi hỏi kiến thức về cách vận hành của phần mềm này, đây là kiến thức quan trọng với bất cứ ai muốn hiểu rõ. Phần mềm Auto Call hoạt động dựa trên các bước sau:

  • Bước 1: Nhập danh sách số điện thoại

Người dùng tải lên danh sách số điện thoại cần gọi, tạo ra danh sách khách hàng cần liên lạc.

  • Bước 2: Thiết lập kịch bản cuộc gọi

Phần mềm sẽ cho phép người dùng xây dựng nội dung thoại (voice message) hoặc kịch bản tương tác với khách hàng.

  • Bước 3: Tự động gọi và phát thông điệp

Hệ thống sẽ tự động gọi đến từng số và phát thông điệp đã được ghi sẵn.

  • Bước 4: Xử lý phản hồi

Nếu khách hàng phản hồi (nhấn phím chọn hoặc nói chuyện trực tiếp), hệ thống sẽ chuyển tiếp cuộc gọi đến nhân viên hoặc xử lý tự động.

  • Bước 5: Báo cáo và phân tích

Sau mỗi cuộc gọi, phần mềm sẽ tổng hợp dữ liệu cuộc gọi, bao gồm số lượng cuộc gọi thành công, thất bại, và phản hồi của khách hàng.

Những tính năng nổi bật của phần mềm Auto Call

Khi tìm hiểu phần mềm Auto Call là gì, chắc chắn sẽ có nhiều người bất ngờ với những tính năng đặc biệt mà phần mềm này có được.

  • Tự động quay số và thực hiện cuộc gọi

Với danh sách số điện thoại cần liên lạc, đi kèm với kịch bản đã được xây dựng từ trước, doanh nghiệp có thể gọi đồng loạt đến hàng nghìn số điện thoại chỉ trong vài phút.

>>> Có thể bạn quan tâm: Nâng Tầm Doanh Nghiệp Với Phần Mềm Gọi Điện Thoại Tự Động

  • Phát thông điệp được ghi âm sẵn

Phần mềm cho phép tổng đài phát thông điệp đã được chuẩn bị trước, như lời chào, thông báo chương trình khuyến mãi, hoặc khảo sát đến với các khách hàng có trong danh sách.

  • Trả lời tự động với IVR

IVR là hệ thống trả lời tự động, và được tích hợp với phần mềm Auto Call, cho phép tổng đài hỗ trợ khách hàng tốt nhất. Khách hàng có thể tương tác với hệ thống thông qua các phím bấm để chọn lựa thông tin mong muốn. Đây là tính năng tự phục vụ của khách hàng mà không cần nhân viên trực tiếp hỗ trợ.

>>> Xem ngay để biết: IVR là gì? Giải Pháp Tương Tác Tự Động Thông Minh Cho Doanh Nghiệp

  • Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi

Phần mềm có chức năng tự động ghi âm. Mọi cuộc gọi đều được ghi âm và lưu trữ để quản lý và phân tích sau này. Tinh năng này sẽ cung cấp dữ liệu quan trọng để kiểm tra chất lượng dịch vụ và cải thiện hiệu suất cho doanh nghiệp.

  • Báo cáo và phân tích

Thông qua các cuộc gọi được ghi âm và lưu trữ, hệ thống tổng đài sẽ cung cấp các báo cáo về tỷ lệ bắt máy, thời lượng cuộc gọi, và kết quả tương tác. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả chiến dịch và tối ưu hóa quy trình gọi tự động.

  • Hỗ trợ liên lạc đa kênh

AutoCall có thể kết nối với email, SMS, hoặc các kênh mạng xã hội để gửi thông điệp đồng thời. Sự kết nồi này sẽ tăng cường sự tiếp cận khách hàng trên nhiều nền tảng, tối đa hóa hiệu quả tiếp thị.

  • Cá nhân hóa khách hàng

Dựa vào thông tin khách hàng qua các cuộc gọi, Auto Call có thể cá nhân hóa nội dung cho các cuộc gọi kế tiếp. Doanh nghiệp sẽ tạo cảm giác gần gũi và chuyên nghiệp hơn cho khách hàng, từ đó tăng khả năng thành công. Đây là tính năng rất đặc biệt mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi muốn tìm hiểu phần mềm Auto Call là gì cũng muốn có được.

