Tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự đang được xem là xu hướng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong thời gian gần đây. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc và nâng cao trải nghiệm của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Hãy chú ý theo dõi bài viết dưới đây, SOKUCOM sẽ giải thích rõ, đồng thời đề cập đến cả những kiến thức liên quan.
Nội dung
Tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự là việc sử dụng công nghệ để thực hiện các cuộc gọi liên quan đến quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự, và các nhiệm vụ khác một cách tự động, không cần sự can thiệp trực tiếp của con người trong từng giai đoạn.
Hiện nay cùng với thời đại số, hệ thống này thường được tích hợp các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), và tự động hóa quy trình bằng phần mềm (RPA). Bên cạnh có thể là những công nghệ khác giúp cho việc tương tác giữa nội bộ doanh nghiệp nhanh chóng và đạt hiệu quả hơn.
Để tự động hóa, hệ thống tổng đài liên lạc của doanh nghiệp sẽ được tích hợp và ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại. Đó là những công nghệ phổ biến như:
IVR là một công nghệ hiện đại cho phép tương tác bằng giọng nói nhanh chóng giữa bên gọi và bên nhận cuộc gọi. Trong lĩnh vực nhân sự, IVR đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quy trình gọi điện, giúp tăng hiệu quả và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Chỉ cần thông qua nghe hướng dẫn đã được thiết lập sẵn, người nghe có thể tùy chỉnh chuyển hướng cuộc gọi đến bất kỳ một bộ phận nào muốn trong nội bộ doanh nghiệp. Tất cả có thể diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, nhờ đó mà ban quản lý doanh nghiệp có thể tự động hóa cuộc gọi nhân sự với IVR rất đơn giản.
>>> Xem ngay để nâng cao kiến thức: IVR là gì? Giải Pháp Tương Tác Tự Động Thông Minh Cho Doanh Nghiệp
Trí tuệ nhân tạo AI cho phép hệ thống hiểu và phản hồi các câu hỏi, yêu cầu của người gọi một cách tự nhiên và chính xác hơn. Đồng thời là khả năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản để phân tích và xử lý, qua đó hỗ trợ quá trình tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự tốt hơn.
Chatbot là một trợ thủ đắc lực trong hoạt động tự động liên hệ giữa các phòng ban nội bộ của doanh nghiệp. Với sự phát triển hiện nay thì chatbot có thể tăng khả năng phục vụ của hệ thống như là cho phép người gọi tương tác với hệ thống thông qua tin nhắn văn bản.
Thời đại kỹ thuật số hiện nay có sự gắn liền với công nghệ đám mây, đem lại nhiều hỗ trợ và ứng dụng hiệu quả cho doanh nghiệp trong mọi hoạt động tổng đài. Chỉ cần thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô hoạt đông hoặc thu hẹp theo đúng ý người sử dụng. Cả bộ phận quản trị BOD và Nhân viên có thể truy cập và quản lý hệ thống từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
Hệ thống CRM (Customer Relationship Management) thường được biết đến với vai trò quản lý mối quan hệ khách hàng, nhưng ít ai biết rằng nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân viên. CRM giúp tập trung tất cả thông tin về nhân viên vào một nền tảng duy nhất, từ thông tin cá nhân, lịch sử làm việc, đánh giá hiệu suất đến các mục tiêu cá nhân. Điều này giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá sự phát triển của từng cá nhân.
>>> Đọc ngay để biết thêm: CRM – Hệ Thống Mang Lại Lợi Ích Chăm Sóc Khách Hàng Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp
Có thể nói rằng, việc các doanh nghiệp chọn hệ thống tổng đài Call Center Cloud hiện nay là vô cùng hợp lý. Bởi đó là một sản phẩm của công nghệ đám mây hiện đại, cho phép liên hệ trực tiếp trong nội bộ doanh nghiệp gần như là hoàn toàn miễn phí.
