Phần Mềm Auto Call Là Gì? Bí Quyết Tăng Tốc Độ Chăm Sóc Khách Hàng

Việc chăm sóc khách hàng hiện nay có thể được coi là chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp. Vì thế sự phát triển của công nghệ số đã mang lại khả năng tự động hóa rất hữu ích cho vấn đề này. Và đã có rất nhiều sự tìm hiểu về phần mềm Auto Call là gì, khi có thể nói đây là bí quyết để tăng tốc độ chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp. Sokucom sẽ đưa ra những giải đáp và kiến thức rõ ràng, chi tiết về khái niệm này.

Nội dung

1 Khái niệm phần mềm Auto Call là gì?
2 Các tính năng nổi bật mà phần mềm Auto Call mang lại cho doanh nghiệp
3 Các ứng dụng phổ biến của phần mềm Auto Call
4 Một số phần mềm Auto Call nổi bật hiện nay
5 Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm Auto Call

Khái niệm phần mềm Auto Call là gì?

Để hiểu được phần mềm Auto Call là gì, thì chỉ cần biết rằng là một phần mềm cho phép thực hiện các cuộc gọi cho khách hàng theo danh sách và những dữ liệu đã được thiết lập sẵn. Ngoài việc tự động hóa các cuộc gọi đến khách hàng, khách hàng cũng có thể tương tác ngược lại với hệ thống này. Đây là một tính năng của tổng đài ảo thông minh có sự tích hợp của trí tuệ nhân tạo AI hiện nay. Có thể thực hiện hàng tram, hoặc đến hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày mà không hề tốn chi phí so với tổng đài điện thoại truyền thống trước đây.

Các tính năng nổi bật mà phần mềm Auto Call mang lại cho doanh nghiệp

Với việc tìm hiểu được phần mềm Auto Call là gì, các doanh nghiệp có thể đạt được nhiều lợi ích, thông qua việc tận dụng các tính năng nổi bật sau đây:

1. Tự động hóa việc gọi và tạo nội dung hội thoại. Dựa trên các dữ liệu và dach sách được thiết lập sẵn, tất cả các hội thoại sẽ được hệ thống chủ động tạo ra cho phù hợp với khách hàng được chủ động gọi đến. Như vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí nhân sự và cơ sở hạ tầng như kiểu tổng đài truyền thống.

2. Tự động hóa việc phản hồi và trả lời khách hàng. Việc làm thường thấy nhất của tính năng này là có thể hướng dẫn khách hàng lựa chọn các phím tắt trên smartphone. Mục đích là để tự động hướng cuộc hội thoại đến một bộ phận phản hồi hội thoại phù hợp với nhu cầu khách hàng.

3. Ghi âm cuộc gọi, báo cáo và phân tích dữ liệu. Các cuộc gọi và hội thoại với khách hàng sẽ được ghi lại, thu thập và xử lý dữ liệu để cải thiện khả năng chăm sóc khách hàng tốt hơn. Ngoài ra, cũng giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động chăm sóc khách hàng.

4. Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu. Các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lại kịch bản tự động rất dễ dàng, nhằm đáp ứng nhu cầu tương tác với khách hàng, hoặc thay đổi quy mô hoạt động.

Các ứng dụng phổ biến của phần mềm Auto Call

Ø Thông tin đến khách hàng hoặc nhắc nhở thanh toán. Những thông tin về các sản phẩm, dịch vụ hoặc các sự kiện của doanh nghiệp sẽ được khách hàng nắm bắt nhanh chóng. Ngoài ra, những giao dịch cũng được hoàn tất sớm nhất cho doanh nghiệp với lời nhắc nhở thanh toán tự động hóa từ phần mềm Auto Call.

Ø Chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Hậu mãi vẫn luôn là một động thái để tạo dựng uy tín với khách hàng. Thông qua việc tương tác sau bán hàng, khách hàng có thể cho biết được mức độ hài lòng của bản thân, và còn có thể hữu ích với công tác tư vấn có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ø Quảng cáo và tiếp thị. Doanh nghiệp có thể chủ động tiếp thị sản phẩm, cho khách hàng biết những sản phẩm mới nhất, tốt nhất với những ưu đãi hợp lý. Tất cả được tiến hành rất hiệu quả sau khi đã hiểu rõ về phần mềm Auto Call là gì.

Ø Xác nhận thông tin từ khách hàng. Các khách hàng có thể nhận được cuộc gọi xác nhận đặt hàng, đăng ký hoặc các yêu cầu khác liên quan đến giao dịch và sản phẩm.

Một số phần mềm Auto Call nổi bật hiện nay

Có thể kể đến một số phần mềm Auto Call rất nổi bật hiện nay, được tin dùng bởi hiệu quả và các tiện ích mà nó mang lại:

1. Genesys Cloud CX

Đây là một phần mềm được phát triển từ một nền tảng nổi tiếng ở Mỹ. Phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp có thể triển khai các chiến dịch marketing 5.0, có thể tự động đặt lịch gọi và điều chỉnh nội dung hội thoại cho phù hợp các đối tượng khách hàng. Khả năng quản lý cuộc gọi và hỗ trợ đa kênh được đánh giá rất cao bởi các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm này.

2. CallHippo

Có thể cho phép doanh nghiệp gọi đến bất kỳ nơi nào, số điện thoại nào trên toàn cầu. Không chỉ thực hiện cuộc gọi tự động, còn có cả khả năng theo dõi cuộc gọi. Không chỉ thế, CallHippo còn cho phép tích hợp với CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) để cung cấp tính năng như gọi hàng loạt, lịch cuộc gọi tự động và báo cáo chi tiết. Phần mềm này được xem là phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, sau khi đã tìm hiểu phần mềm Auto Call là gì bằng nhiều hình thức.

3. IVR

Để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp Việt Nam, và để tạo ra một sự nắm bắt xu hướng thời đại kỹ thuật số, công ty Sokucom với phần mềm IVR có thể đem lại các công cụ liên lạc và các chức năng cần thiết cho hoạt động chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Dựa vào trí tuệ nhân tạo AI, chức năng IVR này cho phép thực hiện các cuộc gọi lại sau khi cuộc gọi trước đó không được khách hàng tiếp nhận vì nhiều lý do. Các thông tin về cuộc gọi và khách hàng sẽ được thu thập, phân tích và xử lý. Tất cả sẽ tạo ra những kịch bản hội thoại mang tính cá nhân hóa rất cao để đáp ứng tương tác với các khách hàng khác nhau. Nhiều khách hàng sẽ được tương tác trực tiếp ở mọi lúc, mọi nơi rất nhanh chóng và thuận tiện.

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm Auto Call

Mặc dù, có rất nhiều lợi thế và những lợi ích mà qua việc tìm hiểu rõ phần mềm Auto Call là gì đã khiến các doanh nghiệp rất có nhu cầu áp dụng. Tuy nhiên, việc lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp cũng cần lưu ý các vấn đề về kỹ thuật, quy mô và chức năng hoạt động như sau:

Ø Kiểm tra khả năng tích hợp với các hệ thống thông tin, công nghệ hiện có của doanh nghiệp.

Ø Kiểm tra độ linh hoạt với việc điều chỉnh kịch bản các cuộc hội thoại.

Ø Yêu cầu đảm bảo độ bảo mật thông tin, và khả năng lưu trữ dữ liệuØ họn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt và phù hợp với ngân sách doanh nghiệp.