  • Quản lý quan hệ khách hàng với CRM

Không chỉ có hệ thống IVR được tích hợp với Auto Call, mà hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM cũng được tích hợp. CRM trong hệ thống cho phép phân nhóm, sắp xếp và quản lý danh sách số điện thoại một cách dễ dàng. Điều này mang lại lợi ích đó là hỗ trợ tổ chức các chiến dịch tiếp thị hiệu quả hơn, tránh gọi nhầm hoặc lặp số.

>>> Nâng cao kiến thức với bài viết: CRM – Hệ Thống Mang Lại Lợi Ích Chăm Sóc Khách Hàng Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp

Những lợi ích to lớn của phần mềm Auto Call với doanh nghiệp

Thông qua những tính năng kể trên, phần mềm Auto Call mang lại khá nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Đó là những lợi ích như sau:

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí

Doanh nghiệp cho phép đội ngũ nhân sự loại bỏ công việc quay số thủ công và xử lý hàng nghìn cuộc gọi một cách tự động. Đó là giải pháp tối ưu nhăm giảm tải công việc cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Đồng thời doanh nghiệp không cần thuê một đội ngũ nhân sự đông đảo như truyền thống.

  • Tăng cường hiệu quả tiếp cận khách hàng

Việc sử dụng hệ thống tổng đài có khả năng gọi tự động, sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng tiếp cận số lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn, đặc biệt hiệu quả cho các chiến dịch tiếp thị hoặc thông báo khẩn cấp. Mọi chiến dịch đều được đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải chính xác và đồng bộ đến tất cả khách hàng.

  • Tăng cường chất lượng dịch vụ khách hàng

Với hệ thống IVR và CRM được tích hợp, tổng đài quản lý danh sách khách hàng sẽ phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp, đúng đối tượng với các yêu cầu cơ bản. Khách hàng cảm thấy được quan tâm hơn nhờ nội dung đã được cá nhân hóa và có tính nhất quán.

  • Cải thiện khả năng quản lý và theo dõi

Đối với bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là BOD (hội đồng quản trị) thì thông qua các dữ liệu chi tiết từ báo cáo, sẽ dễ hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng, hiệu quả chiến dịch và chất lượng dịch vụ. Qua đó, sẽ có giải pháp cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên các phân tích chuyên sâu.

  • Linh hoạt và dễ sử dụng

Phần mềm AutoCall dễ dàng tích hợp với các hệ thống CRM, ERP hoặc nền tảng khác, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Đồng thời là khả năng tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp với cả doanh nghiệp lớn và nhỏ. Và đây là lợi ích mà khi tìm hiểu phần mềm Auto Call là gì, chắc hẳn các doanh nghiệp sẽ muốn sử dụng phần mềm này.

Phần mềm Auto Call được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực

Qua những lợi thế và tính năng đặc biệt, phần mềm Auto Call đã trở nên phổ biến, và được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực.

  • Auto Call với lĩnh vực Marketing

Bộ phận tiếp thị làm công tác Marketing ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể Gọi điện chào hàng, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, và khảo sát nhu cầu và ý kiến của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác nội dung cần tiếp thị.

>>> Tìm hiểu thêm: Telemarketing Là Gì? Lợi Ích Và Thách Thức Của Telemarketing Trong Thời Đại Số

  • Auto Call với lĩnh vực bán lẻ

Lĩnh vực bán lẻ rất phổ biến ở thị trường Việt Nam. Bằng hệ thống tổng đài tự động, người bán hoàn toàn có thể chủ động tiếp cận khách hàng để giới thiệu sản phẩm, đưa ra những chương trình và ưu đãi tốt nhất để tạo ra lượng khách hàng tiềm năng khá lớn.

  • Auto Call với hoạt động chăm sóc khách hàng

Với hoạt động chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp có thể tự động gọi điện để tương tác hậu bán hàng, tiếp tục đưa ra các chính sách ưu đãi, đồng thời chủ động thông báo hỗ trợ các vấn đề liên quan sản phẩm/dịch vụ mà doan nghiệp đã giao dịch với khách hàng.