Với bất kỳ doanh nghiệp nào thì chắc hẳn tính năng miễn phí của tổng đài cũng là một ưu điểm to lớn. Sử dụng tổng đài ảo hiện nay có thể cho phép liên hệ miễn phí giữa các phòng ban, các chi nhánh của doanh nghiệp dù là bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Nếu so với thông thường thì chi phí gọi điện liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp được tiết kiệm rất nhiều.
Không những thế, khả năng bảo mật thông tin đều được đảm bảo tối ưu. Doanh nghiệp sẽ không lo lắng về vấn đề dữ liệu nội bộ bị lọt ra bên ngoài. Cũng vì thế, tổng đài Cloud cho doanh nghiệp nhỏ hiện nay được xem là một xu hướng để lựa chọn.
>>> Xem ngay: Tổng Đài Cloud Là Gì? Giải Pháp Tối Ưu Hóa Giao Tiếp Cho Doanh Nghiệp
Hệ thống tự động gọi đến danh sách ứng viên hoặc nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả. Dựa vào đó, bộ phận quản lý của các phòng, ban hoặc cả hội đồng quản trị ở các doanh nghiệp lớn có thể liên hệ và ra quyết định nhanh chóng tới hàng loạt nhân sự, dù là ở bất cứ đâu.
Hệ thống tổng đài dựa vào công nghệ IVR sẽ hướng dẫn người sử dụng lựa chọn các tùy chọn, thu thập thông tin và chuyển cuộc gọi đến nhân viên phù hợp.
Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) luôn là cần thiết với các bộ phận lãnh đạo của doanh nghiệp. Và thông qua HRMS, hệ thống cho phép doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu, theo dõi tiến độ tuyển dụng và quản lý nhân sự vô cùng hiệu quả.
Hệ thống tổng đài khi tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự còn giúp ghi âm, nhằm hỗ trợ cho hoạt động phân tích cuộc gọi.
Nhờ vào những thông tin mà cuộc gọi được ghi âm lại, doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng cuộc gọi và cải thiện quy trình để tối ưu trong vấn đề liên lạc nội bộ với đội ngũ nhân sự.
Với trợ thủ là Chatbot, doanh nghiệp có thể giải đáp những thắc mắc đơn giản cho ứng viên nếu trong quá trình tuyển dụng. Đồng thời, bộ phận lãnh đạo cũng hỗ trợ đội ngũ nhân viên hiểu rõ hơn về những chính sách đã được thiết lập sẵn.
Không chỉ là những nội dung được thiết lập một cách quy củ cho toàn bộ các tương tác đến từng bộ phận, từng nhân viên, mà hệ thống cho phép tùy chỉnh nội dung cuộc gọi dựa trên thông tin của từng người.
Với những tính năng hiện đại mà việc tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự có được, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích to lớn. Có thể kể đến các lợi ích như sau:
Hệ thống tự động hóa giúp nhân sự tiết kiệm thời gian cho các cuộc gọi lặp đi lặp lại, tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn như phỏng vấn sâu nếu là đối với tuyển dụng, và bên cạnh đó là truyền tải quyết định của lãnh đạo tới nhân viên nhanh hơn. Hiệu quả công việc được cải thiện đáng kể nếu tất cả thông tin được truyền tải và tương tác nhanh chóng với nội bộ doanh nghiệp.
Thông qua hệ thống tự động liên hệ và tương tác nhanh chóng, tất cả các ứng viên khi được tuyển dụng, và cả đội ngũ nhân sự doanh nghiệp có những trải nghiệm rất tốt với việc liên hệ trong nội bộ. Hệ thống hoạt động 24/7, xử lý được lượng lớn cuộc gọi, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ ứng viên tiềm năng nào, và cũng là không để lỡ thông tin hoạt động nội bộ nào cho đội ngũ nhân sự hiện tại.
Với ứng viên tham gia hoạt động tuyển dụng thì ứng viên nhận được phản hồi nhanh chóng sau khi nộp đơn, tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì mọi thông tin được cung cấp đến nhân viên doanh nghiệp luôn chính xác và nhất quán. Và từ đó sẽ làm cải thiện đáng kể quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
Đối với quy trình tuyển dụng, hệ thống thu thập dữ liệu về các cuộc gọi, giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả của các chiến dịch tuyển dụng. Dựa trên dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình tuyển dụng để đạt hiệu quả cao hơn.