  • Auto Call với các lĩnh vực dịch vụ

Chỉ bằng phần mềm Auto Call, các doanh nghiệp như nhà hàng, khách sạn có thể tự động phân bổ cuộc gọi cho khách hàng đã đặt trước dịch vụ về các thông tin cần biết. Đó có thể là thực đơn, địa điểm tốt nhất, các gói dịch vụ với chi phí được ưu đãi hấp dẫn…

  • Auto Call với ngành tài chính ngân hàng

Đây là ngành liên quan đến kinh tế, khách hàng có thể được nhắc nợ, thông báo lịch thanh toán., xác nhận giao dịch, cảnh báo bảo mật.

  • Auto Call với Y tế

Các trung tâm y tế sẽ sử dụng Auto Call để Nhắc lịch khám bệnh, tiêm chủng.

  • Auto Call với Giáo dục

Các tung tâm giáo dục, trường học có thể dùng Auto Call để thông báo lịch học, lịch thi cho phụ huynh và học sinh.

Top 5 nhà cung cấp dịch vụ Auto Call tiêu biểu

Với các doanh nghiệp đã hiểu phần mềm Auto Call là gì, thì việc ứng dụng sẽ nhanh chóng được triển khai để giúp đem lại hiệu suất hoạt động chăm sóc khách hàng tối ưu. Và để chọn ra những nhà cung cấp dịch vụ thì có thể tham khảo danh sách sau đây:

Dịch vụ phần mềm Auto Call VoIP24h

Ưu điểm của nhà cung cấp này là đa dạng tính năng khi cung cấp nhiều tính năng linh hoạt, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh. Đi kèm là giá cả cạnh tranh với mức chi phí dịch vụ khá hợp lý, nhiều gói cước để lựa chọn.

Điểm hạn chế là một số tính năng nâng cao có thể chưa được tối ưu hóa

Dịch vụ phần mềm Auto Call OmiCall

Điểm nổi bật của hệ thống phần mềm Auto Call mà OmiCall cung cấp đó là: áp dụng công nghệ AI để cá nhân hóa cuộc gọi, tăng tỷ lệ thành công lên cao. Đồng thời là chất lượng âm thanh tốt, đảm bảo chất lượng cuộc gọi rõ ràng, ổn định.

Nhưng nhược điểm là chi phí dịch vụ có thể cao hơn so với một số nhà cung cấp khác.

Dịch vụ phần mềm Auto Call MP Transformation

Đơn vị này luôn cung cấp giải pháp tổng thể cho các hoạt động telesales, marketing. Thêm vào đó, đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm, hỗ trợ khách hàng tối ưu hóa quy trình.

Tuy vậy, quy trình triển khai phần mềm Auto Call từ nhà cung cấp này, và cả cấu hình hệ thống có thể phức tạp.

Dịch vụ phần mềm Auto Call Gcalls

Ưu điểm lớn nhất mà dịch vụ của Gcalls đem lại cho doanh nghiệp đó là phần mềm có giao diện trực quan, dễ thao tác.

Nhược điểm đáng kể của dịch vụ cho Gcalls cung cấp đó là một số tính năng nâng cao có thể còn hạn chế. Và đồng thời là khả năng tùy biến hệ thống có thể chưa cao.

Dịch vụ phần mêm Auto Call Bizfly Call Center

Một lợi thế rất lớn với doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp này, đó là dễ dàng kết hợp với các dịch vụ khác của FPT. Bizfly Call Center cũng có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Nhưng ưu điểm cũng có thể là nhược điểm, bởi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ có thể bị giới hạn trong hệ sinh thái của FPT, cùng với đó là một số tính năng có thể chưa đa dạng bằng các nhà cung cấp khác.

Lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phần mềm Auto Call

Sau khi tìm hiểu rõ phần mềm Auto Call là gì, nhiều doanh nghiệp và cả người có ý định statup có thể đánh giá rất cao phần mềm này để sử dụng. Để lựa chọn đúng nhà cung cấp hợp lý nhất, hãy chú ý các yếu tố sau:

  • Quy mô và nhu cầu doanh nghiệp

Khi xác định rõ nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, có thể chọn lựa nhà cung cấp với gói dịch vụ phù hợp về tính năng, khả năng hoạt động và chi phí.

  • Khả năng hỗ trợ kỹ thuật

Điều này là để đảm bảo khả năng khắc phục sự cố, giữ ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp được thông suốt và liền mạch.

  • Đánh giá thực tế từ khách hàng

Có thể dựa vào đánh giá của các khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp để có quyết định sáng suốt. Qua đó xác định được uy tín của nhà cung cấp dịch vụ.