Chỉ cần có hệ thống tổng đài tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự, doanh nghiệp có thể giảm chi phí nhân sự trong hoạt động truyền thông nội bộ, và kết hợp với đó là tăng năng suất làm việc hiệu quả. Phần mềm IVR tiết kiệm chi phí nhân sự rất tốt cho doanh nghiệp.
Hệ thống tổng đài đám mây cho phép liên hệ nội bộ nhanh chóng, nhất quán và dễ dàng, thông qua đó sẽ làm cho liên kết giữa các bộ phận, phòng ban, chi nhánh của doanh nghiệp có sự vững chắc, bởi đội ngũ nhân sự luôn luôn được gắn kết dễ dàng và nhất quán.
Như đã phân tích, dựa vào hoạt động liên hệ và truyền đạt thông tin nhất quán, nhanh nhạy, doanh nghiệp có thể cải thiện và tối hóa quá trình tuyển dụng ở mức tốt nhất, tạo thiện cảm cho ứng viên muốn ứng tuyển. Từ đó thì khả năng các nhân tài muốn trở thành nhân sự của doanh nghiệp là điều rất có thể xảy ra.
Bằng cách ứng dụng công nghệ, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, quản lý nhân sự và nâng cao trải nghiệm của cả ứng viên và nhân viên. Mọi hoạt động của ứng viên và nhân sự đều được lưu trữ và có sự phân tích bởi trí tuệ nhân tạo, giúp bộ phận lãnh đạo luôn giám sát dễ dàng và quản lý mọi hoạt động của nhân sự cho doanh nghiệp.
Dựa vao việc giám sát và quản lý nhân sự tối ưu, với những gì đã thông báo và quyết định bằng hệ thống tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự, hiệu suất làm việc của nhân sự sẽ được đánh giá rõ ràng và minh bạch.
Đối với các doanh nghiệp lớn thì việc thông báo nội bộ có thể mất khá nhiều công sức và thời gian khi hoạt động theo truyền thống. Tuy nhiên, dựa vào hệ thống tổng đài nội bộ đã được tự động hóa, mọi thông báo được truyền tải nhanh chóng và xuyên suốt các bộ phận, phòng ban và chi nhánh ở mọi nơi. Và như thế thì doanh nghiệp có sự đồng nhất về thông báo nội bộ giữa các bộ phận với nhau.
Đối với đội ngũ nhân sự có sự xuất hiện của nhiều nhân viên mới, ban lãnh đạo, sự kết hợp cộng tác giữa các bộ phận sẽ diễn ra nhanh hơn và dễ hơn bởi hệ thống tự động hóa khi gọi điện cho nhân sự. Và nhân viên mới sẽ ngay lập tức trở thành một mảnh ghép hoàn chỉnh trong hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể tự động hóa các cuộc gọi tuyển dụng để tìm kiếm nhân tài nhanh chóng và hiệu quả. Các hoạt động như trả lời cuộc gọi từ ứng viên, xác nhận hoặc từ chối ứng viên thông qua cuộc gọi, thông báo địa điểm làm việc hoặc dự ứng tuyển… đều được thực hiện nhanh chóng và không mất nhiều thời gian.
Vấn đề quản lý nhân sự giờ đây đã được trợ giúp bởi tổng đài có khả năng tự động hóa cuộc gọi. Ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự ở bất cứ nơi đâu, lúc nào với tổng đài đám mây.
Chi phí mà doanh nghiệp phải chịu với lĩnh vực nhân sự đó là chi phí công tác, và cả chế độ tiền lương và phúc lợi của các nhân viên. Thông qua tổng đài tự động, bộ phận kế toán tài chính doanh nghiệp có thể thông báo với bộ phận lãnh đạo mức chi phí cho các hoạt động kể trên, và chỉ cần được đồng ý, bộ phận kế toàn tái chính có thể nhanh chóng liên hệ với các nhân sự trong kế hoạch.