  • So sánh chi phí sử dụng

Mỗi nhà cung cấp sẽ ưu và nhược điểm riêng, đi kèm là những tính năng vượt trội riêng biệt. Khi lựa chọn thì doanh nghiệp nên xem xét xem có đáp ứng nhu cầu quy mô hoạt động với chi phí hợp lý hay không.

  • Vấn đề bảo mật thông tin

An toàn thông tin nội bộ doanh nghiệp và cả khách hàng luôn cần được bảo mật. Việt Nam cũng như nhiều quốc gia khác, có nhiều quy định về bảo mật an toàn thông tin cho người sử dụng dịch vụ. Do vậy, doanh nghiệp nên chú ý khả năng bảo mật thông tin của nhà cung cấp dịch vụ.

Kết luận

Sau khi tìm hiểu rõ phần mềm Call Center là gì, chúng ta thấy rằng phần mềm Auto Call là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình gọi điện, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp hợp lý và tuân thủ các quy định liên quan.

Câu hỏi thường gặp

Việc tự động gọi điện cho khách hàng có thể gây phiền toái, bởi khả năng hoạt động của máy móc không có cảm xúc như con người. Vậy có nên dùng Auto Call không?

Hiện nay, công nghệ AI được phát triển để tạo ra phản hồi tương tác và giao tiếp giống người thật nhất có thể. Vì thế, phần mềm Auto Call có thể giao tiếp với khách hàng một cách trí tuệ và thân thiện. Vì thế doanh nghiệp hiện nay hoàn toàn tin tưởng vào Auto Call

Khả năng bảo mật của hệ thống tổng đài tự động có an toàn không?

Phần mềm Auto Call chủ yếu được tích hợp trong các hệ thống tổng đài đám mây từ các nhà cung cấp dịch vụ. Thông qua công nghệ điện toán đám mây và kết hợp với công nghệ Blockchain sẽ mã hóa các thông tin cuộc gọi, đảm bảo khả năng bảo mật thông tin tối đa. Vậy nên rất an toàn.

Với các doanh nghiệp statup hoặc doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng Auto Call để tối ưu hoạt động, liệu có khó khăn cho đội ngũ nhân sự làm quen với công nghệ không?

Phần lớn các hệ thống tổng đài Auto Call hiện nay có giao diện rất trực quan và dễ sử dụng. Vì thế, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể cho nhân viên làm quen và thao tác chỉ trong thời gian rất ngắn là có thể làm việc như thường.

Việc ghi âm cuộc gọi tương tác khách hàng có ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp?

Đó là một yếu tố rất quan trọng. Như đã phân tích ở bài viết trên thì là để hiểu rõ khách hàng và có chiến lược phục vụ khách hàng tốt hơn. Thế nhưng quan trọng hơn nữa là đảm bảo uy tín và tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dựa vào bản ghi âm để tự bảo vệ nếu có tranh chấp với khách hàng, hoặc bị đối thủ chơi xấu. Không những thế, ghi âm cuộc gọi là để nội bộ doanh nghiệp có sự rõ ràng khi cải thiện hiệu suất công việc.

Phần mềm Auto Call liệu có hỗ trợ hoạt động quy mô thế giới không?

Auto Call là một sản phẩm được tạo ra trên nền tảng đám mây, và xuất xứ từ các nước phát triển. Khả năng hoạt động đa quốc gia đã được lên kế hoạch phát triển từ lâu. Vì thế, với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hoạt động chăm sóc khách hàng tầm thế giới hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Auto Call.

Bài viết liên quan

Kỹ Năng Xử Lý Khiếu Nại Khách Hàng: Bí Quyết Chuyển Hóa Khó Khăn Thành Cơ Hội

Trí Tuệ Nhân Tạo Là Gì? Ngành Học Mới Dẫn Đầu Cuộc Cách Mạng Công Nghệ

IVR – Hệ Thống Tổng Đài Tự Động Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp

Tối Ưu Hóa Dịch Vụ Với Phần Mềm Chăm Sóc Khách Hàng Đa Kênh

Tổng Đài Gọi Tự Động Auto Call – Lựa Chọn Hàng Đầu Cho Doanh Nghiệp Số

Dang Tam
Dang Tam

Chi tiết tiểu sử tác giả

Copyright © 2024. All rights reserved.
zalo