Sự kết nối hoạt động toàn doanh nghiệp là điều rất cần thiết, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn. Điều này tạo ra sự gắn kết nhân sự trong toàn bộ doanh nghiệp với nhau.
Không chỉ là lợi ích và ưu điểm nổi bật, mà hoạt động tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự còn gặp phải những thách thức không ít. Đó là:
Có thể chất lượng cuộc gọi mang đến cho người dùng một cảm giác khó chịu bởi khả năng tự động hiệu quả, không giống người thật đang giao tiếp. Đồng thời là việc đường truyền có thể gặp sự cố gián đoạn nếu cường độ truy cập quá cao, ảnh hưởng không nhỏ chất lượng cuộc gọi.
Các cuộc gọi tự động thường có kịch bản cố định, khiến cuộc trò chuyện trở nên máy móc và thiếu sự linh hoạt. Hệ thống tự động có thể gặp khó khăn trong việc hiểu và trả lời những câu hỏi đòi hỏi sự suy luận phức tạp hoặc thông tin ngoài kịch bản.
Máy móc không thể thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu như con người, điều này có thể khiến ứng viên cảm thấy bị coi nhẹ và không được quan tâm. Đó là với công tác tuyển dụng của doanh nghiệp.
Trong khi đó thì với hoạt động truyền tải thông tin nội bộ doanh nghiệp. Nếu ngôn ngữ hàng ngày, tiếng lóng, hoặc các thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực cụ thể có thể khiến máy móc gặp khó khăn trong việc hiểu ý nghĩa. Từ đó có thể khiến cho khả năng truyền đạt thông tin đến nhân viên gặp khó khăn, và có thể nhân viên sẽ không hiểu được toàn bộ ý nghĩa thông tin được truyền đạt.
Khả năng bảo mật thông tin luôn là vấn đề được chú ý của bất kỳ nội bộ doanh nghiệp nào. Nếu các hoạt động nội bộ có thông tin bị lọt ra bên ngoài, đó là điều rất nguy hiểm bởi đối thủ cạnh tranh có thể dựa vào đó tấn công doanh nghiệp. Hoặc có thể là lôi kéo nhân sự ra khỏi doanh nghiệp.
Việc đầu tư hệ thống tổng đài với khả năng tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự có thể không phải là ít với doanh nghiệp ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể cần đến chi phí để xây dựng tổng đài và tích hợp công nghệ, đồng thời là cả đào tạo đội ngũ nhân viên sử dụng công nghệ cho thuận lợi.
Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI, và tiếp đến là nhánh máy học của AI sẽ được phổ biến nhiều hơn nữa với các hệ thống tổng đài muốn tự động hóa mọi việc. Trí tuệ nhân tạo sẽ cải thiện khả năng nhận diện giọng nói, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa tốt hơn.
Không chỉ là gọi điện, mà sắp tới đây thì nội bộ doanh nghiệp có thể tương tác thông qua đa kênh có thể tương tác như mail, mạng xã hội, chat… Tất cả đều được quản lý trong một hệ thống duy nhất.
Tất cả những giai đoạn và công việc lúc đầu của quá trình tuyển dụng sẽ được thiết lập và tự động tương tác nhanh chóng. Điều đó giúp giảm tải công việc cho nhân viên tuyển dụng, giúp họ tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn như phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
Như đã phân tích, trí tuệ nhân tạo AI sẽ tạo ra khả năng tương tác như người thật dù là tự động hóa. Và người dùng dù khác biệt về giọng nói, văn hóa, phương ngữ vùng miền cũng đều có thể hiểu rõ thông tin tương tác với nhau trong toàn nội bộ doanh nghiệp. Bởi tất cả đã được hệ thống tự động hóa theo hướng cá nhân hóa từng nhân sự.
Bằng cách tận dụng công nghệ, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả của các chương trình đào tạo, tăng sự tương tác và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nhân viên. Các quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, thăng tiến… đều có thể được quản lý và tự động hóa một phần trên CRM, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Và đây chắc chắn là tương lai của quá trình tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự.
Bảo mật thông tin luôn luôn là chủ đề được coi như là điểm yếu của doanh nghiệp. Tất cả mọi thông tin về hoạt động nội bộ doanh nghiệp, thông tin về các phòng ban, chi nhánh, đội ngũ nhân sự đều phải được bảo mật tối đa. Do đó tương lai thì bảo mật thông tin là yếu tốt không bao giờ thiếu.
Khi triển khai hoạt động tuyển dụng, thì nhờ vào việc kết hợp tự động hóa gọi điện với phân tích dữ liệu lớn sẽ giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định thông minh hơn. Do đó doanh nghiệp có thể chọn lựa được ứng viên nhân tài sẽ trở thành nhân sự giỏi trong hàng ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Tự động hóa gọi điện sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự từ xa một cách hiệu quả, từ tuyển dụng, đào tạo đến giám sát công việc. Với hệ thống tổng đài đám mây, chỉ cần sử dụng thiết bị di động và internet là có thể được làm việc từ xa rất tốt, bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào. Hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cải thiện và nâng cao đáng kể.
Tự động hóa quy trình gọi điện trong lĩnh vực nhân sự không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp và hiện đại hơn cho ứng viên lẫn nhân viên. Trong tương lai, xu hướng này sẽ tiếp tục phát triển, mở ra nhiều cơ hội để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự và nâng cao khả năng cạnh tranh. Do vậy, bên cạnh hoạt động tự động hóa quy trình nhận cuộc gọi từ khách hàng, thì việc tự động hóa gọi điện với nhân sự cũng là điều nên được quan tâm hơn cả.
Chắc chắn là có, bởi sự phát triển của công nghệ thời đại số hiện nay đã kéo theo nhiều thay đổi trong cách vận hành hoạt động của rất nhiều doanh nghiệp. Đó có thể là sự thay thế cho đội ngũ nhân sự đã làm những công việc có tính chất lặp đi lặp lại. Vì thế, các nhân sự cần tự mình nâng cao kiến thức công nghệ và kỹ năng công việc để trở thành người luôn luôn có ích cho doanh nghiệp.
Chắc chắn là có, bởi hiện nay trên toàn thế giới có nhiều quy định khắt khe về bảo mật thông tin cá nhân và các tổ chức. Do đó, quy trình đảm bảo an toàn thông tin cho nội bộ doanh nghiệp luôn được đặt lên hàng đầu.
Thông qua những công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể liên hệ, sắp xếp và chỉ thị nhân viên cần được đào tạo một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời nữa là khả năng theo dõi hiệu suất nâng cấp khả năng công việc của đội ngũ nhân sự theo chỉ thị của bộ phận lãnh đạo.
Đó chính là công nghệ và tính ổn định của đường truyền thông tin. Như đã nói thì hiện nay hệ thống tổng đài ảo được xem là xu hướng. Do đó, doanh nghiệp có thể quan tâm nhiều đến các công nghệ hiện đại và nâng cấp ứng dụng hằng ngày. Bên cạnh đó là đảm bảo đường truyền internet ổn định để không phải gặp sự cố gián đoạn hoặc mất liên lạc.
Có thể có sự tốn kém chi phí ban đầu cho hoạt động tự động hóa đối với doanh nghiệp. Ngoài ra còn phải kể đến chi phí cho hoạt động đào tọa nhân viên thích ứng với công nghệ tự động. Nếu lựa chọn nhà cung cấp bên ngoài thì có thể còn có các chi phí phát sinh.
Bài viết liên quan
Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng Chatbot: Làm Sao Để Nâng Cao Hiệu Quả Giao Tiếp?
IVR – Hệ Thống Tổng Đài Tự Động Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp
Tổng Đài Ảo Tích Hợp CRM – Xu Hướng Cho Doanh Nghiệp Thời Đại Số
Giải Pháp Tổng Đài Ảo – Lựa Chọn Hoàn Hảo Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại
